Gestão de documentos em Recursos Humanos

Um software de gestão documental como o Filedoc centraliza todos os registos de colaboradores num repositório seguro, estruturado e facilmente acessível, garantindo controlo, conformidade e eficiência em todo o ciclo de vida dos processos de RH.

Desafios na gestão de processos de Recursos Humanos

• Documentação laboral dispersa e desorganizada
• Processos manuais lentos (férias, ausências, admissões)
• Dificuldade em localizar informação sensível rapidamente
• Falta de controlo de prazos (renovações, exames médicos, certificados)
• Riscos legais associados ao RGPD e à proteção de dados pessoais
• Falta de histórico consolidado do colaborador
• Necessidade crescente de automatizar tarefas repetitivas

Como o Filedoc apoia a gestão de documentos e processos de RH

O Filedoc permite digitalizar, organizar e automatizar todas as áreas de RH, garantindo maior eficiência e melhor experiência para colaboradores e gestores.

1. Recrutamento e seleção

• Armazenamento centralizado de CVs, portfolios e emails de candidatura
• Pesquisa rápida de candidatos por competências, formação ou experiência
• Partilha imediata de perfis entre decisores
• Workflows de validação e seleção com histórico de decisões

2. Onboarding e integração

• Criação automática de workflows para novas admissões
• Envio automático de emails de boas-vindas, manuais e políticas internas
• Recolha estruturada de documentos obrigatórios
• Checklist digital de integração

3. Gestão de férias, ausências e assiduidade

• Workflows para pedidos de férias, folgas, dispensas e teletrabalho
• Aprovação automatizada ou manual conforme regras internas
• Integração com sistemas de assiduidade
• Histórico sempre acessível

4. Ajudas de custo e despesas

• Submissão digital de despesas e recibos
• Aprovação por centro de custo, valor ou tipologia
• Integração direta com ERP
• Redução de erros e extravios

5. Avaliações de desempenho e desenvolvimento

• Acompanhamento de avaliações periódicas
• Registo de objetivos, feedback e planos de desenvolvimento
• Alertas automáticos para ciclos de avaliação

6. Formação, certificações e obrigações legais

• Gestão de ações de formação e evidências
• Controlo de validade de certificados obrigatórios
• Alertas para reciclagens ou renovações
• Dossier de formação por colaborador

7. Contratos e documentos laborais

• Gestão completa do ciclo de vida contratual
• Alertas de renovação ou término de contratos
• Versionamento automático
• Assinaturas eletrónicas integradas

8. Conformidade e segurança (RGPD)

• Controlo de acessos rigoroso por perfil, cargo ou departamento
• Registo de auditoria sobre quem consultou ou alterou documentos
• Possibilidade de anonimização de dados
• Arquivo digital que garante confidencialidade e preservação da informação