Semnați electronic documentele și monitorizați fiecare proces
Atunci când un proces depinde de imprimarea, scanarea și schimbul documentelor prin e-mail, acesta devine lent și dificil de monitorizat. Filedoc Sign reunește întregul circuit într-un singur proces digital.
Filedoc Sign este o soluție de semnătură electronică ce permite pregătirea, trimiterea, semnarea și monitorizarea documentelor în cadrul unui proces digital, sigur și trasabil. Contractele, ofertele, autorizațiile și alte documente pot fi semnate de la distanță, pe computer, tabletă sau telefon mobil, fără instalarea unei aplicații.
Organizația stabilește cine intervine, în ce ordine, cum se autentifică fiecare persoană și ce se întâmplă după semnare. Starea procesului rămâne vizibilă, iar acțiunile efectuate sunt înregistrate.
O soluție concepută pentru întregul proces de semnare
Filedoc Sign permite gestionarea documentului înainte, în timpul și după semnare. Fiecare etapă poate fi configurată în funcție de participanți, nivelul de autentificare și regulile organizației.
Cum funcționează un proces în Filedoc Sign
- Pregătiți documentul și câmpurile care trebuie completate sau semnate.
- Stabiliți participanții, rolurile acestora și ordinea în care intervin.
- Alegeți metodele de autentificare și trimiteți solicitarea de semnare.
- Monitorizați starea, trimiteți mementouri și gestionați excepțiile sau delegările.
- După finalizarea procesului, consultați documentul și jurnalul de audit aferent, apoi direcționați-l către arhivă sau către următoarea etapă a fluxului de lucru.
Configurați procese simple sau circuite de semnare mai complexe
Filedoc Sign permite:
- Configurarea fluxurilor secvențiale, paralele sau combinate și adaptarea fiecărei solicitări la regulile procesului.
- Direcționarea documentelor către unul sau mai mulți semnatari, secvențial, în paralel sau în lot.
- Utilizarea șabloanelor reutilizabile, a câmpurilor de formular, a confirmărilor de citire și a anexelor.
- Configurarea notificărilor, mementourilor, alertelor și regulilor de delegare.
- Definirea grupurilor de participanți, a rolurilor și a ordinii de intervenție.
- Utilizarea unui tablou de bord pentru monitorizarea stărilor și a sarcinilor în așteptare.
- Păstrarea unui jurnal de audit cu informații despre evenimente, autentificare, dată și oră și metoda de semnare utilizată.
Alegeți nivelul de semnătură potrivit pentru fiecare document
Regulamentul eIDAS distinge trei niveluri de semnătură electronică. Alegerea trebuie să țină cont de tipul documentului, nivelul de risc, necesitatea identificării semnatarului și cerințele legale aplicabile.
Notă juridică: o semnătură electronică nu poate fi respinsă ca probă doar pentru că este în format electronic sau nu este calificată. Cu toate acestea, cerințele și efectele juridice aplicabile depind de document, jurisdicție și procesul concret. Organizația trebuie să verifice situațiile supuse unor cerințe legale specifice.
Adaptați autentificarea la nivelul de risc al procesului
Documente diferite pot necesita niveluri distincte de confirmare a identității. Filedoc Sign permite configurarea metodelor de autentificare și, în cazul proceselor mai complexe, utilizarea unor mecanisme suplimentare de identificare.
Integrați semnarea cu fluxurile de lucru și sistemele organizației
Fluxurile de lucru Filedoc pot obține aprobări prealabile, aplica reguli, direcționa documentele spre semnare și continua procesul după finalizarea acesteia.
Protejați și păstrați trasabilitatea fiecărei semnături
Filedoc Sign combină mecanisme de autentificare, protejare a integrității documentelor și înregistrare a evenimentelor pentru a oferi organizației un control mai mare asupra procesului de semnare.
Jurnalul detaliat al evenimentelor poate include notificări, informații despre autentificare, data și ora, adresa IP și metoda de semnare utilizată, după caz.
Integritatea documentelor este protejată prin semnături digitale, mărci temporale electronice și dovezi de audit.
Soluția acceptă semnături electronice simple, avansate și calificate, precum și procese aliniate cu RGPD și eIDAS, în funcție de configurația adoptată.
Alegeți Filedoc Sign dacă aveți nevoie să controlați mai mult decât simplul act al semnării
Trimiteți documente mai multor participanți și trebuie să monitorizați starea procesului și sarcinile în așteptare.
Doriți să reduceți imprimarea, scanarea și schimbul prin e-mail al diferitelor versiuni ale documentelor.
Trebuie să adaptați autentificarea la nivelul de risc și să păstrați dovezi ale acțiunilor efectuate.
Doriți să conectați procesele desfășurate fizic sau de la distanță cu aprobările, gestionarea documentelor și sistemele de business.
Pregătiți un proces de semnare adaptat organizației dumneavoastră
Configurația potrivită depinde de documente, participanți, nivelul semnăturii, integrări și cerințele de securitate. Prezentați-ne un proces real. Vă ajutăm să definiți cel mai potrivit circuit, metodele de autentificare și integrarea necesară.
Întrebări frecvente despre Filedoc Sign
Este o soluție de semnătură electronică ce permite pregătirea, trimiterea, semnarea și monitorizarea documentelor în cadrul unui proces digital. Include configurarea participanților, metode de autentificare, notificări, monitorizarea stărilor și un jurnal de audit.
Nu. Destinatarul poate consulta și semna documentul printr-un browser, pe computer, tabletă sau telefon mobil.
Soluția poate accepta semnături electronice simple, avansate și calificate, în funcție de configurație și de serviciile contractate. Nivelurile se diferențiază prin cerințele de identificare, control și securitate. În Uniunea Europeană, semnătura electronică calificată are același efect juridic ca o semnătură olografă.
Da. Participanții pot semna secvențial, în paralel sau în cadrul unui circuit combinat. Tabloul de bord permite consultarea stărilor și gestionarea notificărilor, mementourilor și excepțiilor.
Da. Integrarea cu Filedoc permite inițierea proceselor, consultarea stărilor, integrarea funcționalității de semnare în alte aplicații și direcționarea documentului finalizat, împreună cu dovezile aferente, către arhivă și către următoarea etapă a fluxului de lucru.
Soluția acceptă diferite niveluri de semnătură și mecanisme asociate cadrului eIDAS. Adecvarea din punct de vedere juridic trebuie evaluată în funcție de document, metoda de semnare, jurisdicție și configurația concretă.