Software usado para organizar, pesquisar, proteger, controlar e automatizar documentos e processos. No contexto do Filedoc, o software de gestão documental centraliza documentos, emails, metadados, workflows, permissões, versões, tarefas e integrações, permitindo que a informação seja gerida com segurança e rastreabilidade. Mais amplo do que armazenamento de ficheiros; inclui regras, processos e histórico.

DMS é a sigla de Document Management System, ou sistema de gestão documental. É o termo usado internacionalmente para soluções como o Filedoc, que gerem documentos digitais, documentos digitalizados, emails, metadados, permissões e workflows. Equivalente a sistema de gestão documental; não confundir com simples cloud storage.

Conjunto de métodos, regras e tecnologias para gerir documentos ao longo do seu ciclo de vida. No Filedoc, a gestão documental inclui captura, registo, classificação, pesquisa, arquivo, permissões, circulações, workflows, versões e retenção. Diferente de arquivo digital, que é apenas uma parte do ciclo de vida.

Prática de organizar, proteger, disponibilizar e usar informação de forma controlada e útil. O Filedoc posiciona a gestão de informação como o objetivo mais amplo: documentos, emails, dados, processos e conhecimento ficam centralizados e acessíveis a utilizadores autorizados. Mais ampla do que gestão documental; inclui dados e conhecimento, não apenas documentos.

Conjunto de documentos, tarefas, decisões e responsáveis relacionados com um objetivo de negócio. No Filedoc, um processo pode agrupar documentos e circular por workflows, permitindo acompanhar estado, entidades, associações, atividades e histórico. Documento é a unidade de informação; processo é o contexto e sequência de tratamento.

Local central onde documentos são armazenados, organizados, pesquisados e protegidos. O Filedoc funciona como repositório documental seguro, mas acrescenta workflows, metadados, permissões, histórico, retenção e integrações. Diferente de pasta partilhada, porque guarda contexto e regras de gestão. Esta clareza ajuda a organizar o ciclo de vida documental e a reduzir dispersão de informação.

Conservação organizada de documentos em formato digital para consulta, preservação e controlo. No Filedoc, o arquivo digital liga documentos a metadados, permissões, pesquisa, retenção, integridade e rastreabilidade, tornando a informação acessível e auditável. É uma parte da gestão documental, não o sistema completo. Esta clareza ajuda a organizar o ciclo de vida documental e a reduzir dispersão de informação.

Substituição de documentos e processos em papel por documentos digitais e fluxos eletrónicos controlados. No Filedoc, a desmaterialização envolve digitalização, registo, workflows, assinatura eletrónica, formulários, arquivo digital, pesquisa e rastreabilidade. Digitalização é apenas converter papel em ficheiro; desmaterialização muda o processo completo. Esta clareza ajuda a organizar o ciclo de vida documental e a reduzir dispersão de informação.

Conversão de documentos físicos em ficheiros digitais, normalmente através de scanner ou equipamento multifunções. No Filedoc, a digitalização pode alimentar o registo documental, a classificação, a pesquisa com OCR, a circulação e o arquivo digital. Não confundir com desmaterialização, que inclui o fluxo digital completo.

ECM significa Enterprise Content Management. É uma abordagem para gerir conteúdos empresariais como documentos, registos, emails, imagens e informação não estruturada ao longo do seu ciclo de vida, com regras de segurança, pesquisa, retenção e governação.

Records management é a gestão de registos organizacionais com valor legal, fiscal, histórico ou operacional. Envolve classificação, retenção, preservação, acesso, auditoria e eliminação controlada de documentos e evidências empresariais.

Tecnologia que converte texto presente em imagens ou documentos digitalizados em texto pesquisável. No Filedoc, OCR apoia a pesquisa por conteúdo e pode ser combinado com IDP para extração de dados e classificação de documentos. OCR lê texto; IDP interpreta e usa esse texto em processos.

