Caracteristici principale

Filedoc este o platformă care vă permite să scanați, să indexați, să procesați și să utilizați informațiile existente în întreaga organizație.

Echipele devin mai eficiente, fluxurile de lucru sunt dematerializate și automatizate, iar datele dumneavoastră sunt acum protejate într-un fișier securizat, centralizat.

Stocați toate informațiile într-un singur loc, indiferent de formatul sau originea documentului.

Managementul Informației

Tehnologia Filedoc bazată pe inteligență artificială revizuiește conținutul e-mailului și sugerează indexarea automată a acestuia, ducând la creșteri semnificative de eficiență operațională. Alternativ, este posibil să setați reguli predefinite care să permită sistemului să indexeze automat e-mailurile.

Vezi mai multe

Fotografiați, clasificați și arhivați documente cu aplicația Filedoc. Urmați pașii fluxurilor de lucru chiar și atunci când nu sunteți la birou.

Vezi mai multe

Conectați Filedoc la orice scaner și scanați toate documentele pe hârtie pe care le-ați primit.
Filedoc vă permite să scanați documente individual sau în loturi utilizând coduri de bare care funcționează ca separatori de documente.
Câmpurile de completat sunt complet personalizabile după tipul de document sau formular.

Pe lângă metadatele structurate, Filedoc creează index cu textul integral al fiecărui document pentru efectuarea căutărilor. Căutările pot fi efectuate prin combinarea metadatelor cu cuvinte cheie conținute în document.

Puteți utiliza date din alte aplicații pentru a popula metadatele unui document, pentru a asigura o clasificare consecventă a documentelor.

Folosind formulare web personalizabile puteți accelera colectarea datelor.

Vezi mai multe

Filedoc recunoaște mai multe tipuri de coduri de bare diferite, extrage informațiile și le folosește pentru indexarea documentelor. Codul QR din facturi oferă posibilitatea de clasificare automată în Filedoc.

Vezi mai multe

Funcționalitatea vă permite să trageți rapid fișiere dintr-un folder Windows în Filedoc, să partajați și să protejați informații sau să începeți un flux de lucru.

Pluginul pentru Outlook permite să înregistrați e-mailuri fără a părăsi Outlook.
E-mailurile sunt salvate în formatul lor original împreună cu fișierele atașate.

Vezi mai multe

Metadatele din Filedoc pot fi utilizate de sistemul dvs. de contabilitate sau ERP, permițând preluările automate.

Utilizați ștampile digitale pe document fără a modifica documentele originale. Tipăriți pe documentul de hârtie numărul unic pe care Filedoc îl atribuie fiecărui document.

Șabloanele Office sunt disponibile în Filedoc, asigurând astfel standardizarea documentelor. Filedoc, prin conceptul “bookmarks”, completează automat câmpurile din interiorul șablonului.

Creați apoi salvați automat modificările aduse documentelor ca o versiune nouă și păstrați întotdeauna istoria documentelor.

Utilizați orice semnătură electronică de la un furnizor de certificate digitale. Semnează orice tip de document (cum ar fi contracte sau facturi) cu o semnătură electronică recunoscută legal.

Vezi mai multe

Combinați metadatele din documentele indexate cu cuvinte cheie și găsiți informațiile de care aveți nevoie în câteva secunde.

Controlați accesul utilizatorilor la documente și metadate și ce pot edita, exporta, modifica și elimina.

Managementul (gestionarea) Accesului
Protecția și securitatea informațiilor

Monitorizați sarcinile care sunt în așteptarea executării, controlați termenele limită și accesați rapid sarcinile restante.

Vezi mai multe

Dacă doriți să gestionați toate informațiile de la diverse companii dintr-un grup de afaceri într-un singur depozit, fie cu management centralizat, fie cu management descentralizat, veți găsi în funcționalitatea multi-companii posibilitatea de a gestiona documente și procese într-un mod integrat pentru toate.

Acest modul vă permite să simplificați întregul proces inerent gestionării diferitelor tipuri de reuniuni, de la programare, la gestionarea deliberărilor pe fiecare dintre problemele abordate și până la semnarea electronică a procesului-verbal al reuniunii.

După încheierea reuniunii, procesul-verbal se supune spre aprobare și se distribuie diferiților participanți.
Este garantată trasabilitatea documentelor discutate în cadrul fiecărei reuniuni, precum și înregistrarea deliberărilor luate cu privire la fiecare dintre punctele abordate.

Gestionare Fluxuri de Lucru

Automatizați sarcinile manuale repetitive și sarcinile organizaționale care pot varia de la simple notificări și aprobări până la procese mai complexe, pe mai multe niveluri.

Vezi mai multe

Controlați și optimizați procesele organizației dvs. prin crearea de fluxuri de lucru automatizate, într-o interfață simplă și intuitivă.

Vezi mai multes

Definiți în detaliu ce ar trebui să se întâmple în fiecare pas al fluxului de lucru atunci când apar anumite situații sau excepții. Aceste reguli se bazează pe câmpuri personalizabile, permițând capabilități nelimitate.

Vezi mai multe

Funcționalitatea vă permite să setați date pentru finalizarea sarcinilor, aprobarea documentelor sau reînnoirea contractelor.

Vezi mai multe

Vizualizați toți pașii procesului în timp real, ce pași sunt deja finalizați și care sunt încă în lucru – se pot lua măsuri din timp, dacă este necesar.

Vezi mai multe

Aveți întotdeauna acces la informații actualizate despre starea unui anumit process, de oriunde. Efectuați sarcini de pe orice dispozitiv, într-o manieră sigură.

Vezi mai multe

Actualizați datele și starea unui anumit document sau proces în ERP-ul dvs., pentru o imagine de ansamblu integrată și mai agilă a procesului.

Accesați indicatorii de performanță în timp real.