Principais funcionalidades

Ligue-se ao Outlook. Registe e arquive com segurança o correio eletrónico recebido e enviado enquanto desencadeia automaticamente novos workflows.

Não tem de sair do Outlook para registar e-mail. Todas as funções estão disponíveis diretamente dentro do Outlook.

Os emails são guardados no seu formato original incluindo os ficheiros em anexo.

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A classificação de documentos é o processo de atribuição de documentos a categorias relevantes para facilitar a sua gestão e análise.

O processamento inteligente de documentos (IDP) aplica técnicas de inteligência artificial (IA) e de “Machine learning” para processar e indexar automaticamente documentos estruturados e não estruturados que permitem à tecnologia ler e processar o conteúdo dos documentos como um ser humano.

Se pretende gerir toda a informação de diversas empresas dentro de um grupo empresarial num único repositório e com gestão centralizada, encontrará na capacidade multiempresa a possibilidade de gerir documentos e processos de forma transversal e integrada.

Ligue o Filedoc a qualquer scanner para digitalizar documentos recebidos em papel. O Filedoc permite efetuar a digitalização de documentos, individualmente ou em lote, através da utilização de códigos de barra que funcionam como separadores de documentos.

Os campos de classificação a utilizar são totalmente customizáveis por tipo de documento ou formulário.

O Cogniffy é uma plataforma de inteligência artificial que transforma dados em conhecimento utilizável para tomada de decisão.

Combinando tecnologias avançadas e modelos de IA, analisa grandes volumes de dados estruturados e não estruturados, permitindo decisões mais rápidas e fundamentadas.

O Filedoc guarda, junto com cada documento, metadados — ou seja, informações / campos extra como data, remetente, destinatário, tipo de documento ou número de referência.

Além disso, todo o conteúdo do documento é transformado em texto pesquisável.

Na prática, isto significa que pode encontrar rapidamente qualquer documento, pesquisando pelo que está escrito nele ou por esses campos adicionais, ou até por ambos ao mesmo tempo.

O Filedoc permite criar formulários de forma rápida e flexível, sem necessidade de programação.

Estes formulários simplificam, melhoram e aceleram a recolha de dados, garantindo que a informação é precisa, estruturada e fácil de utilizar em processos automatizados.

Existem dois tipos de formulários no Filedoc:

• )Formulários internos – utilizados pelos colaboradores para efetuar pedidos ou submeter informação dentro da organização (ex.: requisição de material, registo de despesas, justificação de ausências).
• Formulários externos – disponibilizados no portal institucional para interação com clientes, fornecedores ou cidadãos (ex.: candidaturas, submissão de documentos, pedidos de contacto).

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O Filedoc reconhece uma variedade de códigos de barras, extrai a informação e utiliza-a para indexação de documentos. O código QR que passou a constar obrigatoriamente nas faturas vai assegurar que esta será classificada no Filedoc de forma automática.

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Com o Drag and Drop, basta arrastar ficheiros de uma pasta do Windows para o Filedoc para que a informação seja imediatamente capturada e protegida.

Esta funcionalidade permite:

• Registar novos documentos no repositório central.
• Criar novas versões de documentos já existentes, mantendo o histórico e a rastreabilidade.
• Partilhar documentos com outros utilizadores de forma segura.
• Dar início a um fluxo de trabalho automaticamente (por exemplo, aprovação de faturas, revisão de contratos).

Utilize carimbos digitais sobre o documento ou produza anotações sem alterar os documentos originais. Imprima no documento em papel o número único que o Filedoc atribui a cada documento.

As Templates Office são geralmente disponibilizadas no Filedoc garantindo assim a normalização das mesmas. Através do conceito de marcadores do Word, o Filedoc preenche automaticamente os campos dentro da Template.

Com o Filedoc, pode controlar e otimizar os processos da sua organização criando Workflows para Automação de tarefas, numa interface simples e intuitiva, sem necessidade de programação. Os fluxos de trabalho definem etapas, responsáveis e regras de negócio, garantindo que cada tarefa é concluída no prazo e de forma correta. Tudo é monitorizado em tempo real, com histórico completo para assegurar rastreabilidade, conformidade e maior produtividade.

