Gestión Documental

La gestión de documentos y procesos es esencial para el buen funcionamiento de una empresa y un reflejo de su organización interna.

La existencia de grandes volúmenes de información, tanto externa como interna, provoca la pérdida de documentos, aumenta la dificultad para acceder rápidamente a la información y a su localización física, y dificulta el control de los flujos de información.

Qué es el software de gestión documental DMS

Las funciones principales de un software de gestión de documentos son capturar, procesar, almacenar, gestionar y hacer un seguimiento de los documentos dentro de su organización. Gracias a la gestión rigurosa de la información crítica de su empresa, los procesos se inician, se ejecutan y se completan de forma estable, predecible y mensurable.
Es prácticamente imposible concebir y hacer realidad procesos empresariales y flujos de trabajo digitales fiables sin un software de gestión de documentos con Workflow.


Los componentes necesarios de un DMS

Un software de gestión documental tiene componentes básicos para asegurar y gestionar la información, y las plataformas más robustas ofrecen capacidades adicionales, entre ellas:

Lectura óptica de caracteres (OCR) sencilla e indexación inteligente de documentos procedentes de diversas fuentes, como el correo electrónico, los PDF y los documentos de oficina, los escáneres y las impresoras, las unidades de red y otras. A continuación, almacene estos documentos de forma indexada y utilizable en un repositorio central y seguro.

Definir reglas de grupo, usuario o tipo de documento para controlar los derechos de acceso a determinada información. Esto es esencial para los documentos confidenciales o reservados, como contratos, nóminas, etc. Los archivos de documentos digitales deben dar prioridad a la seguridad y al control de acceso.

Indexa de forma inteligente, para una organización automatizada y una localización simplificada. Los usuarios podrán acceder inmediatamente a los documentos desde cualquier dispositivo, dentro o fuera de un entorno de oficina, en apoyo del proceso en cuestión.

Se comparten de forma segura los documentos entre usuarios con plenos derechos de acceso, control de versiones y otras precauciones para garantizar la integridad de la información. Permite la edición, la anotación y la gestión de tareas, ayudando a los usuarios a sacar el máximo provecho de la información cuando está en sus manos.

Aplicar reglas de retención, perfiles de seguridad y plantillas de disposición que garanticen que la información se almacena y destruye correctamente de acuerdo con el cumplimiento normativo que se defina.

Sólidos métodos de integración

Comparta y transmita información de forma segura y fiable entre su software de gestión documental y otros sistemas de registro como CRM, RH, ERP y otros. La integración puede programarse a través de APIs o conectores nativos.

Las ventajas del software de gestión documental

Más allá de la simple reducción del papel, un DMS ofrece integración de la información, seguridad y mucho más.

La adopción de un DMS es el paso más importante para crear una oficina sin papeles y eliminar el coste, la inseguridad y la ineficacia del papel.

Los empleados dedicarán menos tiempo a la búsqueda de archivos -una tarea pesada y que requiere mucho tiempo- y más tiempo al trabajo de alto valor, ya que ahora la información/documentación está organizada y se puede encontrar fácilmente el contenido deseado.

Se hace innecesario crear varias versiones del mismo documento para su distribución, y en su lugar podemos almacenar una copia maestra en una ubicación central para facilitar el acceso.

Aparte del coste real del papel, distribuir, archivar y almacenar el papel es caro. La digitalización de los procesos internos con base en papel reducirá los costes de impresión y otros costes operativos.

Dado que la circulación del papel es lenta, un sistema DMS agiliza los procesos internos y externos.

La seguridad de la información crítica para la empresa es crucial para la continuidad del negocio y garantiza la conservación de las relaciones con los clientes sin la pérdida de datos sensibles.
Un DMS asegura y protege la información crítica de su organización, con total privacidad de datos y medidas eficaces de recuperación en caso de siniestro.

Controla quién puede ver, modificar y compartir información, definiendo los privilegios de usuario y de administración. Si, por ejemplo, quiere que sólo un empleado específico (o un grupo de empleados) tenga acceso a cierta información, puede definirlo así en los controles de acceso.

Los centros de datos pueden fallar, y pueden ocurrir catástrofes naturales, como incendios, inundaciones, terremotos y tornados. Si sus documentos están almacenados en archivadores o en discos duros locales, la probabilidad de pérdida es muy alta.
En lugar de correr ese riesgo, haga varias copias de seguridad seguras y redundantes con un DMS para que, cuando se produzca un siniestro, puedan recuperarse rápidamente.

Quédese tranquilo sabiendo que sus datos cumplen con requisitos como la HIPAA y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). El incumplimiento de estas normas puede dar lugar a graves sanciones.

Integración rápida y sencilla entre sistemas.
La integración entre aplicaciones y plataformas garantiza un flujo de información fluido y seguro entre los empleados. El software de gestión de documentos también puede integrarse con los sistemas actuales para crear una infraestructura documental coherente, buenas medidas de seguridad en el archivado y la automatización de procesos, al tiempo que se eliminan las búsquedas y el trabajo en varios sistemas.

Según un Libro Blanco de IDC (International Data Corporation) de 2012,
«… los trabajadores del conocimiento pierden una cantidad significativa de tiempo cada semana, al tener que lidiar con una variedad de desafíos relacionados con el trabajo con documentos. Esta pérdida de tiempo le cuesta a la organización 19.732 dólares por trabajador de la información, al año».
En otras palabras, en una organización de 1000 empleados, las pérdidas de productividad equivalen a la contratación de 213 empleados.

Cómo iniciar un proyecto de gestión documental

1 Seleccione el(los) proceso(s) más adecuado(s)

La gestión digital de documentos es la más adecuada para los flujos de trabajo centrados en documentos en las tres áreas de negocio ya identificadas: finanzas, ventas y marketing, y recursos humanos.
Se trata de flujos de trabajo que suelen requerir la transición de flujos de trabajo manuales morosos a flujos de trabajo automatizados productivos.
Para ayudarle a identificar estas áreas, comience con las áreas comunes que suelen producir ganancias sustanciales de productividad: procesamiento de facturas, gestión de contratos, procesos operativos con clientes y contratación de empleados.

2 Identifique los puntos de integración

La obtención de sinergias a través de los puntos de integración es un valor añadido a tener en cuenta en cualquier DMS.
Una vez que haya definido sus flujos de trabajo, encuentre puntos de integración, que pueden ser entre procesos o con otros sistemas de información de su organización, por ejemplo, con un módulo ERP financiero, de facturación, gestión de clientes, gestión de procesos sanitarios, gestión de incidencias, gestión de reclamaciones, o muchos otros.

3 Elija el software de Filedoc

El software Filedoc se encuentra entre los mejores del mercado, ya sea desde el punto de vista de su tecnología, de las funcionalidades disponibles, de su facilidad de uso y de la seguridad que ofrece, todo ello respaldado por un inmejorable equipo de soporte y una red de socios que le ayudarán a desarrollar un proyecto de éxito.
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