Managementul Documentelor
Gestionarea documentelor și a dosarelor este esențială pentru buna desfașurare a activității în orice companie și reflectă organizarea sa internă.
Existența unor volume mari de documente și informații, atât externe cât și interne, accentuează pierderea documentelor, crește dificultățile de accesare rapidă a informațiilor și de localizare fizică a acesteia și îngreunează controlul fluxurilor de informații.
Ce este un soft de management al documentelor (DMS document management software)?
Principalele funcționalități ale unui soft de managementul documentelor sunt: scanare, procesare, stocare, gestionare și urmărire a documentelor din cadrul organizației dumneavoastră. Prin gestionarea riguroasă a informațiilor procesele sunt inițiate, executate și finalizate într-un mod stabil, previzibil și măsurabil.
Este practic imposibil să proiectezi și implementezi procese de business fiabile și fluxuri de lucru digitale fără un soft de gestionare a documentelor și fluxurilor.
Componentele necesare unui DMS
Orice soft de management al documentelor are componente de bază pentru administrarea în siguranță a datelor pe care le gestionează, iar cele mai robuste soft-uri oferă, printre altele, caracteristici cum ar fi:
Citirea caracterelor optice (OCR) și indexarea inteligentă a documentelor care provin dintr-o varietate de surse: e-mailuri, PDF-uri și documente fizice, scanere și imprimante, unități de rețea, etc. Apoi, stocarea acestor documente într-o formă indexată, utilizabilă, într-un depozit central securizat.
Definirea regulilor pe fiecare tip de grup, utilizator sau document pentru a controla drepturile de acces la anumite informații.
Aceasta este o caracteristică esențială pentru documentele confidențiale sau personale, cum ar fi contractele sau documentele și infomațiile angajaților. Fișierele documentelor digitale se supun și ele regulilor de securitate și controlul accesului.
indexarea inteligentă folosită pentru o organizare automată dar și pentru regăsire simplificată. Utilizatorii vor putea accesa imediat documentele de pe orice dispozitiv, în cadrul sau în afara biroului, toate acestea pentru asigurarea continuității procesului.
partajarea securizată a documentelor între utilizatori cu drepturi de acces specifice, control al versiunilor și alte măsuri de prevenție pentru a asigura integritatea informațiilor. Se pot realiza următoarele acțiuni: editare, adnotare și gestionare a sarcinilor de lucru astfel încât utilizatorii să profite la maxim de orice informație disponibilă.
aplicarea regulilor de păstrare (conservare, arhivare), a profilelor de securitate și modelelor de date, astfel încât să se asigure stocarea și distrugerea informațiilor în mod corect și în conformitate cu reglementărilor în vigoare.
Metode solide de integrare
Partajarea și transmiterea informațiilor, în mod sigur și fiabil, între softul dumneavoastră de managementul documentelor și alte sisteme CRM, HR, ERP, etc. Integrarea poate fi realizată prin API-uri sau prin conectori nativi.
Beneficiile unui soft de managementul documentelor
Pe lângă simpla reducere a consumului de hârtie, DMS oferă avantaje precum integrarea informațiilor, securitatea acestora și acces controlat.
Implementarea unui DMS este cel mai important pas către crearea unui birou fără hârtie, eliminând în același timp costurile, insecuritatea și ineficiența acesteia.
Angajații vor petrece mai puțin timp căutând documente (o activitate greoaie și consumatoare de timp) și vor aloca mai mult timp pentru activitățile cu valoare adăugată, deoarece informațiile și documentele sunt bine organizate, iar conținutul dorit poate fi găsit cu ușurință.
Devine inutil să se creeze mai multe versiuni ale aceluiași document pentru distribuire. În schimb, se poate stoca doar o copie master într-o locație centrală pentru acces ușor.
Pe lângă costul real al hârtiei – distribuirea, îndosarierea și stocarea ei sunt costisitoare, dar digitizarea proceselor interne pe hârtie va reduce costurile de imprimare și cele de operare.
În timp ce hârtia se mișcă încet, un sistem DMS vă simplifică și accelerează procesele interne și externe.
Asigurarea informațiilor esențiale pentru buna desfașurare a activității este crucială în ceea ce privește continuitatea acesteia și asigură păstrarea relațiilor de business.
Un DMS securizează și protejează informațiile critice ale organizației, asigură confidențialitate completă a datelor și măsuri eficiente pentru recuperarea acestora în cazul oricăror dezastre.
