Archivo seguro de documentos
Es fundamental que cualquier organización garantice un sistema de archivo seguro, capaz de proteger y preservar documentos críticos —desde documentación financiera y comercial hasta registros de empleados, contratos, información confidencial y cualquier otro contenido estratégico.
Para asegurar la integridad de esta información, es necesario contar con un repositorio organizado, estructurado, seguro y con acceso rigurosamente controlado, evitando pérdidas, manipulaciones indebidas o cualquier tipo de compromiso.
La digitalización y el almacenamiento en un archivo digital protegido eliminan la dependencia del papel y todos los riesgos y costes asociados.
Sin pilas de documentos en escritorios, sin extravíos, sin impresiones innecesarias y sin necesidad de espacio físico para archivo, la organización gana en eficiencia, seguridad y sostenibilidad.
La información pasa a estar siempre accesible, consultable y protegida.
Con un repositorio único, centralizado y correctamente catalogado, toda la información relevante está inmediatamente disponible para auditorías internas o externas.
Búsquedas rápidas, metadatos consistentes e historial completo facilitan la preparación y presentación de evidencias, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para cumplir requisitos normativos o certificaciones.
Las normas están diseñadas para proteger a las personas y a las empresas. Cuando los registros están organizados, seguros y certificados, es fácil garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa.
Cuando los documentos se almacenan de forma segura, con criterios uniformes y procesos consistentes, resulta sencillo garantizar el cumplimiento de políticas internas, normas del sector y requisitos legales nacionales e internacionales.
En los casos aplicables —como el archivo de documentos fiscales—, la certificación y la integridad digital garantizan plena validez legal.
Desastres naturales, fallos de infraestructura o ciberataques pueden comprometer a organizaciones que dependen de archivos físicos o sistemas fragmentados.
Un archivo digital seguro es la base de un plan robusto de recuperación ante desastres, reduciendo drásticamente el impacto de incidentes y permitiendo restablecer la operación rápidamente, manteniendo la seguridad de la información.
Filedoc está diseñado para ser un repositorio fiable y escalable, permitiendo archivar todo tipo de contenido —documentos digitalizados, PDF, correos electrónicos, archivos de Office, imágenes y otros formatos compatibles.
La comunicación se realiza mediante HTTPS y los documentos pueden ser encriptados para garantizar confidencialidad total.
La gestión detallada de accesos, perfiles y permisos asegura que cada usuario solo accede a la información para la cual está autorizado.
Filedoc utiliza centros de datos de Microsoft Azure en la UE y EE. UU., en infraestructuras compartidas o dedicadas.
Es posible configurar replicación y redundancia geográfica, garantizando que la información nunca se pierda y que la recuperación en caso de desastre sea rápida y eficaz.
Se registra cada acción:
- creación de documentos,
- nuevas versiones,
- anotaciones,
- modificaciones de campos,
- aprobaciones y rechazos,
- etapas del flujo de trabajo.
Este historial consultable garantiza trazabilidad total y auditoría completa de todo el ciclo de vida documental.
Filedoc cumple íntegramente con el RGPD, asegurando la protección de datos personales, controles estrictos de acceso, políticas de retención definidas y mecanismos de anonimización cuando sea necesario.
La confidencialidad, integridad y privacidad de la información están garantizadas en todas las fases.
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