Principais funcionalidades

O Filedoc é uma plataforma que lhe permite capturar, indexar, processar e utilizar a informação existente em toda a organização.
Com ele, as equipas de trabalho tornam-se mais ágeis e eficientes, os fluxos de trabalho são desmaterializados e automatizados, e os seus dados passam a estar protegidos num arquivo seguro e centralizado.

Guarde toda a informação da sua empresa num único local, independentemente do formato do documento ou a sua origem.

Gestão de Informação

A classificação de documentos é o processo de atribuição de documentos a categorias relevantes para facilitar a sua gestão e análise.
O processamento inteligente de documentos (IDP) aplica técnicas de inteligência artificial (IA) e de “Machine learning” para processar documentos estruturados e não estruturados que permitem à tecnologia ler e processar o conteúdo dos documentos como um ser humano.

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O Cognify é um modulo do Filedoc baseado em inteligência artificial e que combina várias modelos para extrair conhecimento e obter insights a partir de dados, sejam eles estruturados ou não estruturados.

Envolve a utilização de métodos científicos, processos, algoritmos e sistemas para analisar grandes volumes de dados e tomar decisões informadas.

Fotografe com a APP Filedoc um documento e deixe o Cognify catalogá-lo e dar início ao seu Workflow. Colocar os seus processos em andamento enquanto está fora do escritório é tão fácil como isto.

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Ligue o Filedoc a qualquer scanner para digitalizar documentos recebidos em papel. O Filedoc permite efetuar a digitalização de documentos, individualmente ou em lote, através da utilização de códigos de barra que funcionam como separadores de documentos.

Os campos de classificação a utilizar são totalmente customizáveis por tipo de documento ou formulário.

Para além dos metadados estruturados, o Filedoc cria um índice com a totalidade do texto de cada documento para a realização de pesquisas. As pesquisas podem ser efetuadas combinando meta dados com palavras-chave existentes no conteúdo de um documento.

É possível utilizar dados provenientes de outras aplicações para preencher os meta dados de um documento a fim de assegurar uma taxonomia coerente.

A utilização de formulários web personalizáveis permite acelerar a recolha de dados. Os formulários podem ser disponibilizados diretamente no Filedoc, no portal corporativo ou no portal Filedoc.

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O Filedoc reconhece uma variedade de códigos de barras, extrai a informação e utiliza-a para indexação de documentos. O código QR que passou a constar obrigatoriamente nas faturas vai assegurar que esta será classificada no Filedoc de forma automática.

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Permite de uma forma rápida arrastar ficheiros de uma pasta Windows para o Filedoc para partilhar e proteger a informação ou dar início a um fluxo de trabalho.

O plugin para o Outlook permite efetuar o registo de emails sem sair do Outlook. Os emails são guardados no seu formato original incluindo os ficheiros em anexo.

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Os meta dados existentes no Filedoc podem ser utlizados pelo seu sistema de contabilidade ou ERP, permitindo lançamentos automáticos.

Utilize carimbos digitais sobre o documento ou produza anotações sem alterar os documentos originais. Imprima no documento em papel o número único que o Filedoc atribui a cada documento.

As Templates Office são geralmente disponibilizadas no Filedoc garantindo assim a normalização das mesmas. Através do conceito de marcadores do Word, o Filedoc preenche automaticamente os campos dentro da Template.

Crie e grave automaticamente alterações a documentos como uma nova versão e mantenha sempre os históricos dos documentos auditáveis.

Recorra a qualquer prestador de serviços de certificados digitais. Assine qualquer tipo de documento, tais como contratos ou faturas com uma assinatura eletrónica juridicamente reconhecida.

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Conjugue metadados dos documentos indexados com palavras-chave e wildcards, e encontre a informação que precisa em segundos.

Controle os acessos a documentos e metadados por parte dos utilizadores e o que estes podem editar, exportar, modificar e remover.

Gestão de Acessos Segurança da informação

Controle as ações que estão pendentes para execução, controle prazos e aceda rapidamente a tarefas em atraso.

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Se pretende gerir toda a informação de diversas empresas dentro de um grupo empresarial num único repositório e com gestão centralizada ou descentralizada, encontrará na capacidade multiempresa a possibilidade de gerir documentos e processos de forma transversal e integrada.

Este módulo permite agilizar todo o processo inerente à gestão de diversos tipos de reuniões, desde o agendamento, à gestão das deliberações sobre cada um dos assuntos abordados até à assinatura eletrónica da ata da reunião.

Após conclusão da reunião, a ata é submetida à aprovação e distribuída pelos vários intervenientes.
A rastreabilidade dos documentos discutidos em cada reunião é garantida, assim como o registo das deliberações efetuadas sobre cada um dos pontos tratados.

Gestão de workflows

Automatizar tarefas manuais repetitivas e tarefas organizacionais, que podem ir desde simples notificações e aprovações a processos mais complexos e multinível.

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Controlar a otimizar os processos da sua organização através da criação de fluxos de trabalho de automatização numa interface simples e intuitiva.

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Definir em detalhe o que deve acontecer em cada passo do workflow quando se verificam determinadas situações ou exceções. Estas regras são baseadas em campos customizáveis permitindo capacidades ilimitadas.

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Permite estabelecer datas para a conclusão de tarefas, aprovação de documentos ou renovação de contratos.

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Visualize as etapas do processo em tempo real, quais as que se encontram concluídas e quais faltam concluir, permitindo agir em caso de necessidade.

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Tenha sempre acesso à informação atualizada sobre o estado de um processo a partir de qualquer lugar. Realize tarefas a partir de qualquer dispositivo de uma forma segura.

Saber mais

Atualize dados e estados de um documento ou processo no seu ERP para uma visão integrada e mais ágil do processo.

Tenha acesso aos indicadores dos seus processos em tempo real.