Intelligent Document Processing: tecnologia que usa OCR, IA e regras para classificar documentos e extrair dados. No Filedoc, o processamento inteligente de documentos ajuda a reduzir registo manual, automatizar campos, classificar documentos e iniciar workflows com informação estruturada. Mais avançado do que OCR isolado. É relevante para tornar a informação mais fácil de encontrar, interpretar e reutilizar em processos.

Aplicação de inteligência artificial para analisar, classificar, resumir, pesquisar ou extrair informação de documentos. No Filedoc, a IA documental é concretizada com capacidades como IDP, Cogniffy, classificação inteligente, pesquisa em linguagem natural, resumos e validações em workflows. Não é IA genérica; está aplicada ao ciclo documental e aos processos.

Plataforma de inteligência artificial associada ao Filedoc para análise, classificação, pesquisa e automação de conhecimento documental. O Cogniffy acrescenta capacidades como pesquisa em linguagem natural, resumos automáticos, chatbot de assistência, classificação inteligente e passos de workflow baseados em IA. É a camada de IA da oferta Filedoc; não deve ser descrita como DMS autónomo.

Subárea da inteligência artificial que permite a sistemas aprender padrões a partir de dados. No contexto do Cogniffy e do IDP, machine learning pode apoiar classificação, deteção de padrões, extração e análise de documentos com base em exemplos reais. Diferente de regras fixas; aprende com dados e treino.

Dados associados a um documento, como tipo, data, fornecedor, cliente, assunto, estado ou referência. No Filedoc, metadados estruturam a pesquisa, a classificação, os workflows, a retenção, os relatórios e as integrações com sistemas como ERP ou CRM. Diferente do conteúdo do documento; são campos de contexto.

Processo de associar documentos a metadados, categorias, texto pesquisável e termos de pesquisa. No Filedoc, a indexação torna documentos encontráveis por campos, conteúdo, entidades, processos e filtros, podendo ser apoiada por OCR e IA. Não é só dar nome ao ficheiro; é criar contexto pesquisável.

Pesquisa que tenta compreender o significado da pergunta ou conteúdo, não apenas palavras exatas. No contexto do Cogniffy, a pesquisa semântica aproxima a consulta documental da forma como os utilizadores fazem perguntas reais. Mais avançada do que keyword search; relacionada com linguagem natural. É relevante para tornar a informação mais fácil de encontrar, interpretar e reutilizar em processos.

Pesquisa que permite escrever perguntas ou frases comuns para encontrar documentos, dados ou respostas relevantes. No Cogniffy, esta capacidade ajuda utilizadores a consultar documentos e processos sem depender apenas de filtros técnicos, embora continue a respeitar permissões e governação. Relacionada com pesquisa semântica e chatbot, mas focada na interface de pergunta.

Atribuição automática de documentos a categorias ou tipos documentais com base em conteúdo, regras ou IA. No Filedoc, a classificação automática pode reduzir o trabalho manual de registo e melhorar a consistência da organização documental. Diferente de indexação; a classificação decide o tipo/categoria. É relevante para tornar a informação mais fácil de encontrar, interpretar e reutilizar em processos.

Processo de identificar e retirar informação relevante de documentos, como valores, datas, fornecedores ou números. No Filedoc, a extração de dados pode alimentar campos, validar faturas, iniciar workflows e integrar informação com ERP ou outros sistemas. Diferente de OCR; OCR lê texto, extração identifica campos úteis.

Informação estruturada é informação organizada em campos, tabelas ou formatos previsíveis, como datas, valores, números de fatura, clientes ou fornecedores. É mais fácil de pesquisar, validar, integrar e automatizar do que informação livre ou não estruturada.

Base de dados vetorial é um sistema usado para armazenar e pesquisar representações numéricas de dados, como texto ou documentos. É relevante para pesquisa semântica, IA generativa, embeddings, recuperação de informação e sistemas de perguntas e respostas.

LLM significa Large Language Model, ou modelo de linguagem de grande dimensão. É um tipo de IA capaz de compreender, gerar e resumir texto, sendo útil em pesquisa, classificação, extração de informação e assistentes documentais.

