Managementul Fluxurilor de Lucru
Fluxurile de lucru sunt folosite pentru automatizarea și transformarea digitală a proceselor de business. În cadrul fluxurilor de lucru se definește cine execută, ce execută, cum execută și când execută.
Fluxurile de lucru au un punct de pornire bine definit și sunt alcătuite din mai mulți pași – care necesită sau nu intervenția factorului uman – decizii, aprobări.
Ce este un sistem de flux de lucru?
Un sistem de flux de lucru este utilizat pentru a transforma digital, a planifica, a gestiona și monitoriza un set de pași care constituie un flux dat.
Filedoc oferă instrumente pentru a crea și edita fluxuri de lucru, a modela și automatiza procese fără a dispune de cunoștințe de programare.
Care sunt beneficiile pentru companii/firme/instituții?
Sarcinile de lucru realizate manual reduc eficiența activității.
Deși trăim într-o lume digitală, există multe organizații în care procesele de business sunt bazate pe acțiuni manuale, repetitive.
Angajații petrec nenumărate ore manevrând informații pe hârtie, nestructurate, fără mecanisme de automatizare. Această metodă de lucru – pe lângă costurile și ineficiența pe care le reprezintă pentru organizații – favorizează și apariția erorilor, excepțiilor și situațiilor de neconformitate.
Îmbunătățiți eficiența cu automatizarea proceselor
Transformarea digitală nu poate fi finalizată fără automatizarea proceselor. Scanarea, indexarea, transmiterea și stocarea în siguranță a informațiilor prin sisteme integrate ar trebui să devină principalul obiectiv de modernizare pentru toate organizațiile.
Principalele avantaje
prin crearea de fluxuri de lucru configurabile sau ad-hoc crește considerabil capacitatea de gestionare a informațiilor.
prin implementarea regulilor și normelor standard care asigură controlul asupra informațiilor critice – care identifică excepțiile sau neconformitățile – scade considerabil timpul de răspuns.
creșterea eficienței determinate de metodele de lucru noi și inovatoare contribuie la creșterea veniturilor și implicit a profiturilor.
Exemple de procese
Oportunitățile de automatizare a proceselor sunt prezente în aproape orice context de afaceri. Unele procese din domeniul financiar și al resurselor umane sunt extrem de predispuse la sarcini repetitive și la introducerea manuală a datelor astfel încât sunt pregătite pentru automatizare.
Câteva exemple de operații automatizate:
- Aprobarea facturilor furnizorilor;
- Scanarea documentelor pe hârtie și înregistrarea facturilor digitale;
- Indexarea documentelor fără introducerea manuală a datelor;
- Redirecționarea și aprobarea pe centre de cost, sumă, comenzi și alte variabile;
- Integrarea documentelor financiare în ERP-uri precum Primavera, SAP, PHC, SAGA sau altele.
Perioade de păstrare
Implementează automat politicile de păstrare a informațiilor pentru documentele care au completate metadate precum locul arhivării, perioada de păstrare, marcare pentru distrugere, etc.
Întrebări frecvente despre workflow-uri documentare
Găsiți răspunsuri la cele mai frecvente întrebări despre workflow-uri, aprobări, sarcini, termene și automatizarea proceselor documentare.
Un workflow reprezintă succesiunea organizată de sarcini, responsabili, reguli și decizii necesare pentru desfășurarea unui proces. Acesta stabilește cine face ce, în ce ordine, în ce termen și în ce condiții. În managementul documentelor, workflow-urile sunt utilizate pentru aprobarea documentelor, procesarea facturilor, revizuirea contractelor, gestionarea solicitărilor și înregistrarea deciziilor împreună cu istoricul acestora. Ele constituie baza înlocuirii circuitelor informale cu procese controlate și trasabile.
Un sistem de workflow este o soluție software care permite modelarea, executarea, monitorizarea și optimizarea proceselor prin definirea etapelor, responsabililor, regulilor, termenelor și deciziilor. În locul aprobărilor realizate prin e-mail sau pe hârtie, sistemul direcționează automat fiecare sarcină, înregistrează răspunsurile și afișează în timp real starea procesului. De asemenea, permite identificarea întârzierilor, a blocajelor și a responsabilităților din fiecare etapă.
Un workflow asigură desfășurarea unui proces într-un mod controlat, previzibil și trasabil. Acesta facilitează direcționarea documentelor spre aprobare, atribuirea sarcinilor, respectarea termenelor, gestionarea excepțiilor și păstrarea istoricului deciziilor. Workflow-urile sunt utile în domenii precum financiar, resurse umane, achiziții, juridic, managementul calității, relații cu clienții și management. Principalul beneficiu constă în continuitatea proceselor, existența dovezilor privind deciziile luate și reducerea dependenței de memoria sau intervenția individuală.
Aprobarea digitală direcționează documentele către persoanele responsabile, colectează deciziile, comentariile și documentele anexate și păstrează istoricul fiecărei acțiuni efectuate. Procesul poate include termene-limită, reguli de business, notificări, semnături electronice și permisiuni de acces. Astfel, aprobările realizate prin e-mail sau pe suport hârtie sunt înlocuite de un flux controlat și auditabil. Dovezile deciziei rămân asociate atât documentului, cât și utilizatorului care a efectuat aprobarea.
Workflow-urile pot fi implementate fără programare folosind o soluție care permite configurarea etapelor, responsabililor, termenelor, regulilor și excepțiilor printr-o interfață vizuală. Procesul începe prin cartografierea fluxului existent, eliminarea etapelor inutile și testarea cu scenarii reale înainte de implementarea la nivelul întregii organizații. Începerea cu procese simple reduce riscurile și accelerează adoptarea soluției de către utilizatori.
Un workflow ad hoc este flexibil și este creat pentru situații punctuale, în care traseul procesului poate varia de la un caz la altul. Un workflow structurat urmează etape, reguli și responsabilități predefinite pentru procese repetitive. În managementul documentelor, cele două abordări pot coexista: workflow-ul structurat asigură standardizarea proceselor, iar workflow-ul ad hoc oferă flexibilitatea necesară pentru gestionarea excepțiilor. Împreună, acestea permit echilibrarea standardizării cu flexibilitatea operațională.
Un workflow descrie fluxul concret al sarcinilor, responsabililor și deciziilor din cadrul unui proces. BPM (Business Process Management) reprezintă o abordare mai amplă, orientată spre modelarea, măsurarea, optimizarea și guvernanța proceselor de afaceri. Un sistem de workflow poate constitui o componentă importantă a unei strategii BPM. În timp ce BPM gestionează procesele la nivel organizațional, workflow-ul se concentrează pe executarea controlată a fiecărui flux operațional.
Cuprins
Solicitați o demonstrație
<!–
Solicitați o Demonstrație
Obțineți o demonstrație gratuită și începeți transformarea digitală a organizației dvs.
–>