Como uma das principais operadoras de Serviços Integrados de Logística e Transportes, a empresa Santos & Vale lida diariamente com informação e documentação resultante de mais de 7500 entregas no mercado Ibérico, através de uma rede de distribuição de 500 viaturas e de 1200 colaboradores distribuídos por 19 plataformas operacionais, informação essa que a empresa tem de processar de forma rápida e eficiente na persecução dos seus negócios.
Para este novo projecto, adotou uma solução de workflow integrada com captura de informação a partir do QRCODE e integração com o seu ERP Primavera, com vista a desmaterializar e automatizar a gestão do processo de aprovação de faturas de fornecedores, incluindo o tratamento de documentos financeiros como faturas, notas de crédito e débito.
Os principais ganhos que visou obter foram definidos pela Administração:
- Maior eficiência, produtividade e otimização dos recursos internos, libertando-os para tarefas de maior valor acrescentado e estratégico
- Automatização de processos, garantindo que fossem cumpridas as diretrizes estabelecidas pela empresa e permitindo uma maior agilidade na organização interna da atividade
- Implementação de controlos que diminuíssem o erro humano na contabilização de documentos financeiros
- Facilidade na pesquisa de documentos e obtenção de reportes/relatórios, possibilitando também um maior controlo sobre a informação e o estado atual do processo
O projecto em si delineou um conjunto de escolhas e modificações nos seus processos empresariais, pré-requisito para a implementação de uma solução com sucesso bem adaptada ao seu modelo de negócio:
- Para além da identificação do fornecedor através da informação do NIF do emitente, dados como a data, identificação única do documento e valor total são indexados automaticamente, a partir da leitura do QRCODE que consta na fatura emitida pelo fornecedor.
- Na contabilização do documento, aquando da escolha do artigo, campos como a descrição, quantidade e preço unitário são preenchidos automaticamente, de acordo com as associações previamente identificadas e mapeadas.
- Através de um mecanismo do Filedoc, é calculada a diferença entre o valor total das linhas de artigos contabilizadas e o valor total do documento, obtido a partir do QRCODE, alertando o utilizador para um possível erro de contabilização.
- A identificação de campos a partir de informação do QRCODE assim como os automatismos existentes no lançamento de artigos e contabilização dos documentos financeiros diminui significativamente a alocação de tempo dos colaboradores a estas tarefas, libertando-os para a realização de outras funções.
Naturalmente que a obtenção de sinergias com o software empresarial ERP Primavera instalado seria um valor acrescentado muito forte a implementar:
- O responsável pelo registo do documento tem ao seu dispor mais que uma opção de escolha relativa ao workflow, podendo optar por um fluxo de aprovação e contabilização do documento manual ou contabilização/integração direta no Primavera. Deste modo, documentos que não carecem de aprovação são automaticamente contabilizados e integrados no Primavera.
- Sempre que o workflow de aprovação avança, o documento é atualizado, e é possível identificar rapidamente em que fase do fluxo se encontra o documento, relativamente a: devolução ao fornecedor, envio do documento para administração, aprovação pela administração, contabilização do documento, integração do documento no Primavera e estado de pagamento. Deste modo, de forma fácil e rápida é possível fazer uma pesquisa por todos os documentos que aguardam em que cada uma das etapas, nomeadamente os documentos que já estão contabilizados e aprovados, mas aguardam pagamento.
O resultado do projeto na Santos & Vale foi plenamente atingido, com plena satisfação da sua Administração, tendo sido um contributo muito positivo para a eficiência dos seus negócios.
A satisfação dos colaboradores da Santos & Vale com a facilidade de uso do sistema revelou-se muito elevada, e para a qual contribuiu também a possibilidade de, através da implementação de um fluxo de aprovação das faturas de fornecedores e prazos de resposta associados, ser agora possível controlar estrangulamentos no processo e atrasos no mesmo, bem como obter informações sobre o desempenho de colaboradores/departamentos.