NLP significa Natural Language Processing, ou processamento de linguagem natural. É a área da inteligência artificial que permite a sistemas compreender, interpretar e gerar linguagem humana, apoiando pesquisa, classificação, extração e automação documental.

Sequência organizada de tarefas, responsáveis, regras e decisões dentro de um processo. No Filedoc, workflows encaminham documentos e processos para validação, aprovação, assinatura, tratamento, arquivo ou outras ações definidas pela organização. Não é apenas uma lista de tarefas; inclui regras, prazos e histórico. O conceito é importante para definir responsabilidades, prazos, estados e evidências de execução.

Ferramenta que permite modelar, executar e acompanhar processos com etapas, responsáveis, regras e prazos. No Filedoc, o gestor de workflows permite configurar processos documentais sem programação, com monitorização e rastreabilidade. Sistema de workflow é a ferramenta; workflow é o fluxo em si. O conceito é importante para definir responsabilidades, prazos, estados e evidências de execução.

Fluxo digital que encaminha documentos para validação, decisão e registo por responsáveis definidos. No Filedoc, workflows de aprovação podem aplicar prazos, respostas possíveis, comentários, anexos, assinatura e histórico consultável. Caso específico de workflow; não inclui todos os tipos de processo. O conceito é importante para definir responsabilidades, prazos, estados e evidências de execução.

Workflow flexível criado para situações pontuais ou não totalmente previsíveis. No Filedoc, circulações ad hoc permitem encaminhar documentos ou processos quando é necessário tratamento fora de um fluxo totalmente estruturado. Diferente de workflow estruturado, que tem etapas fixas. O conceito é importante para definir responsabilidades, prazos, estados e evidências de execução.

Uso de tecnologia para executar, encaminhar ou controlar tarefas repetitivas e regras de negócio. No Filedoc, automação de processos combina workflows, tarefas, regras, notificações, formulários, IDP e integrações para reduzir trabalho manual. Mais ampla do que workflow; pode incluir IA e integrações. O conceito é importante para definir responsabilidades, prazos, estados e evidências de execução.

Validação eletrónica de documentos ou pedidos, com responsáveis, prazos, decisão registada e histórico consultável. No Filedoc, aprovações digitais podem ocorrer em workflows de faturas, contratos, pedidos internos, atas e outros processos documentais. Diferente de assinatura eletrónica; aprovar nem sempre é assinar. O conceito é importante para definir responsabilidades, prazos, estados e evidências de execução.

Meta ou acordo de nível de serviço usado para controlar prazos e desempenho de processos. No contexto de workflows documentais, SLAs ajudam a medir tempo de resposta, atrasos, gargalos e cumprimento de etapas críticas. Não é exclusivo de suporte; aplica-se a processos internos. O conceito é importante para definir responsabilidades, prazos, estados e evidências de execução.

BPMN significa Business Process Model and Notation. É uma notação usada para representar processos de negócio através de diagramas, facilitando a análise, documentação e comunicação de workflows entre equipas técnicas e de negócio.

Organização, classificação e arquivo de emails como parte da informação documental da empresa. No Filedoc, emails podem ser registados a partir do Outlook ou de email integrado, guardando mensagens e anexos com metadados, pesquisa, associações e workflows. Diferente de email marketing; trata email como documento de negócio.

Formulário digital usado para recolher dados estruturados e iniciar processos ou workflows. No Filedoc, formulários eletrónicos podem ser internos ou externos, permitindo recolher pedidos, documentos e dados que alimentam workflows sem programação. Diferente de documento livre; estrutura dados desde a origem. Ajuda a transformar entradas dispersas em dados estruturados, pesquisáveis e acionáveis.

Método de assinatura em formato digital usado para validar documentos ou aprovações sem papel. No Filedoc, a assinatura eletrónica pode ser integrada em workflows para contratos, propostas, atas, faturas ou outros documentos que exigem validação formal. Não confundir com assinatura digitalizada, que é imagem da assinatura.

