Arhivare sigură a documentelor
Este esențial pentru orice organizație să asigure un sistem de arhivare sigur, capabil să protejeze și să păstreze documente critice — de la documente financiare și comerciale la fișe de personal, contracte, informații confidențiale și toate celelalte date strategice.
Pentru a garanta integritatea informațiilor, este necesar un depozit structurat, securizat și cu acces strict controlat, prevenind pierderile, modificările neautorizate sau compromiterea datelor.
Digitalizarea și stocarea în arhiva digitală protejată elimină dependența de hârtie și toate riscurile asociate.
Fără teancuri de documente, pierderi, imprimări inutile sau necesitatea unui spațiu fizic, organizația câștigă în eficiență, securitate și sustenabilitate.
Informațiile devin accesibile, căutabile și protejate.
Cu un singur depozit central și un sistem coerent de catalogare, toate informațiile relevante sunt imediat disponibile pentru auditurile interne sau externe.
Căutările rapide, metadatele consistente și istoricul complet facilitează pregătirea și verificarea conformității.
Stocarea corectă și sigură a documentelor, împreună cu proceduri uniforme, simplifică respectarea cerințelor legale, normelor industriale și politicilor interne.
Acolo unde este necesar — cum ar fi documentele fiscale — arhivarea certificată garantează validitate legală completă.
Dezastre naturale, atacuri informatice sau defecțiuni tehnice pot afecta grav organizațiile dependente de arhive fizice.
O arhivă digitală sigură este baza unui plan solid de recuperare în caz de dezastru, reducând impactul incidentelor și permițând reluarea rapidă a activității.
Filedoc este conceput ca un depozit scalabil și fiabil, capabil să arhiveze toate tipurile de conținut — documente digitalizate, PDF-uri, e-mailuri, fișiere Office, imagini și alte formate compatibile.
Comunicarea se realizează prin HTTPS, iar documentele pot fi criptate.
Gestionarea detaliată a accesului și a permisiunilor garantează că fiecare utilizator vede doar informațiile pentru care este autorizat.
Filedoc folosește centre de date Microsoft Azure din UE și SUA, atât în infrastructuri partajate, cât și dedicate.
Este posibilă replicarea geografică și redundanța, asigurând protecția completă a datelor.
- crearea documentelor,
- versiuni noi,
- adnotări,
- modificări ale câmpurilor,
- aprobări și respingeri,
- pașii workflow-ului.
Filedoc respectă integral GDPR — protecția datelor personale, controale stricte ale accesului, politici de retenție și mecanisme de anonimizare.
Confidențialitatea și integritatea datelor sunt garantate în toate etapele.
Întrebări frecvente despre retenția și arhivarea documentelor
Găsiți răspunsuri la cele mai frecvente întrebări despre perioadele de retenție, păstrarea documentelor, arhivarea electronică, eliminarea controlată și gestionarea ciclului de viață al documentelor.
Arhivarea digitală se concentrează pe păstrarea, consultarea și conservarea documentelor în format electronic. Managementul documentelor are un domeniu de aplicare mai larg și include capturarea, clasificarea, căutarea, controlul accesului, gestionarea versiunilor, workflow-urile, termenele, retenția și integrarea documentelor în procesele organizației. Arhivarea digitală reprezintă o componentă a managementului documentelor, însă nu acoperă întregul ciclu de viață al acestora. Cele două trebuie să funcționeze împreună pentru a asigura păstrarea informațiilor și accesul la acestea pe termen lung.
Arhivarea electronică cu valoare legală reprezintă păstrarea documentelor în format electronic, cu respectarea cerințelor privind integritatea, autenticitatea, lizibilitatea, trasabilitatea și conservarea pe termen lung. Aceasta poate include utilizarea formatelor precum PDF/A, controlul accesului, istoricul acțiunilor, reguli de retenție și mecanisme de verificare a integrității documentelor. Valabilitatea juridică depinde de cerințele tehnice, procedurile aplicabile și cadrul legislativ în vigoare.
Filedoc sprijină arhivarea digitală prin funcționalități precum digitalizarea documentelor, organizarea informațiilor, căutarea avansată, păstrarea pe termen lung, suportul pentru formatul PDF/A, identificarea documentelor și mecanismele de protejare a integrității atunci când acestea sunt configurate corespunzător. Soluția permite păstrarea documentelor electronice într-un mod sigur, oferind acces rapid și reproducerea fidelă a informațiilor. Deoarece cerințele privind arhivarea pot varia în funcție de legislație și de politicile organizației, configurarea trebuie realizată în conformitate cu reglementările și procedurile aplicabile.
Da. Filedoc permite administrarea perioadelor de retenție prin asocierea documentelor cu politici de păstrare, etape de arhivare, responsabili, locații fizice sau digitale și destinația finală a documentelor. Atunci când un document ajunge la termenul sau etapa stabilită, sistemul poate gestiona notificări, schimbarea fazei de arhivare, distrugerea securizată sau arhivarea permanentă, în funcție de regulile configurate. Această funcționalitate contribuie la conformitate, reducerea riscurilor, controlul arhivei și eliminarea trasabilă a informațiilor care nu mai trebuie păstrate.
Cuprins
Solicitați o demonstrație
<!–
Solicitați o Demonstrație
Obțineți o demonstrație gratuită și începeți transformarea digitală a organizației dvs.
–>