Najczęściej zadawane pytania o Filedoc

Filedoc to system do zarządzania dokumentami, wiadomościami e-mail oraz automatyzacji procesów biznesowych, który centralizuje dokumenty, informacje i workflow w jednej bezpiecznej platformie. Umożliwia przechwytywanie, indeksowanie, wyszukiwanie, zabezpieczanie oraz kierowanie dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, w tym wiadomości e-mail i ich załączników. Rozwiązanie pomaga organizacjom ograniczyć wykorzystanie papieru, kontrolować dostęp do informacji, standaryzować procesy, zarządzać zadaniami oraz utrzymywać pełną historię działań. Z Filedoc można korzystać na komputerze, tablecie i smartfonie, wspierając pracę zarówno w biurze, jak i zdalnie oraz w terenie.

Filedoc jest przeznaczony dla organizacji zarządzających dużą liczbą dokumentów, wiadomości e-mail, procesów i zatwierdzeń – od małych i średnich przedsiębiorstw po duże firmy, grupy kapitałowe oraz instytucje publiczne. Szczególnie dobrze sprawdza się tam, gdzie istnieje potrzeba ograniczenia dokumentacji papierowej, automatyzacji workflow, kontroli dostępu do informacji, integracji z systemami ERP i CRM oraz zapewnienia pełnej identyfikowalności procesów. Rozwiązanie znajduje zastosowanie między innymi w finansach, kadrach, zakupach, działach prawnych, zarządzaniu jakością, ochronie zdrowia, edukacji, budownictwie, logistyce oraz administracji publicznej, z możliwością dostosowania do specyfiki każdej organizacji.

Tak. Filedoc umożliwia przypisywanie dokumentów do reguł retencji, etapów archiwizacji, osób odpowiedzialnych, lokalizacji fizycznej lub elektronicznej oraz sposobu ich ostatecznego przechowywania lub usunięcia. Po osiągnięciu określonego terminu lub etapu system może wspierać powiadomienia, zmianę statusu archiwizacji, bezpieczne usuwanie dokumentów lub ich trwałe przechowywanie zgodnie z obowiązującymi regułami. Funkcja ta pomaga organizacjom spełniać wymagania dotyczące zgodności, ograniczać ryzyko oraz zarządzać całym cyklem życia dokumentów w sposób uporządkowany i możliwy do prześledzenia.

Digitalizacja w Filedoc przekształca dokumenty papierowe w uporządkowane dokumenty elektroniczne, które są klasyfikowane, możliwe do przeszukiwania i gotowe do wykorzystania w workflow lub archiwizacji cyfrowej. Rozwiązanie może współpracować ze skanerami oraz wykorzystywać OCR i inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP), usprawniając rejestrację, wyszukiwanie i obieg dokumentów.

Tak. Filedoc umożliwia korzystanie z szablonów i wzorów dokumentów w celu zapewnienia spójności tworzonych dokumentów, ograniczenia liczby błędów oraz przyspieszenia przygotowywania umów, ofert, pism i innych dokumentów biznesowych. Szablony mogą być automatycznie uzupełniane danymi z Filedoc lub zintegrowanych systemów.

Tak. Filedoc umożliwia zarządzanie wersjami dokumentów oraz przechowywanie pełnej historii zmian. Użytkownicy mogą przeglądać wcześniejsze wersje, odtwarzać poprzednią zawartość oraz śledzić wszystkie aktualizacje, co ułatwia audyty i zapewnia pełną identyfikowalność zmian.

Filedoc umożliwia rejestrowanie dokumentów elektronicznych, zeskanowanych dokumentów papierowych, wiadomości e-mail, załączników, formularzy elektronicznych, faktur, umów oraz procesów biznesowych. Wszystkie dokumenty mogą zostać sklasyfikowane, opisane metadanymi i powiązane z odpowiednimi workflow oraz procesami organizacji.

Tak. Filedoc łączy wyszukiwanie pełnotekstowe z wyszukiwaniem opartym na metadanych i polach strukturalnych. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko odnaleźć dokumenty na podstawie ich treści, typu, daty, autora, numeru dokumentu, statusu lub innych zdefiniowanych atrybutów.

Tak. Filedoc może wspierać podpis elektroniczny dokumentów w ramach workflow zatwierdzania, zgodnie z wykorzystywanym dostawcą usług, certyfikatami oraz obowiązującymi wymaganiami prawnymi i technicznymi.

Tak. Filedoc może integrować się z Active Directory oraz obsługiwać scentralizowane uwierzytelnianie, w tym Single Sign-On (SSO), jeśli rozwiązanie zostało odpowiednio skonfigurowane w środowisku klienta.

Tak. Filedoc umożliwia definiowanie uprawnień według użytkownika, roli, grupy, działu, typu dokumentu lub procesu, zapewniając bezpieczny dostęp do informacji zgodnie z obowiązującymi zasadami organizacji.

Tak. Filedoc może wspierać dobre praktyki zgodne ze standardem MoReq, obejmujące między innymi klasyfikację dokumentów, zarządzanie metadanymi, retencję dokumentów, identyfikowalność działań oraz zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentów.