Controlați cine poate vizualiza, modifica și partaja informații prin definirea drepturilor de utilizator și de grup. Dacă, de exemplu, doriți ca doar un anumit angajat (sau un grup de persoane) poate accesa anumite informații, puteți face această setare din zona de administrare a drepturilor de acces.
Depozitele de documente pot fi afectate, iar dezastre naturale precum incendiile, inundațiile, cutremurele se pot întâmpla. Dacă documentele dumneavoastră sunt stocate în bibliorafturi, cutii, fișete sau pe hard disk-uri locale, probabilitatea de pierdere este una foarte mare.
În loc să vă asumați acest risc, puteți crea copii de rezervă multiple, sigure și redundante folosind un DMS, astfel încât atunci când apar dezastre, să vă puteți recupera rapid documentele și informațiile.
Datele tale respectă reglementările obligatorii din Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Insă, nerespectarea unor astfel de norme poate duce la sancțiuni severe.
Integrare ușoară și rapidă între sisteme
Integrarea între aplicații și soft-ul de management al documentelor asigură un flux (fluid și sigur) de informații între angajați. Softul de gestionare a documentelor poate fi integrat cu sistemele actuale pentru a crea o infrastructură coerentă a documentelor, o arhivare corectă și sigură, pentru aplicarea de măsuri de automatizare a proceselor și eliminarea lucrului simultan în mai multe sisteme.
În 2012 IDC (International Data Corporation) afirma: „…angajații care lucrează cu documente pierd o cantitate semnificativă de timp în fiecare săptămână, confruntându-se cu o varietate de provocări legate de activitatea cu documente. Acest timp pierdut costă organizația 19.732 $/angajat/an.” Cu alte cuvinte, pentru o organizație cu 1000 de angajați, pierderile de productivitate sunt echivalente cu angajarea a 213 persoane noi.
Cum începem un proiect de management al documentelor?
1 Alegeți cel mai potrivit exemplu de proces (flux de lucru)
Managementul documentelor este cel mai potrivit exemplu pentru fluxurile de lucru centrate pe documente fizice în domeniile deja identificate: contabilitate, juridic, vânzări și resurse umane.
Aceste fluxuri de lucru necesită, de obicei, trecerea de la fluxuri de lucru manuale – consumatoare de timp – la fluxuri de lucru automate – productive.
Pentru a vă ajuta să identificați aceste zone, începeți cu zonele care generează de obicei câștiguri substanțiale de productivitate: procesarea facturilor, gestionarea contractelor, gestionarea documentelor angajaților.
2 Identificați punctele de integrare
Integrarea cu alte sisteme are la bază identificarea punctelor de integrare, astfel încât orice integrare realizată oferă o valoare adăugată care trebuie luată în considerare în orice DMS.
Odată ce ați definit fluxurile de lucru, identificați punctele de integrare cu alte sisteme informatice din organizația dumneavoastră: de exemplu cu un modul ERP pentru contabilitate, facturare, managementul clienților, managementul pacienților, managementul incidentelor, gestionarea daunelor, etc.
3 Alegeți softul Filedoc
Softul Filedoc este considerat printre cele mai bune de pe piață atât din punct de vedere al tehnologiei folosite, al funcționalităților oferite, al ușurinței în utilizare, al siguranței pe care o oferă cât și din punct de vedere al suportului oferit și al rețelei de Parteneri care vă vor ajuta să implementați un proiect de succes.
Întrebări frecvente despre managementul documentelor
Găsiți răspunsuri la cele mai frecvente întrebări despre managementul documentelor și modul în care acesta este aplicat în cadrul organizațiilor.
Managementul documentelor reprezintă ansamblul proceselor, regulilor și tehnologiilor utilizate pentru capturarea, clasificarea, stocarea, căutarea, protejarea și administrarea documentelor pe întregul lor ciclu de viață. În cadrul unei organizații, acesta se aplică documentelor pe hârtie digitalizate, fișierelor electronice, e-mailurilor, atașamentelor și înregistrărilor asociate proceselor de business. Scopul este reducerea fragmentării informației, accelerarea accesului la documente, asigurarea trasabilității și sprijinirea conformității.
Un software de management al documentelor este o platformă care centralizează documentele, e-mailurile și procesele într-un depozit securizat și ușor de interogat. Pe lângă stocarea fișierelor, acesta permite clasificarea documentelor prin metadate, controlul accesului, gestionarea versiunilor, automatizarea workflow-urilor, păstrarea istoricului acțiunilor și integrarea informațiilor cu alte sisteme din organizație. De asemenea, trebuie să susțină politici de gestionare, funcții avansate de căutare și workflow-uri adaptate activității reale a companiei.
