Przejście do cyfryzacji procesów

Nowoczesne zarządzanie sprzyja innowacjom w organizacjach, wprowadzając technologie i procesy najnowszej generacji, które podnoszą działalność na nowy poziom doskonałości.

Wdrażanie nowych metod działania i tworzenie możliwości biznesowych wymaga doskonalenia procedur, optymalizacji efektywności i skupienia się na najważniejszych potrzebach.

Obecnie firmy każdej wielkości korzystają już z cyfryzacji procesów — zmiany, która przynosi znaczące korzyści w zakresie elastyczności, produktywności i wyników biznesowych.

Od produkcji po dystrybucję, od administracji centralnej po lokalną, od sektora zdrowia po branżę usług publicznych — transformacja cyfrowa ma globalny wpływ.

Dlaczego warto się cyfryzować

Droga, cele i korzyści płynące z transformacji cyfrowej różnią się w zależności od wizji liderów i dojrzałości zespołów projektowych.

Niektóre organizacje zaczynają od digitalizacji, eliminując papier, aby uzyskać większą kontrolę nad przepływem informacji.
Inne, bardziej zaawansowane, skupiają się na reengineeringu i optymalizacji procesów, wykorzystując analizę i dane gromadzone w toku działalności (Big Data).

We wszystkich przypadkach cele są jasne:

• Stosowanie cyfrowych rozwiązań do każdej nowej szansy lub problemu (digital-first thinking).
• Wzmacnianie kompetencji pracowników opartych na wiedzy.
• Zapewnienie niezawodnej automatyzacji.
• Zwiększenie zwinności organizacyjnej.
• Tworzenie nowych modeli biznesowych.

Koszt papieru

Pomimo dostępnych technologii wiele organizacji nadal opiera swoje procesy na dokumentach papierowych.

Tylko 18% firm można uznać za rzeczywiście „paperless”.
Obszary takie jak faktury od dostawców, zakupy, umowy, kadry czy działy prawne nadal bazują na procesach fizycznych, ograniczając efektywność i produktywność.

Archiwizacja i wyszukiwanie dokumentów papierowych pochłania czas i środki finansowe.
Według badań Nucleus Research, małe i średnie przedsiębiorstwa, które zainwestowały w cyfryzację, uzyskały średni zwrot w wysokości 8,55 USD za każdego zainwestowanego dolara.

Korzyści z cyfryzacji

Wdrożenie rozwiązań cyfrowych oznacza zmianę kulturową — odejście od tradycyjnego, papierowego modelu na rzecz modelu cyfrowego i zautomatyzowanego. Korzyści są oczywiste: znaczne obniżenie kosztów, niezawodna automatyzacja, większa elastyczność i lepsze wykorzystanie wiedzy wewnętrznej.

Redukcja kosztów Zwiększenie bezpieczeństwa

Redukcja kosztów

Według analiz Gartnera firmy wydają od 1% do 3% swoich przychodów na druk dokumentów — nie licząc kosztów archiwizacji, wysyłki i przechowywania. Dodatkowe oszczędności wynikają z usprawnienia zarządzania procesami i ograniczenia przestrzeni biurowej potrzebnej na dokumentację. Papierowe procesy odciągają pracowników od zadań o większej wartości, stanowiąc ukryty koszt operacyjny.

Zwiększenie bezpieczeństwa

Dokumenty papierowe niosą ze sobą dodatkowe ryzyka — od nieautoryzowanego udostępniania po utratę w wyniku katastrof naturalnych. Amerykański urząd HHS Office for Civil Rights informuje, że 62% naruszeń danych w firmach zatrudniających ponad 500 osób dotyczyło papierowych rejestrów.

Podstawowe środki zapewniające bezpieczeństwo obejmują:

• Ograniczenie dostępu do wrażliwych dokumentów i procesów.
• Wdrożenie rozwiązań disaster recovery dla plików cyfrowych.
• Inwestowanie w bezpieczną infrastrukturę i sprawdzone rozwiązania, takie jak Filedoc.
• Szkolenie pracowników i stosowanie najlepszych praktyk ochrony danych.

Dzięki tym środkom bezpieczna cyfryzacja procesów zapewnia trwałe korzyści dla biznesu.