Principais funcionalidades
O Filedoc é uma plataforma que lhe permite capturar, indexar, processar e utilizar a informação existente em toda a organização.
Com ele, as equipas de trabalho tornam-se mais ágeis e eficientes, os fluxos de trabalho são desmaterializados e automatizados, e os seus dados passam a estar protegidos num arquivo seguro e centralizado.
Guarde toda a informação da sua empresa num único local, independentemente do formato do documento ou a sua origem.
Gestão de Informação
A classificação de documentos é o processo de atribuição de documentos a categorias relevantes para facilitar a sua gestão e análise.
O processamento inteligente de documentos (IDP) aplica técnicas de inteligência artificial (IA) e de “Machine learning” para processar documentos estruturados e não estruturados que permitem à tecnologia ler e processar o conteúdo dos documentos como um ser humano.
O Cognify é um modulo do Filedoc baseado em inteligência artificial e que combina várias modelos para extrair conhecimento e obter insights a partir de dados, sejam eles estruturados ou não estruturados.
Envolve a utilização de métodos científicos, processos, algoritmos e sistemas para analisar grandes volumes de dados e tomar decisões informadas.
Fotografe com a APP Filedoc um documento e deixe o Cognify catalogá-lo e dar início ao seu Workflow. Colocar os seus processos em andamento enquanto está fora do escritório é tão fácil como isto.
Ligue o Filedoc a qualquer scanner para digitalizar documentos recebidos em papel. O Filedoc permite efetuar a digitalização de documentos, individualmente ou em lote, através da utilização de códigos de barra que funcionam como separadores de documentos.
Os campos de classificação a utilizar são totalmente customizáveis por tipo de documento ou formulário.
Para além dos metadados estruturados, o Filedoc cria um índice com a totalidade do texto de cada documento para a realização de pesquisas. As pesquisas podem ser efetuadas combinando meta dados com palavras-chave existentes no conteúdo de um documento.
É possível utilizar dados provenientes de outras aplicações para preencher os meta dados de um documento a fim de assegurar uma taxonomia coerente.
A utilização de formulários web personalizáveis permite acelerar a recolha de dados. Os formulários podem ser disponibilizados diretamente no Filedoc, no portal corporativo ou no portal Filedoc.
O Filedoc reconhece uma variedade de códigos de barras, extrai a informação e utiliza-a para indexação de documentos. O código QR que passou a constar obrigatoriamente nas faturas vai assegurar que esta será classificada no Filedoc de forma automática.
Permite de uma forma rápida arrastar ficheiros de uma pasta Windows para o Filedoc para partilhar e proteger a informação ou dar início a um fluxo de trabalho.
O plugin para o Outlook permite efetuar o registo de emails sem sair do Outlook. Os emails são guardados no seu formato original incluindo os ficheiros em anexo.
Os meta dados existentes no Filedoc podem ser utlizados pelo seu sistema de contabilidade ou ERP, permitindo lançamentos automáticos.
Utilize carimbos digitais sobre o documento ou produza anotações sem alterar os documentos originais. Imprima no documento em papel o número único que o Filedoc atribui a cada documento.
As Templates Office são geralmente disponibilizadas no Filedoc garantindo assim a normalização das mesmas. Através do conceito de marcadores do Word, o Filedoc preenche automaticamente os campos dentro da Template.
Crie e grave automaticamente alterações a documentos como uma nova versão e mantenha sempre os históricos dos documentos auditáveis.
Recorra a qualquer prestador de serviços de certificados digitais. Assine qualquer tipo de documento, tais como contratos ou faturas com uma assinatura eletrónica juridicamente reconhecida.
Conjugue metadados dos documentos indexados com palavras-chave e wildcards, e encontre a informação que precisa em segundos.
Controle os acessos a documentos e metadados por parte dos utilizadores e o que estes podem editar, exportar, modificar e remover.
Controle as ações que estão pendentes para execução, controle prazos e aceda rapidamente a tarefas em atraso.
Se pretende gerir toda a informação de diversas empresas dentro de um grupo empresarial num único repositório e com gestão centralizada ou descentralizada, encontrará na capacidade multiempresa a possibilidade de gerir documentos e processos de forma transversal e integrada.
Este módulo permite agilizar todo o processo inerente à gestão de diversos tipos de reuniões, desde o agendamento, à gestão das deliberações sobre cada um dos assuntos abordados até à assinatura eletrónica da ata da reunião.
Após conclusão da reunião, a ata é submetida à aprovação e distribuída pelos vários intervenientes.
A rastreabilidade dos documentos discutidos em cada reunião é garantida, assim como o registo das deliberações efetuadas sobre cada um dos pontos tratados.
Gestão de workflows
Automatizar tarefas manuais repetitivas e tarefas organizacionais, que podem ir desde simples notificações e aprovações a processos mais complexos e multinível.
Controlar a otimizar os processos da sua organização através da criação de fluxos de trabalho de automatização numa interface simples e intuitiva.
Definir em detalhe o que deve acontecer em cada passo do workflow quando se verificam determinadas situações ou exceções. Estas regras são baseadas em campos customizáveis permitindo capacidades ilimitadas.
Permite estabelecer datas para a conclusão de tarefas, aprovação de documentos ou renovação de contratos.
Visualize as etapas do processo em tempo real, quais as que se encontram concluídas e quais faltam concluir, permitindo agir em caso de necessidade.
Tenha sempre acesso à informação atualizada sobre o estado de um processo a partir de qualquer lugar. Realize tarefas a partir de qualquer dispositivo de uma forma segura.
Atualize dados e estados de um documento ou processo no seu ERP para uma visão integrada e mais ágil do processo.
Tenha acesso aos indicadores dos seus processos em tempo real.
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