Perguntas frequentes sobre o Filedoc

O Filedoc é um software de gestão documental, emails e automação de processos que centraliza informação, documentos e workflows numa plataforma segura. Permite capturar, indexar, pesquisar, proteger e encaminhar documentos de entrada, saída e internos, incluindo emails e anexos. A solução ajuda organizações a reduzir papel, controlar acessos, normalizar procedimentos, acompanhar tarefas pendentes e manter histórico de ações. Pode ser usada a partir de computador, tablet ou smartphone, apoiando equipas presenciais, distribuídas ou em mobilidade.

O Filedoc é indicado para organizações que gerem volumes relevantes de documentos, emails, aprovações e processos, desde PME até grandes empresas, grupos multiempresa e entidades públicas. É especialmente útil quando há necessidade de reduzir papel, controlar acessos, automatizar workflows, integrar ERP ou CRM e garantir rastreabilidade. Pode apoiar áreas como finanças, recursos humanos, compras, jurídico, qualidade, serviços, saúde, ensino, construção, logística e setor público, sempre com parametrização ajustada ao contexto de cada organização.

O Filedoc pode apoiar o arquivo digital e requisitos associados ao DL 28/2019 através de organização, pesquisa, preservação e mecanismos de integridade quando configurados.

Sim. O Filedoc pode associar documentos a regras de conservação, fases de arquivo, responsáveis e destino final.

Sim. O Filedoc pode apoiar assinatura eletrónica integrada em fluxos de aprovação, conforme os prestadores, certificados e requisitos aplicáveis.

Sim. O Filedoc pode integrar com Active Directory e suportar autenticação centralizada, incluindo single sign-on quando configurado.

Sim. O Filedoc permite configurar permissões por utilizador, perfil, grupo, departamento, tipo documental ou processo.

O Filedoc pode apoiar boas práticas MoReq, como classificação, metadados, retenção, rastreabilidade e gestão do ciclo de vida documental.

Sim. O Filedoc apoia auditorias e conformidade ao centralizar informação, controlar acessos, registar ações e facilitar pesquisa.

A digitalização transforma documentos em papel em registos eletrónicos classificados, pesquisáveis e prontos para workflow ou arquivo.

Sim. O Filedoc pode usar templates e modelos para criar documentos consistentes, reduzir erros e acelerar a produção documental.

Sim. O Filedoc pode guardar histórico de versões, permitindo consultar alterações, recuperar versões anteriores e auditar atualizações.

O Filedoc pode registar documentos digitais, documentos digitalizados, emails, anexos, formulários, faturas, contratos e processos.

Sim. O Filedoc combina pesquisa por campos estruturados, metadados e conteúdo textual indexado dos documentos.

O Filedoc reúne gestão documental, emails, workflows, pesquisa, permissões, relatórios, arquivo, integrações e automação numa só plataforma.

O Filedoc liga documentos, emails e workflows ao processo certo, tornando informação dispersa em registos estruturados e rastreáveis.

Sim. O Filedoc pode ser usado em computador, tablet e smartphone para consultar documentos, responder a tarefas e acompanhar processos. Sendo possível através da app aceder ao software em mobilidade.

O Portal Filedoc permite recolher pedidos, documentos e informação de utilizadores externos, ligando essas entradas aos workflows internos.

Sim. O Filedoc pode disponibilizar relatórios sobre documentos, workflows, tarefas, volumes, prazos e indicadores operacionais.

Sim. O Filedoc pode apoiar grupos com várias empresas, centralizando processos e mantendo separação por entidade, regras e acessos.

Sim. O Filedoc pode apoiar gestão de reuniões, atas, deliberações, anexos, aprovações e circulação de decisões.

O Filedoc pode usar QR Code e códigos de barras para identificar, separar, classificar ou associar documentos a registos e processos.

Sim. Com capacidades de IA, o Filedoc pode permitir pesquisas por perguntas ou expressões naturais, complementando filtros e metadados.

O Cogniffy é a componente de inteligência artificial associada ao Filedoc, usada para pesquisa, classificação, extração de dados e apoio a processos documentais.

A arquitetura depende do projeto. Os dados podem permanecer nos sistemas do cliente, com componentes em on-premises, cloud privada ou modelo híbrido.

A implementação começa pelo mapeamento de processos, documentos, utilizadores, permissões, integrações e objetivos, seguindo depois para configuração, testes e formação.

Sim. O Filedoc pode ser implementado em cloud privada ou on-premises, conforme requisitos de segurança, infraestrutura e governação de dados.

Sim. O Filedoc permite registar e-mails e anexos como documentos, associando-os a processos, entidades ou workflows.

O Filedoc pode capturar, classificar, extrair dados e encaminhar faturas para validação, aprovação e integração com ERP.

Sim. O Filedoc pode usar formulários eletrónicos para recolher dados estruturados e iniciar workflows internos ou externos.

A gestão de pendentes centraliza ações que exigem resposta do utilizador, como aprovações, validações, tarefas, alertas e processos em curso.

Sim. Os workflows podem incluir regras, responsáveis, prazos, alertas, prioridades e condições de encaminhamento.

O retorno do investimento em gestão documental pode ser calculado comparando custos atuais com ganhos esperados em tempo, papel, arquivo físico, retrabalho, erros, atrasos, auditorias e produtividade. Também devem ser considerados ganhos menos diretos, como segurança, rastreabilidade, continuidade operacional, melhor experiência do cliente e redução de risco. O cálculo deve incluir produtividade, redução de risco, arquivo, auditorias e qualidade do serviço.

Para começar um projeto de gestão documental, escolha processos com impacto claro, mapeie documentos e responsáveis, defina tipos documentais e metadados, identifique integrações e implemente um piloto com utilizadores reais. É preferível começar por um processo crítico e mensurável, como faturas, contratos ou RH, do que tentar digitalizar tudo sem prioridades. É preferível começar por casos de uso com dor clara e impacto mensurável.

Para escolher um software de gestão documental, avalie os processos prioritários, volume e tipos de documentos, requisitos de pesquisa, permissões, workflows, integrações, mobilidade, segurança, conformidade, escalabilidade e facilidade de adoção. A melhor escolha não é apenas a que guarda ficheiros; é a que melhora processos reais e se adapta à operação da organização. A comparação deve incluir usabilidade, parametrização, suporte e escalabilidade.

O tempo de implementação depende do número de processos, integrações, tipos documentais, utilizadores, migração de dados e requisitos de segurança. Um piloto focado pode avançar mais depressa do que uma implementação corporativa completa. A melhor abordagem é definir fases, começar por casos de uso prioritários e medir resultados antes de expandir. O prazo depende do âmbito, integrações, volume documental e maturidade dos processos.

Um sistema de gestão documental deve incluir repositório central, metadados, pesquisa por conteúdo e atributos, OCR, controlo de acessos, versionamento, workflows, tarefas pendentes, auditoria, retenção, integração com email e ERP, mobilidade, relatórios e, quando necessário, processamento inteligente de documentos com IA. A prioridade deve refletir os casos de uso mais críticos da organização. As funcionalidades devem responder aos processos prioritários, não apenas a uma lista genérica.