Maturidade das organizações na desmaterialização de processos

A maturidade das organizações na desmaterialização de processos refere-se ao nível de adoção e integração de soluções digitais que eliminam o uso de papel e tornam os processos mais ágeis, eficientes e transparentes. A desmaterialização envolve a transformação de processos tradicionais, baseados em papel, para formatos digitais, o que implica a implementação de tecnologias como a digitalização de documentos, automação de fluxos de trabalho e o uso de assinaturas digitais.

Nível Inicial

A organização depende fortemente de processos manuais e baseados em papel.
Há pouca ou nenhuma padronização, e as iniciativas de desmaterialização são esporádicas e limitadas a departamentos isolados.

Nível Básico

A digitalização começa a ser implementada, em resposta a necessidades específicas ou requisitos legais.
Não existe um repositório centralizado com toda a informação da organização:

• Documentos que chegam em papel
• Documento que são produzidos para fora ou internamente
• Emails
• Ficheiros

Nível Intermédio

A organização adota tecnologias para a gestão da informação. Uso de documentos em papel é reduzido significativamente.
As soluções digitais estão mais integradas e a colaboração entre diferentes departamentos torna-se mais eficaz.

• Registo de todos os conteúdos da empresa
• Repositório / arquivo centralizado com toda a informação
• Informação catalogada / estruturada
• Possibilidade de acesso à informação de locais fisicamente distantes
• A informação já circula ad hoc através do software de gestão documental
• Possibilidade de utilização de assinaturas digitais

Nível Avançado

Total dependência de processos digitais; cultura organizacional que favorece a inovação e a eficiência.
A organização atinge uma fase de integração total, com processos completamente desmaterializados e otimizados.

• Automação dos processos com recurso ao motor de workflow
• Adoção de soluções de IDP: Intelligent Document Processing
• Sistemas como ERPs, portal instituicional e outras plataformas estão totalmente integrados, permitindo fluxos de trabalho digitais, análises em tempo real e melhor tomada de decisão
• Gestão do risco e compliance
• Avaliação da eficiência dos processos e sua otimização

Nível Inovador

A organização não só eliminou o uso de papel, mas também utiliza a transformação digital como uma vantagem competitiva.
Utilização de tecnologias como a inteligência artificial, big data e Business Intelligence são usadas para prever tendências, automatizar processos complexos e criar novos modelos de negócio.

Benefícios

• Controlo sobre a informação
• Maior eficiência operacional
• Mais produtividade
• Redução de custos
• Segurança da informação
• Garantia de “compliance” e gestão do risco
• Avaliar a eficiência dos processos