Maturitatea organizațiilor în dematerializarea proceselor

Maturitatea organizațiilor în dematerializarea proceselor se referă la nivelul de adoptare și integrare a soluțiilor digitale care elimină utilizarea hârtiei și fac procesele mai rapide, mai eficiente și mai transparente. Dematerializarea implică transformarea proceselor tradiționale, bazate pe hârtie, în formate digitale, ceea ce necesită implementarea unor tehnologii precum digitalizarea documentelor, automatizarea fluxurilor de lucru și utilizarea semnăturilor digitale.

Nivel Initial

Organizația se bazează în mare parte pe procese manuale și bazate pe hârtie.
Există puțină sau deloc standardizare, iar inițiativele de dematerializare sunt sporadice și limitate la departamente izolate.

Nivel de Baza

Digitalizarea începe să fie implementată ca răspuns la nevoi specifice sau cerințe legale.
Nu există un depozit centralizat cu toate informațiile organizației:

• Documente care sosesc pe hârtie
• Documente care sunt produse intern sau extern
• Emailuri
• Fișiere

Nivel Intermediar

Organizația adoptă tehnologii pentru gestionarea informațiilor.
Utilizarea documentelor pe hârtie este redusă semnificativ.
Soluțiile digitale sunt mai integrate, iar colaborarea între diferite departamente devine mai eficientă.

• Înregistrarea tuturor conținuturilor companiei
• Depozit/ arhivă centralizată cu toate informațiile
• Informații catalogate/structurate
• Posibilitatea de acces la informații din locații fizic îndepărtate
• Informațiile deja circulă ad-hoc prin software-ul de gestionare a documentelor
• Posibilitatea de utilizare a semnăturilor digitale

Nivel Avansat

Dependență totală de procesele digitale; cultură organizațională care favorizează inovația și eficiența.
Organizația atinge o etapă de integrare totală, cu procese complet dematerializate și optimizate:

• Automatizarea proceselor prin utilizarea unui motor de flux de lucru
• Adoptarea soluțiilor IDP (Intelligent Document Processing)
• Sisteme precum ERP-uri, portaluri instituționale și alte platforme sunt complet integrate, permițând fluxuri de lucru digitale, analize în timp real și o mai bună luare a deciziilor
• Gestionarea riscurilor și conformitatea
• Evaluarea eficienței proceselor și optimizarea acestora

Nivel Inovator

Organizația nu doar că a eliminat utilizarea hârtiei, dar folosește și transformarea digitală ca un avantaj competitiv.
Tehnologii precum inteligența artificială, big data și business intelligence sunt utilizate pentru a anticipa tendințele, automatiza procese complexe și crea noi modele de afaceri.

Beneficii

• Control asupra informațiilor
• Eficiență operațională sporită
• Cresterea productivității
• Reducerea costurilor
• Securitatea informațiilor
• Garanția conformității și gestionarea riscurilor
• Evaluarea eficienței proceselor