Muitos dos assuntos, devido ao tema sensível, tinham que ser entregues em mão, o que significava ainda mais tempo, pois as pessoas tinham que estar disponíveis, por vezes até causando filas à porta dos comandantes.
A GNR fez um pedido à Filedoc de fazer um protótipo. O objectivo era validar o software num pequeno departamento de 10 pessoas. Rapidamente a equipa de projeto implementou com sucesso o piloto, que foi validado e faseadamente foi-se expandido para os restantes departamentos e áreas geográficas.
Uma vez que o sistema é simples e responde com eficiência, não é necessário uma grande equipe de manutenção da aplicação. A prova disso é que o próprio departamento, através de key users, deu a formação à restante força.
Agora, ninguém espera por ninguém, os processos são todos digitais, a eficiência e eficácia de processos é infinitamente superior. Alguns assuntos são quase automáticos, com prioridades e prazos na aplicação. Durante a pandemia funcionou muito bem com uma VPN, e permitiu que trabalhassem remotamente da mesma forma que presencial. O que seria impossível nos processos anteriores.
Foi uma mudança de processos e não só de software.