Desmaterialización de facturas de proveedores
Desmaterialización del proceso de facturas de proveedores
Gestión documental aplicada a las áreas financiera y contable
La gestión del ciclo de facturación es una de las áreas más críticas de las funciones financieras y contables. Implica tareas como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, conciliaciones, validación documental, control de plazos y auditorías.
Sin desmaterialización y sin integración entre sistemas, estos procesos se vuelven lentos, manuales, propensos a errores y con un impacto directo en el cierre mensual y en la salud financiera de la organización.
Filedoc transforma completamente este flujo de trabajo, digitalizando, organizando, automatizando e integrando la información financiera, desde la recepción de la factura hasta su lanzamiento en el ERP.
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
Auditorías financieras
Integración con ERP
Cuentas por pagar
El área de cuentas por pagar obtiene importantes ganancias en eficiencia cuando el proceso cuenta con el apoyo de Filedoc.
Mejoras aportadas por Filedoc
✔ Captura rápida y fácil
- Recepción automática de facturas enviadas por correo electrónico.
- Procesamiento inteligente con lectura de códigos QR y/o sistemas de IA.
✔ Correspondencia automática entre facturas y órdenes de compra
Siempre que sea aplicable, Filedoc realiza una correspondencia automática entre:
- factura recibida,
- orden de compra,
- nota de recepción (GR/GRN).
El sistema detecta discrepancias y avisa al usuario antes de cualquier aprobación o integración.
✔ Flujos de trabajo de aprobación configurables
El proceso de aprobación está totalmente automatizado:
- aprobación por valor,
- centro de costes,
- responsable jerárquico,
- tipo de gasto,
El sistema reduce los tiempos de aprobación y elimina la circulación manual de documentos.
Cuentas por cobrar
El área comercial y financiera también se beneficia de procesos más rápidos e integrados.
Mejoras aportadas por Filedoc
✔ Aceleración de la emisión y el cobro
- Conexión directa de los documentos del ciclo de pedido (pedido → entrega → facturación).
- Consulta inmediata del historial de la relación comercial.
- Base documental completa para la creación de la factura en el ERP.
✔ Flujos de trabajo de validación comercial
Antes de facturar:
- validación de condiciones comerciales,
- confirmación de entregas,
- aprobación de descuentos y campañas.
✔ Seguimiento de pagos
Todos los documentos relacionados con un cobro se agrupan:
- facturas,
- recibos,
- notas de débito/crédito,
- correos electrónicos intercambiados con el cliente,
- comprobantes,
- acuerdos de pago.
Auditorías financieras
Registro completo, centralizado y seguro
Toda la información necesaria para auditorías internas, externas o de entidades reguladoras está organizada y fácilmente accesible:
- facturas,
- órdenes de compra,
- notas de recepción,
- contratos,
- correos electrónicos,
- comprobantes,
- anexos contables.
Los auditores pueden consultar la información sin demoras, con control de acceso y trazabilidad total.
Cumplimiento reforzado
Filedoc garantiza:
- trazabilidad completa de las operaciones,
- historial de versiones,
- registros de auditoría,
- conformidad con el RGPD,
- políticas de retención y archivo documental,
- compatibilidad con el DL 28/2019.
Integración con ERP
La integración con ERP es uno de los elementos más críticos del proceso y es precisamente donde Filedoc se distingue por su solidez y flexibilidad.
Cómo funciona la integración
Filedoc se comunica con el ERP de forma bidireccional, lo que garantiza que ambos sistemas tengan datos coherentes y sincronizados.
Esta integración elimina la duplicación de trabajo, reduce los errores y acelera el cierre mensual.
✔ Envío automático de los datos contables
Tras su validación y aprobación en Filedoc, se envían al ERP:
- proveedor,
- número y fecha de la factura,
- valor total, base e IVA,
- centros de coste,
- referencia del pedido de compra,
- códigos contables,
- información obligatoria para el archivo digital certificado.
✔ Creación automática del documento en el ERP
La factura se crea automáticamente en el módulo financiero y queda disponible para:
- registro contable,
- la conciliación,
- pagos.
✔ Escritura y lectura de información
Dependiendo del ERP:
- Filedoc lee datos de proveedores, centros de coste y órdenes de compra.
- El ERP recibe datos extraídos de Filedoc.
- Ambos mantienen la coherencia automática.
✔ Asociación de documentos a la contabilización
Al consultar un documento en el ERP (por ejemplo, una factura contabilizada), es posible abrir inmediatamente la imagen de la factura y todos los metadatos registrados en Filedoc.
✔ Compatibilidad con múltiples sistemas
Filedoc se integra con:
- Primavera
- SAP
- PHC
- Sage
- Microsoft Dynamics
- y cualquier ERP con API o base de datos accesible.
✔ Reducción masiva del trabajo manual
La integración elimina tareas como:
- introducción manual de datos,
- verificación manual entre sistemas,
- búsqueda de documentos para adjuntar,
- validación dispersa.
✔ Cierre mensual mucho más rápido
Con todo digitalizado, validado e integrado,
el cierre mensual pasa a ser predecible, rápido y con mucho menos esfuerzo.
Preguntas frecuentes sobre la digitalización de facturas
Respuestas a dudas sobre la extracción de datos, la aprobación digital, los flujos de trabajo y el control de las facturas de proveedores.
De una factura pueden extraerse automáticamente datos como proveedor, número de identificación fiscal, número de factura, fecha, importe, IVA, moneda, pedido, centro de coste, líneas de detalle y referencias de pago. La extracción resulta más útil cuando los datos se validan contra reglas internas o el ERP y después se encaminan para aprobación, contabilización o archivo. La extracción debe validarse cuando los datos tienen impacto contable o fiscal.
Para automatizar la aprobación de facturas, la empresa debe capturar la factura, extraer los datos relevantes, validar la información contra reglas internas o el ERP, encaminarla a los responsables y registrar la decisión. Un workflow bien configurado reduce tareas manuales, evita pérdidas, mejora los plazos de pago y crea historial para auditorías. La integración con el ERP aumenta el valor cuando elimina la introducción de datos y la conciliación manual.
Filedoc ayuda en la aprobación de facturas al capturar facturas en papel o electrónicas, clasificar documentos, extraer datos relevantes y encaminar cada factura para validación o aprobación. El proceso puede incluir reglas por importe, proveedor, centro de coste, pedido o responsable. Después de la aprobación, la información puede integrarse con el ERP, reduciendo introducción manual y errores. El beneficio principal es hacer cuentas a pagar más rápido, auditable y menos dependiente del correo electrónico.
Índice de Contenidos
Solicite una Demostración
<!–
Solicite una Demostración
Obtenga su demostración gratuita y comience la transformación digital de su organización.
–>