Gestão do Workflow
Os workflows são utilizados para automatizar e desmaterializar os processos das organizações.
Um workflow determina quem executa o quê, como e quando.
Os workflows têm um ponto de partida definido e são constituídos por várias etapas que podem ou não exigir decisões ou aprovações de humanos.
O que é um sistema de worfklow?
Um sistema de workflow serve para desmaterializar, planear, gerir e monitorizar um conjunto de etapas que constituem um determinado processo.
O Filedoc disponibiliza ferramentas que permitem criar e editar workflows, modelar e automatizar processos, sem conhecimentos de programação.
Quais os benefícios dos sistemas de workflow para as empresas?
Embora atualmente se viva num mundo digital, existem várias organizações que têm os seus processos de negócio assentes em tarefas manuais e repetitivas, o que diminui a eficiência dos serviços.
Os recursos das empresas gastam inúmeras horas a manusear informação em papel, informação não estruturada e sem mecanismos de Automação. Além do custo e ineficiência que representa para as organizações, este método de trabalho fomenta o aparecimento de erros, exceções e situações de não “compliance”.
Melhorar a eficácia com a automatização de processos
A transformação digital não pode ser concluída sem uma automatização de processos. Capturar, indexar, encaminhar e arquivar informação com segurança através de sistemas integrados dever ser o objetivo de modernização de todas as organizações.
Vantagens dos sistemas de workflow
Criando workflows configuráveis ou ad-hoc, aumentado a capacidade de gestão da informação com os recursos existentes.
Através da implementação de regras e normas standard que garantem o controlo sobre a informação crítica do negócio e que identificam exceções ou não conformidades, permitindo uma resposta rápida.
O aumento da eficiência provocados pela inovação de novos métodos de trabalho contribui para um aumento do crescimento, rendimento e lucro.
Exemplos de processos
As oportunidades para a automatização de processos estão presentes em praticamente todos os contextos empresariais. Alguns processos nas áreas financeiras e recursos humanos são particularmente mais propícios a tarefas repetitivas e com introdução manual de dados e estando maduros para a automatização.
Alguns exemplos de automatização em funcionamento:
- Captura de documentos em papel, ou registo das faturas rececionadas digitalmente
- Indexação dos documentos sem introdução manual de dados
- Encaminhamento e aprovação mediante centros de custos, valor, ordens de compra e outras variáveis
- Integração dos documentos financeiros no ERP’s como o Primavera, SAP, PHC, SAGE ou outros.
Períodos de retenção
Implementa automaticamente políticas de retenção de informação a documentos com base em metadados, indicando onde está arquivado e se está marcado para destruição.
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