Arquivo seguro de documentos

A digitalização e o armazenamento em arquivo digital protegido eliminam a dependência do papel e todos os riscos e custos inerentes.
Sem pilhas de documentos em secretárias, sem extravios, sem impressões desnecessárias e sem necessidade de espaço físico para arquivo, a organização ganha em eficiência, segurança e sustentabilidade.
A informação passa a estar sempre acessível, pesquisável e protegida.

Com um repositório único, centralizado e devidamente catalogado, toda a informação relevante fica imediatamente disponível para auditorias internas ou externas.
Pesquisas rápidas, metadados consistentes e histórico completo facilitam a preparação e apresentação de evidências, reduzindo o tempo e os recursos necessários para cumprir exigências regulamentares ou certificações.

Quando os documentos são armazenados de forma segura, com critérios uniformes e processos consistentes, torna-se simples assegurar conformidade com políticas internas, normas industriais e requisitos legais nacionais e internacionais.
Onde aplicável — como no arquivo de documentos fiscais — a certificação e a integridade digital garantem total validade legal.

Catástrofes naturais, falhas de infraestrutura ou ataques informáticos podem comprometer organizações que dependem de arquivos físicos ou sistemas fragmentados.
Um arquivo seguro e digital é a base de um plano de recuperação de desastres robusto, reduzindo drasticamente o impacto de incidentes e permitindo repor a operação rapidamente, com total segurança da informação.

O Filedoc é concebido para ser um repositório fiável e escalável, permitindo arquivar todo o tipo de conteúdos — documentos digitalizados, PDFs, emails, ficheiros Microsoft Office, imagens e outros formatos compatíveis.
A comunicação é realizada através de HTTPS e os documentos podem ser encriptados, garantindo confidencialidade total.
A gestão detalhada de acessos, perfis e permissões assegura que cada utilizador apenas vê a informação para a qual está autorizado.

A Filedoc utiliza datacenters baseados na Microsoft Azure, na UE e nos EUA, em infraestruturas partilhadas ou dedicadas.
É possível configurar replicação e redundância geográfica, garantindo que a informação nunca se perde e que a recuperação em caso de desastre é rápida e eficaz.

Cada ação é registada:

• criação de documentos,
• novas versões,
• anotações,
• alterações de campos,
• aprovações e rejeições,
• passos de workflow.

Este histórico consultável garante total rastreabilidade e auditoria integral de todo o ciclo de vida documental.

O Filedoc cumpre integralmente o RGPD, assegurando a proteção de dados pessoais, controlos rigorosos de acesso, políticas de retenção definidas e mecanismos de anonimização quando necessário.
A confidencialidade, integridade e privacidade da informação são garantidas em todas as fases.