Controle todas as tarefas da sua organização, desde simples notificações e aprovações até processos completos com várias etapas. Com o Filedoc, pode atribuir responsabilidades, acompanhar o progresso em tempo real e garantir que cada tarefa é concluída no prazo e de forma correta, mantendo sempre o histórico e a rastreabilidade das ações.

Defina com precisão o que deve acontecer em cada etapa do workflow quando surgem situações específicas ou exceções. As regras podem ser configuradas com base em campos personalizados, permitindo adaptar o comportamento do processo a qualquer cenário e garantindo total flexibilidade no controlo e gestão dos fluxos de trabalho.

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Permite definir datas e prazos para a conclusão de tarefas, aprovação de documentos ou renovação de documentos como os contratos, garantindo que nada é esquecido e que todos os processos são concluídos dentro do tempo estabelecido.

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Permite visualizar, em tempo real, todas as etapas do processo, identificando as que já estão concluídas e as que ainda estão pendentes, para que possa intervir rapidamente sempre que necessário.

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As Templates Office são disponibilizadas no Filedoc para garantir a normalização e uniformidade de todos os documentos produzidos na organização, como contratos, propostas, cartas ou relatórios.

Através do conceito de marcadores do Microsoft Word, o Filedoc preenche automaticamente os campos definidos na template com dados provenientes do próprio sistema ou de outras integrações, como ERP ou CRM.

Isto permite gerar documentos completos e consistentes em poucos segundos, eliminando erros de digitação, acelerando o tempo de produção e assegurando que toda a documentação segue o padrão visual e de conteúdo da organização.

O Filedoc permite criar e guardar automaticamente novas versões de um documento sempre que este é alterado, mantendo todo o histórico organizado e auditável.

Cada versão fica associada a informações como data, autor da alteração e motivo da atualização, permitindo comparar versões anteriores, recuperar conteúdos antigos e garantir total rastreabilidade.

O Filedoc permite definir, de forma detalhada e personalizada, quem pode aceder a cada documento ou campo e quais as ações que cada utilizador está autorizado a realizar.

É possível configurar permissões para visualizar, editar, exportar, modificar ou eliminar conteúdos, garantindo que cada colaborador tem apenas o nível de acesso necessário para desempenhar as suas funções.

Estas regras podem ser aplicadas com base em perfis, grupos, departamentos ou até em documentos específicos, assegurando proteção de informação sensível e conformidade com normas de segurança e regulamentos como o RGPD.

Além disso, todas as ações ficam registadas no histórico do sistema, permitindo auditorias e rastreabilidade total.

O Filedoc permite integrar-se com qualquer prestador de serviços de certificados digitais qualificados, possibilitando a assinatura eletrónica de qualquer tipo de documento, como contratos, propostas, atas ou faturas, com validade jurídica reconhecida.

A assinatura pode ser realizada diretamente no sistema, garantindo que o processo é rápido, seguro e rastreável, sem necessidade de imprimir, assinar em papel e digitalizar novamente.

Esta funcionalidade assegura a autenticidade do documento, a integridade do seu conteúdo e a identidade de quem assina, em conformidade com a legislação em vigor e normas europeias como o regulamento eIDAS.

Mantenha total sincronização entre o Filedoc e o seu sistema ERP, atualizando automaticamente dados e estados de documentos ou processos para obter uma visão integrada e em tempo real da sua operação.

Com esta integração, elimina duplicação de registos, reduz erros manuais e garante que as equipas administrativas, financeiras e operacionais trabalham sempre com a mesma informação atualizada.

Desde a aprovação de uma fatura à atualização do estado de uma encomenda, todos os passos ficam refletidos no ERP e no Filedoc, assegurando consistência e maior eficiência nos processos.

O Filedoc permite utilizar dados provenientes de outras aplicações, como ERP, CRM ou bases de dados internas, para preencher automaticamente campos de formulários e documentos.

Esta integração assegura que a taxonomia utilizada é sempre coerente e atualizada, evitando erros de digitação, duplicação de informação ou inconsistências entre sistemas.

Ao manter os metadados sincronizados, garante-se uma organização mais eficiente, pesquisas mais rápidas e uma gestão documental totalmente alinhada com os restantes sistemas da organização.

