Archivo seguro de documentos
Es fundamental que cualquier organización garantice un sistema de archivo seguro, capaz de proteger y preservar documentos críticos —desde documentación financiera y comercial hasta registros de empleados, contratos, información confidencial y cualquier otro contenido estratégico.
Para asegurar la integridad de esta información, es necesario contar con un repositorio organizado, estructurado, seguro y con acceso rigurosamente controlado, evitando pérdidas, manipulaciones indebidas o cualquier tipo de compromiso.
La digitalización y el almacenamiento en un archivo digital protegido eliminan la dependencia del papel y todos los riesgos y costes asociados.
Sin pilas de documentos en escritorios, sin extravíos, sin impresiones innecesarias y sin necesidad de espacio físico para archivo, la organización gana en eficiencia, seguridad y sostenibilidad.
La información pasa a estar siempre accesible, consultable y protegida.
Con un repositorio único, centralizado y correctamente catalogado, toda la información relevante está inmediatamente disponible para auditorías internas o externas.
Búsquedas rápidas, metadatos consistentes e historial completo facilitan la preparación y presentación de evidencias, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para cumplir requisitos normativos o certificaciones.
Las normas están diseñadas para proteger a las personas y a las empresas. Cuando los registros están organizados, seguros y certificados, es fácil garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa.
Cuando los documentos se almacenan de forma segura, con criterios uniformes y procesos consistentes, resulta sencillo garantizar el cumplimiento de políticas internas, normas del sector y requisitos legales nacionales e internacionales.
En los casos aplicables —como el archivo de documentos fiscales—, la certificación y la integridad digital garantizan plena validez legal.
Desastres naturales, fallos de infraestructura o ciberataques pueden comprometer a organizaciones que dependen de archivos físicos o sistemas fragmentados.
Un archivo digital seguro es la base de un plan robusto de recuperación ante desastres, reduciendo drásticamente el impacto de incidentes y permitiendo restablecer la operación rápidamente, manteniendo la seguridad de la información.
Filedoc está diseñado para ser un repositorio fiable y escalable, permitiendo archivar todo tipo de contenido —documentos digitalizados, PDF, correos electrónicos, archivos de Office, imágenes y otros formatos compatibles.
La comunicación se realiza mediante HTTPS y los documentos pueden ser encriptados para garantizar confidencialidad total.
La gestión detallada de accesos, perfiles y permisos asegura que cada usuario solo accede a la información para la cual está autorizado.
Filedoc utiliza centros de datos de Microsoft Azure en la UE y EE. UU., en infraestructuras compartidas o dedicadas.
Es posible configurar replicación y redundancia geográfica, garantizando que la información nunca se pierda y que la recuperación en caso de desastre sea rápida y eficaz.
Se registra cada acción:
- creación de documentos,
- nuevas versiones,
- anotaciones,
- modificaciones de campos,
- aprobaciones y rechazos,
- etapas del flujo de trabajo.
Este historial consultable garantiza trazabilidad total y auditoría completa de todo el ciclo de vida documental.
Filedoc cumple íntegramente con el RGPD, asegurando la protección de datos personales, controles estrictos de acceso, políticas de retención definidas y mecanismos de anonimización cuando sea necesario.
La confidencialidad, integridad y privacidad de la información están garantizadas en todas las fases.
Preguntas frecuentes sobre el archivo digital legal
Encuentra respuestas a las principales dudas sobre el archivo digital legal.
El archivo digital se centra en la conservación, consulta y preservación de documentos en formato electrónico. La gestión documental es más amplia: incluye captura, clasificación, búsqueda, control de accesos, versiones, workflows, plazos, retención e integración con procesos. El archivo digital puede formar parte de la gestión documental, pero no sustituye toda la gestión del ciclo de vida documental. Ambos deben estar alineados para preservar la información y apoyar consultas futuras.
Sí. Filedoc permite gestionar periodos de retención documental, asociando documentos a reglas de conservación, fases de archivo, responsables, ubicación física o digital y destino final. Cuando un documento alcanza una fase o plazo definido, el sistema puede apoyar notificaciones, cambio de fase, destrucción segura o archivo permanente, según las reglas parametrizadas. Esta funcionalidad es importante para compliance, reducción de riesgo, control de archivo y eliminación trazable de información obsoleta.
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