Digitalizacja w Filedoc przekształca dokumenty papierowe w uporządkowane dokumenty elektroniczne, które są klasyfikowane, możliwe do przeszukiwania i gotowe do wykorzystania w workflow lub archiwizacji cyfrowej.

Tak. Filedoc umożliwia korzystanie z szablonów dokumentów w celu zapewnienia spójności tworzonych dokumentów, ograniczenia liczby błędów oraz przyspieszenia przygotowywania dokumentacji.

Tak. Filedoc umożliwia zarządzanie wersjami dokumentów oraz przechowywanie pełnej historii zmian, dzięki czemu użytkownicy mogą przeglądać wcześniejsze wersje, odtwarzać ich zawartość oraz śledzić wszystkie aktualizacje.

Filedoc umożliwia rejestrowanie dokumentów elektronicznych, zeskanowanych dokumentów papierowych, wiadomości e-mail, załączników, formularzy elektronicznych, faktur, umów oraz procesów biznesowych.

Tak. Filedoc łączy wyszukiwanie pełnotekstowe z wyszukiwaniem opartym na metadanych i polach strukturalnych, umożliwiając szybkie odnajdywanie dokumentów według ich treści, atrybutów i innych informacji opisowych.

Tak. Filedoc wspiera audyty oraz zgodność z RODO i wymaganiami dotyczącymi zarządzania dokumentacją poprzez centralizację informacji, kontrolę dostępu, rejestrowanie historii działań oraz szybkie wyszukiwanie dokumentów i procesów.

Tak. Z Filedoc można korzystać na komputerach, tabletach i smartfonach, aby przeglądać dokumenty, realizować zadania oraz monitorować przebieg procesów z dowolnego miejsca.

Portal Filedoc umożliwia zbieranie wniosków, dokumentów i informacji od użytkowników zewnętrznych oraz automatyczne przekazywanie ich do odpowiednich workflow i procesów biznesowych w organizacji.

Tak. Filedoc umożliwia tworzenie raportów i analiz dotyczących dokumentów, workflow, zadań, wolumenów dokumentów, terminów realizacji oraz wskaźników operacyjnych, wspierając monitorowanie i optymalizację procesów biznesowych.

Tak. Filedoc wspiera organizacje posiadające wiele spółek lub jednostek organizacyjnych, umożliwiając centralne zarządzanie procesami przy jednoczesnym zachowaniu odrębnych struktur, reguł biznesowych oraz uprawnień dostępu dla każdej z nich.

Tak. Filedoc udostępnia moduł wspierający zarządzanie spotkaniami, protokołami, uchwałami, załącznikami, zatwierdzeniami oraz obiegiem decyzji w ramach organizacji.

Filedoc łączy dokumenty, wiadomości e-mail i workflow z odpowiednimi procesami biznesowymi, przekształcając rozproszone informacje w uporządkowane, łatwe do wyszukania i w pełni identyfikowalne rekordy.

Filedoc łączy w jednej platformie zarządzanie dokumentami, wiadomościami e-mail, workflow, wyszukiwanie dokumentów, kontrolę uprawnień, raportowanie, archiwizację, integracje z innymi systemami oraz automatyzację procesów biznesowych.

Filedoc może wykorzystywać kody QR oraz kody kreskowe do identyfikowania, rozdzielania, klasyfikowania i automatycznego powiązywania dokumentów z odpowiednimi rekordami oraz procesami biznesowymi.

Tak. Dzięki funkcjom sztucznej inteligencji Filedoc umożliwia wyszukiwanie informacji za pomocą pytań i naturalnego języka, uzupełniając tradycyjne wyszukiwanie oparte na metadanych, filtrach i indeksowanej treści dokumentów.

Cogniffy to platforma sztucznej inteligencji zintegrowana z Filedoc, wspierająca wyszukiwanie informacji, klasyfikację dokumentów, ekstrakcję danych oraz automatyzację procesów związanych z zarządzaniem dokumentami.

Architektura rozwiązania zależy od wymagań konkretnego projektu. Dane mogą pozostawać w systemach klienta, a komponenty Cogniffy mogą być wdrażane lokalnie (on-premises), w chmurze prywatnej lub w modelu hybrydowym, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa, zgodności oraz infrastruktury organizacji.

Wdrożenie Filedoc rozpoczyna się od analizy procesów biznesowych, typów dokumentów, użytkowników, uprawnień, wymaganych integracji oraz celów organizacji. Następnie konfigurowane są rozwiązanie, workflow, metadane i reguły biznesowe, po czym przeprowadzane są testy oraz szkolenia użytkowników. Takie podejście pozwala dostosować system do potrzeb organizacji i zapewnia sprawne uruchomienie rozwiązania.

Tak. Filedoc może zostać wdrożony w chmurze prywatnej lub lokalnie (on-premises), w zależności od wymagań organizacji dotyczących bezpieczeństwa, infrastruktury IT oraz zarządzania danymi. Wybór modelu wdrożenia jest dostosowywany do obowiązujących polityk, wymagań prawnych oraz potrzeb biznesowych klienta.

