Claranet este o mare companie multinațională care oferă servicii IT de înaltă calitate pentru 10.000 de companii prin intermediul a 24 de birouri regionale din Europa, SUA și Brazilia, cu servicii de management al serviciilor, servicii profesionale și de formare în domeniul găzduirii integrate, o platformă Cloud, securitate cibernetică, rețele și soluții de comunicații, toate cu suport 24×7.
Da administração pública ao setor financeiro, da saúde à indústria, tem desenvolvido relações fortes e duradouras construídas com base na confiança, combinando especialização, pioneirismo, experiência e tecnologia para impulsionar os negócios dos seus Clientes.
De la administrația publică la sectorul financiar, de la sănătate la industrie, a dezvoltat relații puternice și de durată, bazate pe încredere, combinând expertiza, spiritul de pionierat, experiența și tehnologia pentru a impulsiona afacerile clienților săi.
Noua sa platformă Claranet Cloud, mai avansată, mai flexibilă și mai rentabilă, care îi permite să adapteze infrastructura tehnologică a clienților săi și să le sporească eficiența, a impulsionat puternic creșterea sa.
În acest context, Claranet a propus companiei Filedoc Software proiectul „Dematerializarea proceselor Claranet” pornind de la provocarea de a gestiona în mod dematerializat și mai eficient unele dintre procesele sale de business.
În analiza comună efectuată au fost identificate procesele de gestionare a contractelor cu furnizorii și de gestionare a facturilor cu furnizorii.
Managementul contractelor cu furnizorii
În ceea ce privește gestionarea contractelor cu furnizorii, intenția a fost de a accelera procesul de semnare, atât de către angajații interni, cât și de către furnizori sau entități externe, prin utilizarea unui instrument.
Procesul de dematerializare a contractelor furnizorilor începe în cadrul Filedoc cu completarea unui formular în care se completează un set de câmpuri.
După identificarea modelului de contract care urmează să fie utilizat, se creează fișa de contract, i se atribuie un număr și se completează automat un set de câmpuri, generând o versiune „draft”, astfel încât aceasta să poată fi revizuită și aprobată.
Astfel, se garantează standardizarea procedurii prin introducerea unor reguli de completare a informațiilor de către unele departamente ale Claranet care sunt implicate.
Utilizarea unui flux de lucru permite gestionarea procesului de revizuire și validare a contractului de către diferitele părți implicate, precum și asigurarea semnăturii digitale atât interne, cât și externe furnizorului, asigurând conformitatea cu regulile definite.
Procesul de semnare a contractului de către furnizor se face prin trimiterea de către Filedoc a unui e-mail cu un link pentru ca acesta să semneze contractul cu un certificat digital prin utilizarea portalului Filedoc, optimizând astfel procesul față de metoda tradițională pe hârtie.
În cele din urmă, se asigură arhivarea digitală corectă a contractelor semnate, precum și controlul accesului la informații.
Această nouă abordare a asigurat integritatea, trasabilitatea și auditabilitatea documentelor implicate în proces.
Facturile furnizorilor
Prin dematerializarea acestui proces, Claranet și-a propus să reducă efortul manual de introducere a facturilor furnizorilor în ERP și numărul de erori umane.
De asemenea, a fost introdusă posibilitatea ca întreaga aprobare a facturii să se facă în mod dematerializat și în funcție de un set de reguli și aprobatori, eficientizând procesul de validare.
După ce sunt primite, facturile sunt scanate și indexate cu ajutorul tehnologiei OCR (Optical Character Reading). Această tehnologie permite capturarea automată a informațiilor necesare pentru introducerea automată a facturilor în ERP, și anume furnizorul, numărul facturii, codurile și caracterizarea articolului linie cu linie, sumele, codul OP și datele.
După crearea înregistrării cu informațiile pentru indexarea facturii, se realizează un set de validări ale informațiilor, respectiv verificarea încrucișată cu informațiile disponibile în comanda de achiziție înregistrată în ERP. Dacă nu există erori, factura este înregistrată automat fără interacțiunea operatorului, eliberându-l astfel pe acesta pentru alte sarcini. În cazul în care nu există o verificare încrucișată totală, erorile de validare detectate sunt prezentate operatorului cu posibilitatea de corectare și modificare. În orice caz, este posibil să se acceseze rapid datele din formularul de comandă înregistrate în ERP.
Odată postată, factura poate fi, de asemenea, accesată rapid și imediat din ERP.
Câștiguri principale
Proiectul „Dematerializarea proceselor Claranet” a fost considerat un succes, cu îndeplinirea deplină a obiectivelor sale, obținându-se următoarele câștiguri:
- Reducerea erorilor rezultate din introducerea manuală
- Reducerea tipăririi de documente și a circulației hârtiei
- Automatizarea procesului, folosind informațiile extrase din documente pentru integrarea în ERP.
- Proces de aprobare rapid și agil, complet dematerializat
- Informații în timp real
- Optimizarea timpului angajaților prin validări automate ale fluxurilor de lucru
- Integritatea, trasabilitatea și auditabilitatea documentelor sunt garantate.