Desmaterialización de facturas de proveedores

Cuentas por cobrar

El área comercial y financiera también se beneficia de procesos más rápidos e integrados.

Mejoras aportadas por Filedoc

✔ Aceleración de la emisión y el cobro

• Conexión directa de los documentos del ciclo de pedido (pedido → entrega → facturación).
• Consulta inmediata del historial de la relación comercial.
• Base documental completa para la creación de la factura en el ERP.

✔ Flujos de trabajo de validación comercial

Antes de facturar:

• validación de condiciones comerciales,
• confirmación de entregas,
• aprobación de descuentos y campañas.

✔ Seguimiento de pagos

Todos los documentos relacionados con un cobro se agrupan:

• facturas,
• recibos,
• notas de débito/crédito,
• correos electrónicos intercambiados con el cliente,
• comprobantes,
• acuerdos de pago.

Auditorías financieras

Registro completo, centralizado y seguro

Toda la información necesaria para auditorías internas, externas o de entidades reguladoras está organizada y fácilmente accesible:

• facturas,
• órdenes de compra,
• notas de recepción,
• contratos,
• correos electrónicos,
• comprobantes,
• anexos contables.

Los auditores pueden consultar la información sin demoras, con control de acceso y trazabilidad total.

Cumplimiento reforzado

Filedoc garantiza:

• trazabilidad completa de las operaciones,
• historial de versiones,
• registros de auditoría,
• conformidad con el RGPD,
• políticas de retención y archivo documental,
• compatibilidad con el DL 28/2019.

Integración con ERP

La integración con ERP es uno de los elementos más críticos del proceso y es precisamente donde Filedoc se distingue por su solidez y flexibilidad.

Cómo funciona la integración

Filedoc se comunica con el ERP de forma bidireccional, lo que garantiza que ambos sistemas tengan datos coherentes y sincronizados.
Esta integración elimina la duplicación de trabajo, reduce los errores y acelera el cierre mensual.

✔ Envío automático de los datos contables

Tras su validación y aprobación en Filedoc, se envían al ERP:

• proveedor,
• número y fecha de la factura,
• valor total, base e IVA,
• centros de coste,
• referencia del pedido de compra,
• códigos contables,
• información obligatoria para el archivo digital certificado.

✔ Creación automática del documento en el ERP

La factura se crea automáticamente en el módulo financiero y queda disponible para:

• registro contable,
• la conciliación,
• pagos.

✔ Escritura y lectura de información

Dependiendo del ERP:

• Filedoc lee datos de proveedores, centros de coste y órdenes de compra.
• El ERP recibe datos extraídos de Filedoc.
• Ambos mantienen la coherencia automática.

✔ Asociación de documentos a la contabilización

Al consultar un documento en el ERP (por ejemplo, una factura contabilizada), es posible abrir inmediatamente la imagen de la factura y todos los metadatos registrados en Filedoc.

✔ Compatibilidad con múltiples sistemas

Filedoc se integra con:

• Primavera
• SAP
• PHC
• Sage
• Microsoft Dynamics
• y cualquier ERP con API o base de datos accesible.

✔ Reducción masiva del trabajo manual

La integración elimina tareas como:

• introducción manual de datos,
• verificación manual entre sistemas,
• búsqueda de documentos para adjuntar,
• validación dispersa.

✔ Cierre mensual mucho más rápido

Con todo digitalizado, validado e integrado,
el cierre mensual pasa a ser predecible, rápido y con mucho menos esfuerzo.