O Filedoc permite aplicar carimbos digitais diretamente sobre o documento, como aprovações, datas ou estados, sem alterar o conteúdo original.

Também é possível adicionar anotações visuais para destacar informações relevantes, mantendo sempre o documento intacto e preservando a sua integridade.

Na impressão em papel, o Filedoc pode incluir automaticamente o número único que atribui a cada documento, garantindo a sua identificação e rastreabilidade, seja para controlo interno, auditorias ou validação externa.

O Filedoc oferece uma visão clara e centralizada de todas as ações e tarefas que estão pendentes de execução, permitindo ao utilizador acompanhar o seu estado e respetivos prazos.

É possível identificar rapidamente atividades em atraso, priorizar ações urgentes e aceder diretamente à informação necessária para concluí-las.

Esta funcionalidade ajuda a evitar esquecimentos, reduz atrasos e garante que nenhum processo ou documento fica por tratar, contribuindo para maior eficiência e cumprimento de prazos em toda a organização.

Controle as ações que estão pendentes para execução, controle prazos e aceda rapidamente a tarefas em atraso.

Tenha sempre acesso à informação atualizada sobre o estado dos processos, onde quer que esteja, e execute tarefas de forma segura a partir de qualquer dispositivo, seja computador, tablet ou smartphone.

Com a APP do Filedoc, pode registar ou consultar documentos, aprovar pedidos, responder a notificações e iniciar novos processos mesmo fora do escritório, garantindo que o trabalho continua a avançar sem atrasos e com total segurança.

O Filedoc permite encontrar rapidamente qualquer documento ou informação através de uma pesquisa avançada que combina campos (como datas, autores, tipos de documento ou referências) com palavras-chave presentes no conteúdo.

Também pode usar filtros e símbolos de pesquisa simples, como “maior que”, “menor que” ou “diferente de”, para afinar os resultados e localizar exatamente o que precisa.

Com esta funcionalidade, a informação certa está sempre a poucos segundos de distância, reduzindo o tempo perdido na procura e aumentando a produtividade das equipas.

Tenha acesso, em tempo real, aos principais indicadores sobre o desempenho dos seus processos, como tempos médios de execução, número de tarefas concluídas, volumes de documentos processados e cumprimento de prazos.

Com esta informação sempre atualizada, é possível identificar gargalos, otimizar recursos e tomar decisões mais rápidas e fundamentadas, aumentando a eficiência e a produtividade da organização.

O Filedoc permite implementar automaticamente políticas de retenção de informação, garantindo que cada documento cumpre os prazos legais, regulamentares ou internos definidos pela organização.

Através da utilização de metadados, o sistema identifica de forma precisa:

• Onde o documento está arquivado.
• Qual o período de retenção aplicável.
• Se está marcado para destruição ou arquivamento permanente.

Quando um documento atinge o fim do seu ciclo de vida, o Filedoc pode notificar os responsáveis, proceder à sua destruição segura ou transferi-lo para um arquivo histórico, conforme as regras estabelecidas.

Este processo assegura conformidade legal, evita acumulação de informação obsoleta e liberta espaço e recursos, mantendo o repositório sempre organizado e atualizado.

Além disso, todas as ações de retenção ou destruição são registadas e auditáveis, garantindo rastreabilidade total e provas em caso de auditoria.

O módulo de Gestão de Reuniões do Filedoc permite agilizar todo o ciclo de vida das reuniões, desde o agendamento até à elaboração e assinatura da ata, garantindo organização, segurança e rastreabilidade em cada etapa.

É possível planear reuniões de diferentes tipos, gerir as ordens de trabalhos e acompanhar as deliberações sobre cada assunto abordado. Durante e após a reunião, toda a documentação associada fica centralizada e acessível apenas a quem tiver permissões.

A ata pode ser produzida e revista no próprio sistema, submetida à aprovação e assinada eletronicamente pelos intervenientes, dispensando processos manuais e papel.

Depois de aprovada, a ata é automaticamente distribuída para todos os participantes e registada de forma segura no repositório documental.

O Filedoc garante ainda a rastreabilidade dos documentos discutidos e o registo detalhado das decisões tomadas em cada ponto da agenda, facilitando auditorias e assegurando total transparência nos processos de gestão.