Arquivo digital
Com a entrada em vigor do DL 28/2019, passou a ser permitido digitalizar e arquivar eletronicamente faturas e outros documentos fiscalmente relevantes originalmente emitidos em papel.
Contudo, esta digitalização só é válida se cumprir requisitos técnicos rigorosos que garantam que o documento digital é uma reprodução fiel, completa e legível do original — sem perda de qualidade, informação ou valor probatório.
Para cumprir o diploma, a organização deve assegurar que:
- a imagem digital é perfeita e inteligível;
- não existe perda de qualidade ou conteúdo;
- a reprodução é fidedigna;
- há mecanismos de integridade, autenticidade e deteção de alterações;
- o arquivo permite auditoria e rastreabilidade total.
Como o Filedoc garante o cumprimento de requisitos legais?
1. Digitalização certificada em PDF/A
O Filedoc digitaliza e arquiva documentos no formato PDF/A, um padrão internacional concebido para preservação a longo prazo.
Este formato assegura que:
- o documento é exibido sempre da mesma forma,
- todos os elementos necessários estão incorporados no ficheiro,
- não depende de software externo para manter a integridade,
- permanece acessível e fiel ao original durante anos.
2. Controlo de integridade com Checksum (SHA-256)
Cada documento armazenado no Filedoc inclui um hash SHA-256, utilizado para:
- detetar deterioração física ou falhas de armazenamento (bad sectors),
- garantir que o ficheiro não sofreu qualquer alteração,
- validar a integridade dos dados em processos de migração, assegurando que o arquivo digital é transportado com total fidelidade.
Esta verificação contínua protege o arquivo a longo prazo e evita riscos de corrupção ou perda de informação.
3. Prevenção de alterações com selo digital
O Filedoc aplica um certificado digital avançado e sela o documento PDF, garantindo:
- autenticidade do conteúdo,
- proteção contra alterações não autorizadas,
- deteção imediata de qualquer modificação,
- conformidade com os princípios de autenticidade e fiabilidade exigidos pelo DL 28/2019.
Esta segurança reforçada assegura que o documento digital possui validade legal equivalente ao original.
Perguntas frequentes sobre Arquivo Digital Legal
Encontre respostas às principais dúvidas sobre o arquivo digital legal.
Arquivo digital foca-se na conservação, consulta e preservação de documentos em formato eletrónico.
Gestão documental é mais ampla: inclui captura, classificação, pesquisa, controlo de acessos, versões, workflows, prazos, retenção e integração com processos.
O arquivo digital pode ser uma parte da gestão documental, mas não substitui toda a gestão do ciclo de vida documental. Ambos devem estar alinhados para preservar informação e apoiar consulta futura.
Arquivo digital legal é a conservação eletrónica de documentos com requisitos de integridade, autenticidade, legibilidade, rastreabilidade e preservação ao longo do tempo.
Pode envolver formatos como PDF/A, controlos de acesso, histórico de ações, regras de retenção e mecanismos de verificação de integridade.
Em Portugal, alguns documentos fiscalmente relevantes exigem atenção específica ao DL 28/2019. A validade depende de requisitos técnicos, procedimentos e enquadramento legal aplicável.
O Filedoc apoia o arquivo digital e requisitos associados ao DL 28/2019 em Portugal através de funcionalidades como digitalização, organização, pesquisa, preservação, PDF/A, identificação, selagem ou mecanismos de integridade quando devidamente configurados. A solução pode ajudar a manter documentos fiscalmente relevantes em formato eletrónico com consulta e reprodução fiáveis. Como se trata de matéria legal e técnica, a configuração deve ser validada com os requisitos aplicáveis, procedimentos internos e aconselhamento especializado quando necessário.
Sim. O Filedoc permite gerir períodos de retenção documental, associando documentos a regras de conservação, fases de arquivo, responsáveis, localização física ou digital e destino final. Quando um documento atinge uma fase ou prazo definido, o sistema pode apoiar notificações, mudança de fase, destruição segura ou arquivo permanente, conforme as regras parametrizadas. Esta funcionalidade é importante para compliance, redução de risco, controlo de arquivo e eliminação de informação obsoleta de forma rastreável.
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