DMS înseamnă Document Management System (Sistem de Management al Documentelor). Este termenul utilizat la nivel internațional pentru soluțiile software destinate organizării, stocării, căutării, protejării și auditării documentelor digitale și digitalizate, împreună cu metadatele, permisiunile și istoricul acestora. În achizițiile B2B, acronimul DMS este frecvent utilizat pentru compararea soluțiilor internaționale de management al documentelor. Un DMS contribuie, de asemenea, la reducerea fragmentării informațiilor și a muncii manuale.
Un sistem de management al documentelor este utilizat pentru organizarea, securizarea și controlul documentelor și informațiilor critice ale unei organizații. În practică, acesta facilitează găsirea rapidă a documentelor, previne pierderea informațiilor, reduce activitățile manuale, gestionează versiunile documentelor, automatizează aprobările și oferă trasabilitate completă asupra persoanelor care au efectuat anumite acțiuni, momentului în care acestea au avut loc și drepturilor utilizate. Valoarea sistemului crește atunci când este integrat cu workflow-uri, termene-limită și responsabilități.
Un sistem de management al documentelor elimină probleme precum documentele dispersate, e-mailurile pierdute, fișierele duplicate, dificultățile de căutare, lipsa controlului versiunilor, aprobările prin e-mail și riscul accesului neautorizat. Prin centralizarea informațiilor și asocierea acestora cu procese, responsabilități și reguli de business, sistemul reduce întârzierile operaționale și îmbunătățește securitatea informațiilor. Soluția este cea mai eficientă atunci când include controlul accesului, metadate, funcții avansate de căutare și workflow-uri.
Principalele beneficii ale managementului documentelor sunt accesul rapid la informații, reducerea utilizării hârtiei, creșterea productivității, standardizarea proceselor, controlul accesului, trasabilitatea și sprijinirea conformității cu reglementările. Atunci când este combinat cu workflow-uri, integrări și automatizare, managementul documentelor reduce activitățile repetitive și contribuie la luarea unor decizii mai rapide și mai bine fundamentate. Impactul poate fi măsurat prin timpul economisit, reducerea erorilor și îmbunătățirea controlului operațional.
Un sistem de management al documentelor poate administra contracte, facturi, oferte, comenzi, rapoarte, corespondență, e-mailuri, documente de resurse umane, procese-verbale, certificate, desene tehnice, formulare și orice alte documente de business. Fiecare document trebuie clasificat, indexat, protejat și asociat procesului sau entității corespunzătoare. Domeniul de aplicare include documente operaționale, administrative, financiare și dovezi necesare pentru audit și conformitate.
Stocarea în cloud permite păstrarea și partajarea fișierelor, în timp ce managementul documentelor administrează documentele în contextul proceselor de business, utilizând reguli și mecanisme de control. Un sistem DMS adaugă metadate, tipuri de documente, permisiuni, versiuni, workflow-uri, audit, termene de retenție și integrări cu sisteme precum ERP, CRM sau e-mail. Din acest motiv, un DMS este soluția potrivită atunci când documentele fac parte din procese organizaționale și necesită control, nu doar stocare.
Ciclul de viață al unui document include crearea sau primirea acestuia, înregistrarea, clasificarea, utilizarea, circulația, aprobarea, arhivarea, retenția și, în final, eliminarea sau păstrarea permanentă. Gestionarea digitală a acestui ciclu permite cunoașterea permanentă a locației documentului, a persoanelor care au acces la acesta, a acțiunilor efectuate și a regulilor interne sau legale aplicabile. Fiecare etapă trebuie să fie însoțită de responsabili, permisiuni, stări și politici clare de retenție.
Da. Managementul documentelor este util atât pentru IMM-uri, care doresc să organizeze informațiile și să reducă activitățile manuale, cât și pentru organizațiile mari, care gestionează un număr ridicat de utilizatori, procese, departamente și cerințe de control. Nivelul de complexitate diferă de la o organizație la alta, însă obiectivele rămân aceleași: acces rapid la informații, protejarea documentelor, automatizarea proceselor și respectarea cerințelor de conformitate. Factorul determinant nu este dimensiunea companiei, ci complexitatea documentelor și a proceselor gestionate.
Cuprins
Solicitați o demonstrație
<!–
Solicitați o Demonstrație
Obțineți o demonstrație gratuită și începeți transformarea digitală a organizației dvs.
–>