Transformarea Digitală

Managementul întreprinzător face inovația în organizații (firme, companii, instituții) o realitate prin introducerea de noi tehnologii și procese de ultimă generație şi ridicarea lor la un nou nivel de excelenţă.

Prin urmare, noi oportunități și direcții de business au fost create, procedurile îmbunătățite, eficiența optimizată și urgențele prioritizate.

Numărul organizațiilor (firme, companii, instituții) de toate tipurile și dimensiunile care dispun de digitalizare este uriaș, existând multe beneficii care generează schimbări și aduc îmbunătățiri importante pentru afacere – indiferent de tipul ei.

De la producție la distribuție, de la instituții locale la cele centrale, de la sănătate la utilități, toate tipurile de organizații din toată lumea au descoperit beneficiile transformării digitale.

De ce dematerializarea?

Modalitatea de abordare si implementare, obiectivele și rezultatele transformării digitale diferă de la o organizatie la alta fiind dependente de liderii și echipele de proiect implicate în acest proces.

Multe organizații încep cu un prim pas către digitalizare: renunțarea la hârtie și preluarea controlului asupra fluxului ei in cadrul organizației.

Pentru unii, turul de forță este crearea independenței în luarea deciziei, apelând la ajutorul aplicațiilor existente pe suport mobil.
Pentru alții, este despre restructurarea proceselor prin analiza și utilizarea datelor colectate in cadrul activității sale obișnuite.

În toate cazurile, rezultatele se concentrează pe soluții digitale pentru fiecare nouă oportunitate sau problemă (gândirea digitală – pe primul plan), pe o automatizare fiabilă și pe noi niveluri de agilitate organizațională sau modele de business.

Costul hârtiei

Există organizații (companii, firme, instituții) care încă lucrează cu sisteme bazate pe hârtie în ciuda tehnologiilor existente care ar putea reduce utilizarea hârtiei sau chiar ar duce la renunțarea la aceasta cu totul.

În prezent, doar 18% din companii se pot considera într-adevar paperless (fără hârtie).

Hârtia este prezentă peste tot: facturi, contracte, documente pentru resurse umane, documente din zona serviciilor legale (notariale, judecătorești, etc) – toate sunt dependente de procese bazate pe hârtie, ceea ce înseamnă o eficiență deficitară și implicit, un obstacol in calea productivității.

Să cauți și să găsești documente pe hârtie nu este numai un proces consumator de timp, este și consumator de bani:

• Un studiu recent arată că timpul consumat pentru prelucrarea documentelor pe hârtie costă organizația în jur de 20.000 $/an/angajat.
• Bani “risipiți”astfel: 700 $ pentru fiecare document pierdut, 125 $ pentru fiecare document arhivat greșit.
• Continuitatea activității: 70% din riscul de continuitate a activității rezultă din probabilitatea de pierdere a hârtiei ca urmare a dezastrelor.
• Lipsa securității: 98% din imprimante nu sunt sigure și pot să ofere acces neautorizat.

Într-un studiu realizat recent referitor la randamentul investițiilor în care s-au urmarit beneficiile IMM-urilor care investesc în managementul documentelor și al conținutului, o firmă din Statele Unite a concluzionat că există randamente de 8,55 $ pentru un dolar cheltuit. Acest studiu evidențiază beneficiile importante și bunele practici pentru IMM-uri atunci când încep să salveze costurile printr-un sistem de management al documentelor și, in același timp, prin optimizarea timpului angajaților.

Avantajele transformării digitale

Multe organizații (companii, firme, instituții) se concentrează deja pe soluții digitale pentru fiecare situație sau problemă nouă (“gândirea digitală – pe primul plan”), efectuând o schimbare culturală de la o organizație tradițională cu procese pe hârtie la o organizație cu o cultură bazată pe procese digitale.

Aceste schimbări duc la o reducere substanțială a costurilor, la automatizarea activităților, la îmbunătățirea cunoștințelor și eficientizarea proceselor existente în organizație.

Reducerea Costurilor Îmbunătățirea Securității

Reducerea Costurilor

Anumiți specialiști în domeniu estimează că unele companii cheltuiesc în medie 1% până la 3% din veniturile lor pe tipărirea documentelor, fără a lua în considerare costurile cu îndosarierea, expedierea, stocarea, costul hârtiei în sine (care este substanțial), înlocuirea tonerelor, întreținerea imprimantelor.

Dar, cele mai importante economii sunt direct proporționale cu gestionarea eficientă a procesului și cu cerințele reduse de spațiu de depozitare.

Să nu uităm de costurile indirecte! Procesele bazate pe hârtie sunt mari consumatoare de timp, pot duce la distragerea atenției angajaților de la sarcini mai productive și mai importante. Timpul petrecut de angajați cu aceste sarcini neproductive ar putea costa organizația dumneavoastră mii de dolari.

În 2012 IDC (International Data Corporation) afirma: „…angajații care lucrează cu documente pe hârtie pierd o cantitate semnificativă de timp în fiecare săptămână, confruntându-se cu o varietate de provocări legate de activitatea cu documentele fizice. Acest timp pierdut costă organizația 19.732 $/angajat/an.” Cu alte cuvinte, pentru o organizație cu 1000 de angajați, pierderile de productivitate sunt echivalente cu angajarea a 213 persoane noi.

Îmbunătățirea Securității

Organizațiile (companii, firme, instituții) au multe vulnerabilități posibile, inclusiv cele care vizează managementul documentelor, cum ar fi: breșe de securitate, partajare necorespunzătoare a informațiilor sensibile, furtul de identitate sau alte tipuri de atacuri cibernetice.

Acest tip de incidente poate afecta grav organizațiile, reputația și încrederea în serviciile lor.

Un raport anual, prezentat Congresului SUA de către Departamentul de Sănătate și Servicii Umane al SUA, a evidențiat faptul că pentru documentele pe hârtie 62% din breșele de securitate se întamplă în companiile cu peste 500 de angajați.

Aceste statistici nu ar trebui să ne surprindă. La urma urmei, hârtia este, prin însăși natura sa, ceva temporar și, cu excepția cazului în care se face backup digital, rămâne vulnerabilă la astfel de breșe. De asemenea, un document pe hârtie este supus furtului și distrugerilor din cauza dezastrelor naturale (inundații, foc), ceea ce poate afecta continuitatea activității.

Prin urmare, implementarea de măsuri care optimizează securitatea organizației dumneavoastră este importantă:

• Limitarea accesului la anumite documente/dosare/informații;
• Asigurarea unei soluții bune de disaster recovery pentru recuperarea fișierelor digitale arhivate (comparativ cu documentele pe hârtie distruse de inundații, incendii, etc.);
• O infrastructură bună, eficientă și sigură care acceptă software și aplicații recunoscute (ex.: Filedoc);
• Angajați bine pregătiți și respectare și aplicarea celor mai bune practici.

Astfel, organizațiile vor dispune de toate beneficiile oferite de digitalizare.