Gestionarea documentelor pentru HR

Departamentul de Resurse Umane gestionează zilnic un volum semnificativ de date sensibile și documente — CV-uri, contracte, acte adiționale, evaluări, adeverințe, fișe de instruire, formulare interne, corespondență și multe altele.
Atunci când aceste informații sunt dispersate între e-mailuri, foldere locale, aplicații izolate sau dosare fizice, procesele devin lente, riscante și dificil de auditat.

Filedoc centralizează și automatizează întreaga documentație HR, asigurând securitate, conformitate și eficiență în toate procesele.

Provocări frecvente în HR

• Documente dispersate și lipsa unei surse unice de adevăr.
• Procese manuale lente: concedii, absențe, onboarding, evaluări.
• Dificultăți în regăsirea rapidă a documentelor sensibile.
• Lipsa controlului asupra termenelor (training, certificări, valabilități).
• Risc de neconformitate cu GDPR.
• Lipsa unui istoric complet al angajatului.
• Necesitatea automatizării sarcinilor repetitive.

Cum sprijină Filedoc activitatea HR

1. Recrutare și selecție

• Centralizarea CV-urilor, portofoliilor și corespondenței cu candidații.
• Căutare rapidă după competențe, experiență, studii.
• Distribuire controlată către manageri.
• Workflow cu înregistrarea deciziilor.

2. Onboarding și integrare

• Fluxuri automate pentru noii angajați.
• Transmiterea documentelor obligatorii.
• Colectarea electronică a documentelor necesare.
• Liste de verificare pentru onboarding.

3. Concedii, absențe, prezență

• Cereri digitale pentru concedii, delegații, absențe.
• Aprobări automate sau manuale.
• Integrare cu sistemele de pontaj.
• Istoric complet pentru HR și manageri.

4. Cheltuieli și deplasări

• Transmiterea digitală a chitanțelor.
• Validare după valoare, tipul cheltuielii, centru de cost.
• Integrare cu ERP.
• Reducerea erorilor și eliminarea pierderilor de documente.

5. Evaluări periodice

• Registre complete ale întâlnirilor și evaluărilor.
• Documentarea obiectivelor și feedback-ului.
• Alertare automată pentru ciclurile de evaluare.

6. Instruire și certificări

• Gestionarea sesiunilor de training și a documentelor aferente.
• Controlul valabilității certificărilor.
• Notificări automate pentru reînnoiri.
• Istoric complet de instruire.

7. Contracte și dosare de personal

• Gestionarea întregului ciclu de viață al contractului.
• Alerte pentru termene, expirări și reînnoiri.
• Versiuni și modificări înregistrate automat.
• Integrare cu semnătura electronică.

8. Conformitate și securitate (GDPR)

• Acces bazat pe roluri și permisiuni.
• Loguri complete ale accesului și modificărilor.
• Anonimizare când este necesar.
• Arhivare digitală certificată.