A Claranet é uma grande multinacional que presta serviços de IT de alta qualidade a 10.000 empresas através de 24 escritórios regionais na Europa, USA e Brasil, com gestão de serviços, serviços profissionais e formação em “hosting integrado”, uma plataforma Cloud, cyber segurança, soluções de redes e comunicações, tudo com um suporte 24×7.
Da administração pública ao setor financeiro, da saúde à indústria, tem desenvolvido relações fortes e duradouras construídas com base na confiança, combinando especialização, pioneirismo, experiência e tecnologia para impulsionar os negócios dos seus Clientes.
A sua nova mais avançada, flexível e económica Claranet Cloud Platform, permitindo adequar a infraestrutura tecnológica dos seus Clientes e aumentando a sua eficiência, tem impulsionado fortemente o seu crescimento.
É neste quadro que a Claranet propôs à Filedoc Software o Projecto “Desmaterialização de processos Claranet” começando pelo desafio de gerir de forma desmaterializada e mais eficiente alguns dos seus processos empresariais.
Na análise conjunta efectuada foram identificados os processos de Gestão de Contratos de Fornecedores e de Gestão das faturas com os fornecedores.
Gestão de Contratos de Fornecedores
Na gestão de contratos com os fornecedores pretendeu-se agilizar o processo de assinatura, tanto por colaboradores internos como por fornecedores ou entidades externas através do uso de uma ferramenta.
O processo de desmaterialização dos Contratos de Fornecedor inicia-se no Filedoc interno com o preenchimento de um formulário onde são preenchidos um conjunto de campos.
Após a identificação da “template” de contrato a usar, é criado o registo do contrato, atribuído um número e preenchido um conjunto de campos automaticamente, gerando uma versão “draft” para que possa ser revisto e aprovado.
É assim garantida a uniformização do procedimento através da introdução de regras no preenchimento da informação por parte de alguns departamentos da Claranet que estão envolvidos.
A utilização de um workflow permite gerir o processo de revisão e validação do contrato pelos diversos intervenientes, bem como assegurar a assinatura digital tanto interna com externa para o fornecedor, garantindo o “compliance” com as regras definidas.
O processo de assinatura do contrato por parte do fornecedor é efetuado através do envio pelo Filedoc de um e-mail com um link para que este possa assinar o contrato com um certificado digital através da utilização Portal Filedoc, otimizando-se assim o processo versus o método tradicional em papel.
Por fim, garante-se o correto arquivo digital dos contratos assinados bem como o controlo de acesso à informação.
Esta nova abordagem veio assegurar a integridade, rastreabilidade e auditabilidade dos documentos envolvidos no processo.
Faturas de fornecedores
Na desmaterialização deste processo a Claranet pretendeu reduzir o esforço manual de lançamento faturas de fornecedores no ERP e a quantidade de erros humanos.
Foi ainda introduzida a possibilidade de toda a aprovação da fatura ser feita de forma desmaterializada e segundo um conjunto de regras e aprovadores, agilizando o processo de validação.
As faturas após rececionadas são digitalizadas e indexadas com recurso a tecnologia de OCR (Optical Character Reading). Esta tecnologia veio permitir a captura automática da informação necessária para o lançamento automático das faturas no ERP, nomeadamente o fornecedor, número de fatura, códigos e caracterização de artigo linha a linha, montantes, código da PO e datas.
Após a criação do registo com a informação de indexação da fatura são realizadas um conjunto de validações de informação, nomeadamente o cruzamento com a informação disponível na nota de encomenda registada no ERP. No caso de não existirem erros a fatura é lançada automaticamente sem interação do operador libertando-o para outras tarefas. Caso não exista um cruzamento total, são apresentados os erros de validação detetados ao operador com possibilidade de correção e alteração. Em qualquer caso é possível aceder de forma rápida aos dados da nota de encomenda registados do ERP.
A fatura depois de lançada também pode ser acessível a partir do ERP de uma forma rápida e imediata.
Principais ganhos
O Projecto “Desmaterialização de processos Claranet” foi considerado um sucesso com pleno atingir dos seus objectivos, tendo-se obtido os seguintes ganhos:
- Redução de erros resultantes de introdução manual
- Redução da impressão de documentos e circulação do papel
- Automação do processo, utilizando as informações extraídas nos documentos para integração no ERP
- Processo de aprovação totalmente desmaterializado rápido e ágil
- Informação em tempo real
- Otimização de tempo dos colaborados através de validações automáticas em workflow
- Garantia de integridade, rastreabilidade e auditabilidade dos documentos.