Risco e Compliance

A conformidade garante uma elevada integridade de dados e que todas as informações processadas são exatas e armazenadas com proteções administrativas, físicas e técnicas para garantir que não sejam inadequadamente alteradas, danificadas ou excluídas.

Quando as informações são acessíveis a utilizadores autorizados no momento certo, sem medo de comprometimento ou perda, as equipas podem executar os processos com maior rapidez, precisão e fiabilidade.

A combinação de segurança de dados, privacidade e disponibilidade de informações contribui para proporcionar uma experiência positiva ao cliente.

Assegurar que todos os escritórios, colaboradores e projetos cumprem as práticas e políticas estabelecidas para a eficiência do trabalho e a contenção de riscos.

Os procedimentos de catalogação dos documentos garantem que os mesmos estejam alinhados com a política da organização e auditáveis por cliente, compromisso ou projeto

As políticas de retenção ou destruição de dados por cliente, regulamento ou litígio são facilmente asseguradas.

As permissões baseadas em “roles” fornecem acesso à informação apenas às pessoas certas nas diferentes fases do processo.

O acompanhamento integrado da versão do documento e dos históricos de acesso permite auditorias rápidas em relação a políticas e regulamentos.

Sim. A gestão documental ajuda no RGPD ao centralizar documentos com dados pessoais, controlar acessos, manter histórico de ações, aplicar regras de retenção e facilitar localização, correção ou eliminação de informação quando aplicável. A tecnologia não substitui políticas jurídicas e organizacionais, mas fornece controlos e evidências essenciais para cumprir processos de proteção de dados. A tecnologia deve ser acompanhada por políticas de privacidade e governação de dados.

Controlo de acessos é o conjunto de regras que define quem pode ver, editar, aprovar, partilhar, exportar ou eliminar documentos e processos. Pode depender de perfis, grupos, departamentos, cargos, tipos documentais ou confidencialidade. É essencial para proteger informação sensível e garantir que cada utilizador só acede ao que precisa. O objetivo é aplicar o princípio do menor privilégio sem bloquear a operação.

Rastreabilidade documental é a capacidade de acompanhar ações, estados, responsáveis e histórico de um documento ou processo. Inclui saber quem criou, visualizou, alterou, aprovou, assinou, circulou ou arquivou informação. É fundamental para auditorias, controlo interno, segurança e melhoria de processos. Sem rastreabilidade, é difícil provar decisões, responsabilidades e conformidade. Ajuda ainda a reduzir dispersão e trabalho manual.

Auditoria documental é a análise dos documentos, acessos, alterações, aprovações, versões e evidências associadas a processos de uma organização. Um sistema documental facilita auditorias porque mantém informação centralizada, pesquisável e acompanhada de histórico. Isto reduz tempo de preparação e melhora a confiança nos registos apresentados. A preparação é mais simples quando documentos e evidências já estão centralizados.

Compliance documental é a gestão de documentos de acordo com leis, normas, políticas internas e requisitos de auditoria aplicáveis. Envolve controlo de acessos, retenção, integridade, rastreabilidade, classificação, segurança e eliminação controlada. O objetivo é reduzir risco e demonstrar que a informação foi tratada corretamente. O conceito liga segurança, processos, retenção, privacidade e prova documental. Ajuda ainda a reduzir dispersão e trabalho manual.

O Filedoc ajuda em auditorias, RGPD e conformidade documental ao centralizar informação, controlar acessos, manter histórico de ações, apoiar retenção, permitir pesquisa rápida e evidenciar quem fez o quê. A plataforma facilita a localização de dados pessoais, a gestão de permissões e a rastreabilidade de documentos e processos. Deve ser entendida como uma ferramenta de suporte à conformidade, não como substituto de políticas internas, base legal, avaliação jurídica ou governação de dados da organização.