Caracteristici principale
Filedoc este o platformă care vă permite să scanați, să indexați, să procesați și să utilizați informațiile existente în întreaga organizație.
Echipele devin mai eficiente, fluxurile de lucru sunt dematerializate și automatizate, iar datele dumneavoastră sunt acum protejate într-un fișier securizat, centralizat.
Stocați toate informațiile într-un singur loc, indiferent de formatul sau originea documentului.
Managementul Informației
Tehnologia Filedoc bazată pe inteligență artificială revizuiește conținutul e-mailului și sugerează indexarea automată a acestuia, ducând la creșteri semnificative de eficiență operațională. Alternativ, este posibil să setați reguli predefinite care să permită sistemului să indexeze automat e-mailurile.
Fotografiați, clasificați și arhivați documente cu aplicația Filedoc. Urmați pașii fluxurilor de lucru chiar și atunci când nu sunteți la birou.
Conectați Filedoc la orice scaner și scanați toate documentele pe hârtie pe care le-ați primit.
Filedoc vă permite să scanați documente individual sau în loturi utilizând coduri de bare care funcționează ca separatori de documente.
Câmpurile de completat sunt complet personalizabile după tipul de document sau formular.
Pe lângă metadatele structurate, Filedoc creează index cu textul integral al fiecărui document pentru efectuarea căutărilor. Căutările pot fi efectuate prin combinarea metadatelor cu cuvinte cheie conținute în document.
Puteți utiliza date din alte aplicații pentru a popula metadatele unui document, pentru a asigura o clasificare consecventă a documentelor.
Folosind formulare web personalizabile puteți accelera colectarea datelor.
Filedoc recunoaște mai multe tipuri de coduri de bare diferite, extrage informațiile și le folosește pentru indexarea documentelor. Codul QR din facturi oferă posibilitatea de clasificare automată în Filedoc.
Funcționalitatea vă permite să trageți rapid fișiere dintr-un folder Windows în Filedoc, să partajați și să protejați informații sau să începeți un flux de lucru.
Pluginul pentru Outlook permite să înregistrați e-mailuri fără a părăsi Outlook.
E-mailurile sunt salvate în formatul lor original împreună cu fișierele atașate.
Metadatele din Filedoc pot fi utilizate de sistemul dvs. de contabilitate sau ERP, permițând preluările automate.
Utilizați ștampile digitale pe document fără a modifica documentele originale. Tipăriți pe documentul de hârtie numărul unic pe care Filedoc îl atribuie fiecărui document.
Șabloanele Office sunt disponibile în Filedoc, asigurând astfel standardizarea documentelor. Filedoc, prin conceptul “bookmarks”, completează automat câmpurile din interiorul șablonului.
Creați apoi salvați automat modificările aduse documentelor ca o versiune nouă și păstrați întotdeauna istoria documentelor.
Utilizați orice semnătură electronică de la un furnizor de certificate digitale. Semnează orice tip de document (cum ar fi contracte sau facturi) cu o semnătură electronică recunoscută legal.
Combinați metadatele din documentele indexate cu cuvinte cheie și găsiți informațiile de care aveți nevoie în câteva secunde.
Controlați accesul utilizatorilor la documente și metadate și ce pot edita, exporta, modifica și elimina.
Managementul (gestionarea) Accesului
Protecția și securitatea informațiilor
Monitorizați sarcinile care sunt în așteptarea executării, controlați termenele limită și accesați rapid sarcinile restante.
Dacă doriți să gestionați toate informațiile de la diverse companii dintr-un grup de afaceri într-un singur depozit, fie cu management centralizat, fie cu management descentralizat, veți găsi în funcționalitatea multi-companii posibilitatea de a gestiona documente și procese într-un mod integrat pentru toate.
Acest modul vă permite să simplificați întregul proces inerent gestionării diferitelor tipuri de reuniuni, de la programare, la gestionarea deliberărilor pe fiecare dintre problemele abordate și până la semnarea electronică a procesului-verbal al reuniunii.
