Firmas electrónicas

Firmar documentos con una firma electrónica le permite asegurarse de que son auténticos, legalmente válidos y que cumplen con todos los requisitos de seguridad.

Con la desmaterialización de los procesos, la firma electrónica se ha convertido en una parte normal de la actividad empresarial cotidiana.

Las firmas electrónicas (a veces denominadas «firmas digitales») reducen el uso del papel y simplifican los flujos de trabajo que implican la firma de documentos, permitiendo su uso tanto a los empleados como a los proveedores u otras entidades.

La firma electrónica puede utilizarse en documentos que deben ser firmados y luego procesados electrónicamente y es cada vez más importante en los procesos de desmaterialización de las organizaciones (instituciones financieras, compañías de seguros, logística, salud, servicios, industria).

Actualmente existen tres tipos de firmas electrónicas previstas en el reglamento eIDAS, y en la directiva de la UE, que pueden utilizarse para diferentes casos de aplicación:

Una firma electrónica sencilla no tiene valor legal y puede ser, por ejemplo, una firma escaneada, que se coloca como imagen bajo los documentos. Este procedimiento normalmente sólo es adecuado para los procesos internos, como los informes de gastos.

La forma avanzada de la firma electrónica ofrece un valor probatorio significativamente mayor que la sencilla.

  • Vincula e identifica de forma única al firmante;
  • Está diseñada de tal manera que el firmante conserva el control de la misma;
  • Vincula el documento de tal manera que cualquier cambio posterior de los datos es detectable.

La firma electrónica cualificada se basa en certificados digitales como el documento de identidad, la clave digital móvil o un certificado emitido por terceras entidades. Representa el máximo nivel de calidad de la firma electrónica y es la única que puede sustituir a la forma escrita, si así lo exige la ley.

  • Creados a través de un dispositivo seguro de creación de firmas; (smartcards, lápices USB, tarjetas SIM)
  • Y se basa en un certificado cualificado para la firma electrónica.

Firma biométrica

La solución de firma electrónica biométrica Filedoc tiene como objetivo la desmaterialización de procesos en papel que en algún momento requieren la presencia del firmante.

Este método recoge información biométrica de la firma de la persona (velocidad, inclinación, presión, elevación, dirección, etc. del movimiento del bolígrafo) y esta información se codifica de acuerdo con el estándar ISO/IEC 19794-7.

Esto permite un proceso de verificación futuro en caso de eventual repudio o fraude, independientemente de la evolución tecnológica que ocurra. Los datos biométricos se cifran e incrustan en el documento electrónico para garantizar la total privacidad de los datos personales de su titular. El documento electrónico también se firma utilizando un certificado digital para garantizar la integridad de toda la información.

Además, se puede utilizar un sello de tiempo (timestamp) para garantizar la fecha y hora legal en que se firmó el documento.

Proceso de firma:

  • El cliente/usuario se dirige a cualquier punto de atención.
  • El cliente/usuario/colaborador revisa el documento a firmar, lo que se puede realizar directamente en el dispositivo de recolección de firmas, añadiendo su firma electrónica biométrica al mismo.
  • La solicitud se procesa, el documento se sella digitalmente con un certificado y se añade una marca de tiempo.
  • El sistema archiva el PDF/A firmado en Filedoc.
  • No se imprimirá ningún documento; el cliente/usuario/colaborador puede recibir el documento por correo electrónico.

Firma biométrica