Bezpieczne archiwum dokumentów
Każda organizacja musi zapewnić bezpieczny system archiwizacji, zdolny chronić i zachować dokumenty krytyczne — dokumentację finansową, handlową, kadrową, umowy, informacje poufne i wszystkie inne strategiczne treści.
Aby zagwarantować integralność danych, konieczny jest uporządkowany, ustrukturyzowany, bezpieczny i ściśle kontrolowany dostęp. Tylko wtedy można uniknąć utraty dokumentów, nieuprawnionych modyfikacji lub naruszeń bezpieczeństwa.
Digitalizacja oraz przechowywanie w bezpiecznym archiwum cyfrowym eliminują zależność od papieru i wszystkie powiązane koszty i ryzyka.
Bez stosów dokumentów na biurkach, bez zagubionych segregatorów, bez konieczności fizycznego miejsca na archiwum — organizacja zyskuje efektywność, bezpieczeństwo i trwałość informacji.
Dane są dostępne natychmiast, możliwe do wyszukania i chronione.
Z jednym centralnym repozytorium oraz poprawnie skatalogowaną dokumentacją wszystkie potrzebne informacje są od razu dostępne dla audytów wewnętrznych i zewnętrznych.
Spójne metadane, szybkie wyszukiwanie i pełna historia zmian ułatwiają proces raportowania oraz przygotowywania dowodów zgodności.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów, jasne zasady klasyfikacji i spójne procedury archiwizacji sprawiają, że organizacja spełnia wymogi prawne, normy branżowe i polityki wewnętrzne.
W obszarach wymagających — jak dokumenty podatkowe — certyfikowane archiwa cyfrowe zapewniają pełną ważność prawną.
Awarie, katastrofy, cyberataki lub problemy infrastrukturalne mogą sparaliżować organizacje korzystające z dokumentacji papierowej lub rozproszonej.
Bezpieczne archiwum cyfrowe jest fundamentem solidnego planu Disaster Recovery, zapewnia szybkie odtworzenie działania i minimalizuje straty.
Filedoc to skalowalne repozytorium do przechowywania plików: dokumentów cyfrowych, PDF, e-maili, plików Office, zdjęć i innych formatów.
Komunikacja odbywa się przez HTTPS, a dane mogą być szyfrowane dla pełnej poufności.
Uprawnienia, role i profile użytkowników zapewniają, że dostęp otrzymują tylko osoby upoważnione.
Filedoc korzysta z centrów danych Microsoft Azure w UE i USA, w infrastrukturze współdzielonej lub dedykowanej.
Możliwa jest replikacja geograficzna i redundancja — gwarancja, że dane nigdy nie zostaną utracone.
- tworzenie dokumentów,
- nowe wersje,
- adnotacje,
- zmiany metadanych,
- akceptacje i odrzucenia,
- kroki workflow.
Filedoc spełnia wszystkie wymogi RODO — kontrola dostępu, retencja, anonimizacja, bezpieczeństwo danych w każdym etapie cyklu życia dokumentu.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące archiwizacji cyfrowej i retencji dokumentów
Znajdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące archiwizacji cyfrowej, retencji dokumentów, zgodności z przepisami, długoterminowego przechowywania oraz sposobów, w jakie Filedoc pomaga bezpiecznie zarządzać cyklem życia dokumentów.
Archiwizacja cyfrowa koncentruje się na długoterminowym przechowywaniu, ochronie i udostępnianiu dokumentów w formie elektronicznej. Zarządzanie dokumentami ma znacznie szerszy zakres i obejmuje rejestrowanie, klasyfikowanie, wyszukiwanie, kontrolę dostępu, zarządzanie wersjami, workflow, okresy retencji oraz integrację z procesami biznesowymi. Archiwizacja cyfrowa stanowi jeden z elementów systemu zarządzania dokumentami, ale nie zastępuje kompleksowego zarządzania całym cyklem życia dokumentów. Oba obszary powinny ze sobą współpracować, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji, zgodność z przepisami oraz łatwy dostęp do dokumentów w przyszłości.
Archiwizacja cyfrowa zgodna z przepisami polega na długoterminowym przechowywaniu dokumentów elektronicznych z zachowaniem wymagań dotyczących integralności, autentyczności, czytelności, identyfikowalności oraz możliwości odtworzenia dokumentów przez cały wymagany okres przechowywania. Może obejmować wykorzystanie formatów takich jak PDF/A, kontrolę dostępu, historię operacji, zasady retencji oraz mechanizmy weryfikacji integralności danych. Wymagania prawne różnią się w zależności od kraju i rodzaju dokumentów, dlatego sposób wdrożenia powinien być dostosowany do obowiązujących przepisów oraz procedur organizacji.
Tak. Filedoc umożliwia zarządzanie okresami retencji dokumentów poprzez przypisywanie dokumentów do odpowiednich zasad przechowywania, etapów archiwizacji, osób odpowiedzialnych, lokalizacji fizycznych lub elektronicznych oraz docelowego sposobu postępowania z dokumentacją. Po upływie określonego okresu lub osiągnięciu wskazanego etapu system może automatycznie wspierać powiadomienia, zmianę statusu, bezpieczne usuwanie dokumentów lub ich trwałą archiwizację zgodnie z obowiązującymi regułami. Funkcja ta wspiera zgodność z przepisami, ogranicza ryzyko, ułatwia zarządzanie archiwum oraz zapewnia pełną identyfikowalność całego procesu.
Índice de Conteúdos
Zamów prezentację
<!–
Poproś o prezentację
Uzyskaj bezpłatną prezentację i rozpocznij cyfrową transformację swojej organizacji.
–>