Gestão de documentos

Leitura ótica de caracteres (OCR) com indexação inteligente de documentos provenientes de uma variedade de fontes, tais como correio eletrónico, PDFs e documentos de escritório, scanners e impressoras, unidades de rede, entre outras. Seguidamente, o software armazena estes documentos de forma indexada e pesquisável num repositório central e seguro.

O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) aplica técnicas de Inteligência Artificial (IA) e machine learning para processar documentos estruturados e não estruturados, permitindo à tecnologia interpretar e processar o conteúdo de forma semelhante a um ser humano.

Definição de regras por grupo, utilizador ou tipo de documento para gerir os direitos de acesso a determinadas informações. Isto é essencial para documentos confidenciais ou reservados, tais como contratos e registos de colaboradores. Os arquivos digitais devem dar prioridade à segurança e ao controlo de acessos.

Indexação inteligente para organização eficiente e localização simplificada. Os utilizadores podem aceder imediatamente a documentos a partir de qualquer dispositivo, dentro ou fora do escritório, apoiando o processo em curso.

Partilha segura de documentos entre utilizadores autorizados, com controlo de versões e ferramentas como edição, anotações e gestão de tarefas, garantindo a integridade e o aproveitamento máximo da informação.

Aplicação de regras de retenção, perfis de segurança e modelos de disposição para assegurar que a informação é armazenada e eliminada de acordo com as exigências regulamentares.

A implementação de um software de gestão documental é um passo fundamental para criar um escritório sem papel e eliminar o custo, a insegurança e a ineficiência associadas ao seu uso.

Os colaboradores passarão menos tempo à procura de ficheiros — uma tarefa pesada e demorada — e mais tempo em trabalho de maior valor, uma vez que a documentação passa a estar organizada num repositório central e é facilmente pesquisável.

A criação de várias cópias do mesmo documento para distribuição torna-se desnecessária; basta armazenar uma versão matriz num local central para garantir acesso rápido e seguro.

Para além do custo do papel, é importante considerar os custos associados à sua utilização: distribuição, arquivo e armazenamento físico. Com a digitalização de processos internos baseados em papel, é possível reduzir substancialmente estes custos e aumentar a eficiência operacional.

Por fim, o papel é inerentemente lento de movimentar e processar. Um software de gestão documental é sempre uma solução eficaz para simplificar e acelerar os processos internos e externos.

Proteger a informação crítica do negócio é essencial para garantir a continuidade da atividade e manter a confiança dos clientes, evitando perdas de dados sensíveis.

Um software de gestão documental assegura a proteção dessa informação, garantindo privacidade, integridade e planos de recuperação de dados eficazes em caso de desastres.

O sistema permite definir, de forma granular, quem pode visualizar, modificar ou partilhar determinados documentos, atribuindo permissões por utilizador ou grupo.

Se, por exemplo, pretender que apenas um colaborador específico (ou um conjunto restrito) tenha acesso a determinada informação, essa configuração pode ser feita facilmente nos controlos de acesso.

Centros de dados podem falhar e desastres naturais acontecem de forma imprevisível.

Se os documentos estiverem apenas armazenados em armários físicos ou discos rígidos locais, o risco de perda é muito elevado.

Com um software de gestão documental, é possível criar backups múltiplos, seguros e redundantes, garantindo que, no caso de uma catástrofe, a recuperação de toda a informação é rápida e simples.

É tranquilizador saber que os seus dados estão em conformidade com normas como o HIPAA e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).

O não cumprimento destes regulamentos pode resultar em multas significativas e danos reputacionais.

A integração entre aplicações e plataformas assegura um fluxo de informação fluido e seguro entre equipas e departamentos.

O software pode ligar-se aos sistemas existentes para criar uma infraestrutura consistente de gestão de informação, com segurança reforçada e automação de processos, eliminando a necessidade de trabalhar e procurar dados em múltiplos sistemas.

De acordo com um Livro Branco da IDC (International Data Corporation), “… os trabalhadores perdem uma quantidade significativa de tempo todas as semanas a lidar com uma variedade de desafios relacionados com o trabalho com documentos.”

O tempo e a energia das equipas são demasiado valiosos para serem desperdiçados em tarefas manuais e repetitivas, que não acrescentam valor à organização. Um software de gestão documental liberta recursos para que se foquem nas atividades mais estratégicas.