Regulamento europeu de proteção de dados pessoais. No Filedoc, o RGPD é relevante porque documentos podem conter dados pessoais; por isso, são importantes controlo de acessos, rastreabilidade, retenção, pesquisa e gestão de direitos. Regulamento legal; tecnologia apoia, mas não substitui governação jurídica. É relevante para proteger informação, demonstrar conformidade e manter evidência auditável.

Data Protection Officer, ou encarregado de proteção de dados. No contexto de gestão documental, o DPO pode precisar de localizar documentos com dados pessoais, verificar acessos, apoiar pedidos dos titulares e demonstrar medidas de proteção. Função organizacional, não funcionalidade de software. É relevante para proteger informação, demonstrar conformidade e manter evidência auditável.

Regras que definem quem pode ver, editar, aprovar, partilhar ou eliminar documentos e processos. No Filedoc, o controlo de acessos pode depender de utilizadores, grupos, perfis, cargos, departamentos, tipos documentais e confidencialidade. Diferente de autenticação; acessos definem o que o utilizador pode fazer. É relevante para proteger informação, demonstrar conformidade e manter evidência auditável.

Capacidade de acompanhar ações, estados, responsáveis e histórico de um documento ou processo. No Filedoc, rastreabilidade resulta de logs, circulações, versões, respostas, aprovações, assinaturas, alterações e estados consultáveis. Diferente de auditoria; rastreabilidade é a capacidade, auditoria é a análise. É relevante para proteger informação, demonstrar conformidade e manter evidência auditável.

Práticas que ajudam a gerir documentos de acordo com normas, políticas internas e requisitos legais. No Filedoc, compliance documental é apoiado por controlo de acessos, retenção, auditoria, rastreabilidade, integridade, classificação e pesquisa. Não é uma garantia automática; depende de configuração e políticas. É relevante para proteger informação, demonstrar conformidade e manter evidência auditável.

Regras que definem durante quanto tempo cada tipo de documento deve ser conservado. No Filedoc, períodos de retenção podem orientar fases de arquivo, responsáveis, eliminação ou preservação, com histórico auditável. Parte do ciclo de vida documental. É relevante para proteger informação, demonstrar conformidade e manter evidência auditável.

Gestão do histórico de alterações de um documento para consulta, comparação ou recuperação. No Filedoc, o controlo de versões permite manter versões anteriores de anexos e documentos, apoiando rastreabilidade e colaboração segura. Diferente de backup; é histórico funcional do documento. É relevante para proteger informação, demonstrar conformidade e manter evidência auditável.

eDIAS refere-se a sistemas ou serviços de arquivo eletrónico orientados para conservação, consulta e gestão de documentos digitais com requisitos de integridade, segurança, rastreabilidade e conformidade.

NIS2 é a diretiva europeia que reforça requisitos de cibersegurança para entidades essenciais e importantes. No contexto documental, é relevante para segurança da informação, controlo de acessos, rastreabilidade, gestão de risco e continuidade operacional.

DORA é o regulamento europeu de resiliência operacional digital para o setor financeiro. É relevante para gestão de risco tecnológico, segurança, continuidade, fornecedores críticos, evidências e controlo de processos digitais.

Ligação entre uma solução documental e um sistema ERP para partilhar dados, estados e documentos. No Filedoc, integrações ERP permitem associar documentos a faturas, fornecedores, compras, clientes, encomendas ou movimentos contabilísticos. ERP é o sistema; integração ERP é a ligação com a gestão documental. Garante continuidade entre sistemas, reduz duplicações e melhora a qualidade operacional dos dados.

Sistema de gestão empresarial usado para gerir processos como finanças, compras, vendas, stock ou contabilidade. No Filedoc, o ERP pode fornecer dados e receber estados ou documentos, evitando duplicação de registos em processos documentais. Diferente de CRM, que foca relação com clientes. Garante continuidade entre sistemas, reduz duplicações e melhora a qualidade operacional dos dados.