Tak. Filedoc umożliwia tworzenie formularzy elektronicznych służących do zbierania uporządkowanych danych oraz automatycznego uruchamiania wewnętrznych i zewnętrznych workflow. Formularze pomagają standaryzować sposób pozyskiwania informacji, ograniczać liczbę błędów oraz przyspieszać realizację procesów biznesowych.

Tak. Filedoc umożliwia rejestrowanie wiadomości e-mail i ich załączników jako dokumentów oraz powiązanie ich z odpowiednimi procesami, sprawami, kontrahentami lub workflow. Dzięki temu korespondencja staje się łatwiejsza do wyszukania, bezpieczniejsza i w pełni identyfikowalna.

Filedoc umożliwia przechwytywanie faktur papierowych i elektronicznych, ich klasyfikację, automatyczną ekstrakcję danych oraz przekazywanie do walidacji, zatwierdzenia i integracji z systemem ERP. Rozwiązanie usprawnia obieg faktur, ogranicza pracę wykonywaną ręcznie oraz zwiększa kontrolę nad procesem zobowiązań.

Zarządzanie zadaniami oczekującymi w Filedoc centralizuje wszystkie działania wymagające reakcji użytkownika, takie jak zatwierdzenia, walidacje, zadania, powiadomienia oraz procesy będące w toku. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do jednego miejsca, w którym mogą monitorować priorytety, terminy oraz status realizowanych zadań, co usprawnia organizację pracy i ogranicza ryzyko pominięcia ważnych działań.

Tak. Workflow w Filedoc mogą obejmować reguły biznesowe, osoby odpowiedzialne, terminy realizacji, powiadomienia, priorytety oraz warunki automatycznego przekazywania zadań. Dzięki temu organizacje mogą standaryzować procesy, monitorować ich przebieg oraz zapewniać terminową realizację poszczególnych etapów.

Zwrot z inwestycji (ROI) można oszacować, porównując obecne koszty związane z obsługą dokumentów z przewidywanymi korzyściami wynikającymi z wdrożenia systemu zarządzania dokumentami. W analizie warto uwzględnić oszczędność czasu, ograniczenie zużycia papieru, kosztów archiwizacji fizycznej, liczby błędów, opóźnień, powtarzalnych czynności oraz łatwiejsze przygotowanie do audytów. Oprócz bezpośrednich oszczędności należy również uwzględnić korzyści związane z bezpieczeństwem informacji, identyfikowalnością działań, ciągłością działania, poprawą jakości obsługi oraz ograniczeniem ryzyka.

Projekt warto rozpocząć od zidentyfikowania procesów o największym znaczeniu dla organizacji, określenia typów dokumentów, właścicieli procesów, metadanych oraz wymaganych integracji z innymi systemami. Dobrą praktyką jest wdrożenie pilota obejmującego jeden z kluczowych procesów, na przykład obsługę faktur, umów lub procesów HR. Rozpoczęcie od procesu o wyraźnym wpływie biznesowym pozwala szybciej osiągnąć pierwsze korzyści i ograniczyć ryzyko projektu.

Wybierając system do zarządzania dokumentami, warto przeanalizować najważniejsze procesy biznesowe, rodzaje i liczbę dokumentów, wymagania dotyczące wyszukiwania informacji, kontroli dostępu, workflow, integracji z innymi systemami, mobilności, bezpieczeństwa, zgodności z przepisami, skalowalności oraz łatwości wdrożenia i użytkowania. Najlepszy system nie tylko przechowuje dokumenty, lecz przede wszystkim usprawnia rzeczywiste procesy biznesowe i dostosowuje się do potrzeb organizacji. Przy porównywaniu rozwiązań warto również ocenić możliwości konfiguracji, jakość wsparcia technicznego oraz potencjał dalszego rozwoju systemu.

Czas wdrożenia zależy od zakresu projektu, liczby procesów biznesowych, integracji z innymi systemami, typów dokumentów, liczby użytkowników, migracji danych oraz wymagań dotyczących bezpieczeństwa. Wdrożenie pilotażowe obejmujące jeden proces może zostać zrealizowane znacznie szybciej niż pełne wdrożenie korporacyjne. Najlepsze rezultaty osiąga się poprzez etapowe wdrażanie rozwiązania, rozpoczynając od procesów priorytetowych i stopniowo rozszerzając jego zakres.

Nowoczesny system zarządzania dokumentami powinien oferować centralne repozytorium dokumentów, metadane, wyszukiwanie pełnotekstowe i według atrybutów, OCR, kontrolę dostępu, wersjonowanie dokumentów, workflow, zarządzanie zadaniami, historię działań, retencję dokumentów, integrację z pocztą elektroniczną i systemami ERP, dostęp mobilny, raportowanie oraz – w razie potrzeby – inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zakres funkcjonalności powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom organizacji i wspierać jej najważniejsze procesy biznesowe, a nie opierać się wyłącznie na ogólnej liście funkcji.