Arquivo Seguro de documentos
É fundamental para qualquer organização ter um arquivo seguro de documentos.
Documentos financeiros e comerciais, informação dos funcionários, contratos, informação confidencial e outros requerem um repositório organizado e seguro que proteja o que não deve ser perdido, comprometido ou acedido indevidamente.
A informação digitalizada e armazenada num arquivo digital protegido significa que não há mais papel nas secretárias, não há mais documentos perdidos, impressões desnecessárias e necessidade de espaço físico para arquivo.
O arquivo seguro de documentos significa que a informação está num repositório único, organizada, catalogada e acessível para consulta em auditorias.
As normas são concebidas para proteger pessoas e empresas. Quando os documentos estão organizados, seguros e certificados, é fácil garantir a conformidade com as politicas da empresa.
Um desastre natural ou um ataque informático podem destruir organizações mal preparadas. O arquivo seguro apoia os seus processos de recuperação de desastres minimizando o seu impacto nas organizações.
O Filedoc arquiva e armazena os seus documentos e assegura que seja possível efetuar pesquisas sobre essa informação.
Armazena os documentos digitalizados, PDFs, e-mail, ficheiros Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), imagens ou qualquer outro formato.
A comunicação de dados é feita através de HTTPS, e os documentos podem ser encriptados. Um sistema poderoso e flexível garante a gestão de acessos aos documentos e a confidencialidade dos mesmos.
A Filedoc utiliza datacenters partilhados ou dedicados na UE e nos EUA baseados em Microsoft Azure com replicação de dados e redundância fora da sua região. A informação nunca é perdida, e a recuperação de desastres é simples e rápida.
Cada criação, versão e anotação de documentos ou alteração de dados num campo é registada garantindo a rastreabilidade total. Todas as atividades de um workflow são registados e guardadas como histórico, permitindo a sua consulta a qualquer momento.
A auditoria nunca foi tão rápida e completa.
O Filedoc está em conformidade com o RGDP, ou Regulamento Geral de Proteção de Dados para o cumprimento das regras e normas europeias relacionadas com a privacidade e a gestão dos dados.
A indexação assegura que os documentos são organizados com critério de forma uniforme, sem falta de dados e pesquisáveis sempre que necessário.
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