După încheierea reuniunii, procesul-verbal se supune spre aprobare și se distribuie diferiților participanți.
Este garantată trasabilitatea documentelor discutate în cadrul fiecărei reuniuni, precum și înregistrarea deliberărilor luate cu privire la fiecare dintre punctele abordate.
Gestionare Fluxuri de Lucru
Automatizați sarcinile manuale repetitive și sarcinile organizaționale care pot varia de la simple notificări și aprobări până la procese mai complexe, pe mai multe niveluri.
Controlați și optimizați procesele organizației dvs. prin crearea de fluxuri de lucru automatizate, într-o interfață simplă și intuitivă.
Definiți în detaliu ce ar trebui să se întâmple în fiecare pas al fluxului de lucru atunci când apar anumite situații sau excepții. Aceste reguli se bazează pe câmpuri personalizabile, permițând capabilități nelimitate.
Funcționalitatea vă permite să setați date pentru finalizarea sarcinilor, aprobarea documentelor sau reînnoirea contractelor.
Vizualizați toți pașii procesului în timp real, ce pași sunt deja finalizați și care sunt încă în lucru – se pot lua măsuri din timp, dacă este necesar.
Aveți întotdeauna acces la informații actualizate despre starea unui anumit process, de oriunde. Efectuați sarcini de pe orice dispozitiv, într-o manieră sigură.
Actualizați datele și starea unui anumit document sau proces în ERP-ul dvs., pentru o imagine de ansamblu integrată și mai agilă a procesului.
Accesați indicatorii de performanță în timp real.
Întrebări frecvente despre funcționalitățile Filedoc
Răspunsuri la cele mai frecvente întrebări despre principalele funcționalități ale Filedoc, inclusiv gestionarea documentelor și e-mailurilor, căutare, versionare, rapoarte și administrarea multi-companie.
Scanarea documentelor în Filedoc transformă documentele pe hârtie în înregistrări electronice clasificate și ușor de căutat. Soluția se poate integra cu scanere și acceptă atât scanarea individuală, cât și scanarea în lot, utilizând coduri de bare pentru separarea și identificarea documentelor. După captură, documentele pot fi înregistrate, asociate proceselor, direcționate către workflow-uri sau prelucrate prin OCR și procesare inteligentă a documentelor. Această abordare reduce arhivarea fizică, accelerează fluxul documentelor și îmbunătățește trasabilitatea încă din momentul în care documentul intră în organizație.
Da. Filedoc ajută la standardizarea modelelor și șabloanelor de documente, în special pentru documentele interne și cele emise de organizație. Șabloanele pot utiliza marcatori Microsoft Word pentru a completa automat informații provenite din Filedoc sau din integrări, precum entitatea, data, referința, destinatarul, funcția sau câmpurile procesului. Acest lucru reduce erorile de introducere a datelor, accelerează crearea documentelor și asigură consistență atât din punct de vedere vizual, cât și al conținutului. Soluția este ideală pentru contracte, scrisori, oferte, procese-verbale, rapoarte și documente din sistemele de management al calității.
Da. Filedoc include funcționalități de control al versiunilor, permițând păstrarea istoricului modificărilor documentelor și anexelor. La fiecare actualizare a unui fișier poate fi creată o versiune nouă, asociată cu informații precum data, autorul și starea documentului. Astfel, utilizatorii pot consulta versiunile anterioare, recupera conținutul, evita confuziile privind versiunea curentă și audita modificările relevante. În organizațiile care gestionează contracte, oferte, standarde, procese-verbale sau documentație tehnică, versionarea este esențială pentru securitatea informațiilor și calitatea documentelor.