Sistema de gestão de relação com clientes, oportunidades, contactos e atividades comerciais. No Filedoc, uma integração com CRM pode associar contratos, propostas, emails e documentos a clientes ou oportunidades comerciais. Diferente de ERP; foca vendas e relação com cliente. Garante continuidade entre sistemas, reduz duplicações e melhora a qualidade operacional dos dados.

Interface que permite a comunicação entre sistemas e aplicações. No Filedoc, APIs podem suportar integrações com ERP, CRM, portais, bases de dados, aplicações internas e serviços externos. Diferente de web service, embora muitas APIs sejam disponibilizadas via web. Garante continuidade entre sistemas, reduz duplicações e melhora a qualidade operacional dos dados.

Mecanismo de integração que permite sistemas diferentes trocar dados ou acionar funções através da web. No Filedoc, web services podem ser usados para comunicação com aplicações externas e automatização de processos entre sistemas. É uma forma de integração; pode coexistir com APIs. Garante continuidade entre sistemas, reduz duplicações e melhora a qualidade operacional dos dados.

Atualização coerente de campos documentais com dados vindos de outros sistemas. No Filedoc, a sincronização de metadados pode usar ERP, CRM ou bases de dados para preencher campos, evitar duplicações e manter taxonomias consistentes. Diferente de importação pontual; implica alinhamento contínuo ou recorrente. Garante continuidade entre sistemas, reduz duplicações e melhora a qualidade operacional dos dados.

Gestão documental disponibilizada através de infraestrutura cloud, com acesso seguro online. No Filedoc, a cloud permite acesso por diferentes localizações e dispositivos, conforme permissões, arquitetura e requisitos definidos no projeto. Não significa ausência de controlo; pode existir cloud privada. Garante continuidade entre sistemas, reduz duplicações e melhora a qualidade operacional dos dados.

Modelo em que a solução documental é instalada e operada em infraestrutura própria ou controlada pela organização. No Filedoc, on-premises pode ser escolhido quando há requisitos específicos de controlo, integração, segurança ou governação de dados. Diferente de cloud; infraestrutura fica sob controlo da organização ou parceiro.

Software as a Service: modelo em que o software é disponibilizado como serviço, normalmente através da cloud. Na gestão documental, SaaS pode simplificar acesso, atualização e escalabilidade, mas deve ser avaliado face a requisitos de segurança e integração. Diferente de on-premises; está associado a serviço e cloud.

Capacidade de gerir informação de várias empresas ou entidades num sistema com organização e controlo centralizados. No Filedoc, multiempresa permite trabalhar com grupos empresariais mantendo contexto, siglas, permissões e separação lógica por entidade quando aplicável. Diferente de multi-instância; multiempresa pode existir num mesmo repositório lógico.

Acesso e execução de tarefas documentais a partir de dispositivos móveis ou fora do escritório. No Filedoc, mobilidade permite consultar documentos, responder a pendentes, aprovar processos, registar informação e iniciar workflows em computador, tablet ou smartphone. Diferente de simples acesso remoto; inclui ação sobre processos.

Conjunto de funcionalidades para preparar, documentar, aprovar e arquivar reuniões, agendas, atas e deliberações. No Filedoc, a gestão de reuniões pode incluir agendamento, pontos de agenda, atas, votação, deliberações, anexos, workflows e assinatura. Diferente de videoconferência; foca documentação e decisões. Facilita a adoção do sistema e aproxima a gestão documental do trabalho diário dos utilizadores.

Sistema de Gestão da Qualidade, usado para controlar documentos, revisões e procedimentos de qualidade. No Filedoc, o módulo SGQ pode apoiar criação, revisão, aprovação, eliminação e distribuição de documentos de qualidade através de workflows. Diferente de gestão documental geral; foca qualidade e revisão controlada. Facilita a adoção do sistema e aproxima a gestão documental do trabalho diário dos utilizadores.