Filedoc permite înregistrarea unei game variate de conținut organizațional, inclusiv documente pe hârtie scanate, fișiere PDF, documente Microsoft Office, imagini, e-mailuri, atașamente, formulare, documente interne, documente de intrare și ieșire, precum și procese. Fișierele pot fi preluate prin scanare, drag-and-drop, integrare cu e-mailul, pluginuri Microsoft Office, formulare electronice sau integrare cu alte sisteme. După înregistrare, acestea sunt clasificate prin metadate, protejate prin permisiuni și disponibile pentru căutare, workflow-uri, asociere cu procese și arhivare.
Da. Filedoc oferă rapoarte și indicatori privind documentele, procesele, circulațiile, workflow-urile, sarcinile, scanările, calitatea, arhivarea și alți indicatori operaționali. Aceste rapoarte ajută organizațiile să analizeze volumele procesate, timpii de execuție, sarcinile restante, întârzierile, eficiența workflow-urilor și respectarea termenelor. Pentru echipele de management, aceste informații sunt esențiale pentru identificarea blocajelor, optimizarea regulilor, echilibrarea volumului de lucru și măsurarea îmbunătățirilor obținute prin digitalizarea proceselor. Valoarea rapoartelor crește atunci când indicatorii sunt corelați cu obiective operaționale concrete.
Da. Filedoc oferă suport pentru administrarea multi-company, permițând grupurilor de companii să centralizeze documentele și procesele mai multor entități într-un singur mediu, păstrând în același timp identificarea, regulile și organizarea specifice fiecărei companii. Această funcționalitate este deosebit de utilă pentru grupurile cu servicii partajate, departamente financiare centralizate sau echipe care lucrează pentru mai multe entități juridice. Soluția reduce duplicarea sistemelor, standardizează procesele și îmbunătățește vizibilitatea la nivel de grup, menținând separarea accesului, a metadatelor și a clasificării în funcție de structura fiecărei organizații.
Da. Filedoc include funcționalități dedicate managementului ședințelor, care facilitează planificarea, gestionarea agendelor, întocmirea proceselor-verbale, administrarea punctelor de pe ordinea de zi, hotărârilor, voturilor, anexelor și circulației deciziilor. Documentele asociate pot fi legate de agendă sau de procesul-verbal, asigurând context și trasabilitate. Procesele-verbale pot urma un workflow de revizuire, aprobare și semnare, iar hotărârile pot fi distribuite destinatarilor desemnați. Acest modul este deosebit de util pentru instituții publice, organe de conducere, consilii și organizații care au cerințe ridicate privind transparența și păstrarea dovezilor.
Filedoc facilitează gestionarea documentelor, e-mailurilor și workflow-urilor prin asocierea fiecărei informații cu procesul corespunzător. Un e-mail primit poate fi înregistrat ca document, anexele sale pot fi legate de înregistrarea aferentă, iar documentul poate declanșa automat un circuit de aprobare, o sarcină sau un workflow. Astfel, mesajele izolate sunt transformate în informații structurate și ușor de căutat. Pentru echipe, principalul avantaj este că documentele, deciziile, comentariile, anexele, stările și istoricul sunt disponibile într-un singur loc, fără dependență de căsuțele poștale individuale.
Filedoc reunește într-o singură platformă gestionarea documentelor, gestionarea e-mailurilor, workflow-uri, sarcini în așteptare, scanare, OCR, procesare inteligentă a documentelor, căutare după conținut și metadate, formulare electronice, semnătură electronică, controlul versiunilor, gestionarea permisiunilor, rapoarte, arhivare și integrări. Principalul avantaj constă în combinarea tuturor acestor capabilități într-un flux unitar de informații, în locul utilizării unor instrumente separate. Astfel, un document poate fi capturat, clasificat, căutat, aprobat, semnat, integrat, arhivat și auditat în cadrul unui ecosistem complet și coerent.
Cuprins
Solicitați o demonstrație
<!–
Solicitați o Demonstrație
Obțineți o demonstrație gratuită și începeți transformarea digitală a organizației dvs.
–>