Gestão de documentos
A gestão eficaz da informação e dos processos é essencial ao bom desempenho de uma empresa e também um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potencia a perda de documentos, dificulta o acesso rápido à informação e à sua localização física, e complica o controlo dos fluxos de informação.
O que é um software de gestão de documentos DMS (Document Management System) ?
As principais funções de um software de gestão de documentos são capturar, processar, armazenar, gerir e acompanhar documentos dentro da sua organização. Ao gerir rigorosamente a informação crítica do seu negócio, os processos iniciam-se, executam-se e completam-se de forma estável, previsível e mensurável.
É praticamente impossível conceber e implementar processos empresariais fiáveis e fluxos de trabalho digitais sem um software de gestão documental com capacidades de workflow.
Quais as funções de um software de gestão documental?
Um software de gestão de documentos tem componentes essenciais para assegurar e gerir a informação, sendo que as plataformas mais robustas oferecem capacidades adicionais, incluindo:
Leitura ótica de caracteres (OCR) com indexação inteligente de documentos provenientes de uma variedade de fontes, tais como correio eletrónico, PDFs e documentos de escritório, scanners e impressoras, unidades de rede, entre outras. Seguidamente, o software armazena estes documentos de forma indexada e pesquisável num repositório central e seguro.
O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) aplica técnicas de Inteligência Artificial (IA) e machine learning para processar documentos estruturados e não estruturados, permitindo à tecnologia interpretar e processar o conteúdo de forma semelhante a um ser humano.
Definição de regras por grupo, utilizador ou tipo de documento para gerir os direitos de acesso a determinadas informações. Isto é essencial para documentos confidenciais ou reservados, tais como contratos e registos de colaboradores. Os arquivos digitais devem dar prioridade à segurança e ao controlo de acessos.
Indexação inteligente para organização eficiente e localização simplificada. Os utilizadores podem aceder imediatamente a documentos a partir de qualquer dispositivo, dentro ou fora do escritório, apoiando o processo em curso.
Partilha segura de documentos entre utilizadores autorizados, com controlo de versões e ferramentas como edição, anotações e gestão de tarefas, garantindo a integridade e o aproveitamento máximo da informação.
Aplicação de regras de retenção, perfis de segurança e modelos de disposição para assegurar que a informação é armazenada e eliminada de acordo com as exigências regulamentares.
Métodos de integração robustos
Partilha e transmissão de informação de forma segura e fiável entre o software de gestão documental e outros sistemas como ERP, CRM, RH e outros. A integração pode ser programada através de APIs ou de conectores nativos, permitindo automatizar e sincronizar dados entre plataformas..
Benefícios de um software de gestão de documentos
Para além da simples redução do papel, um software de gestão documental oferece integração de informação, segurança e muito mais.
A implementação de um software de gestão documental é um passo fundamental para criar um escritório sem papel e eliminar o custo, a insegurança e a ineficiência associadas ao seu uso.
Os colaboradores passarão menos tempo à procura de ficheiros — uma tarefa pesada e demorada — e mais tempo em trabalho de maior valor, uma vez que a documentação passa a estar organizada num repositório central e é facilmente pesquisável.
A criação de várias cópias do mesmo documento para distribuição torna-se desnecessária; basta armazenar uma versão matriz num local central para garantir acesso rápido e seguro.
Para além do custo do papel, é importante considerar os custos associados à sua utilização: distribuição, arquivo e armazenamento físico. Com a digitalização de processos internos baseados em papel, é possível reduzir substancialmente estes custos e aumentar a eficiência operacional.
Por fim, o papel é inerentemente lento de movimentar e processar. Um software de gestão documental é sempre uma solução eficaz para simplificar e acelerar os processos internos e externos.
Proteger a informação crítica do negócio é essencial para garantir a continuidade da atividade e manter a confiança dos clientes, evitando perdas de dados sensíveis.
Um software de gestão documental assegura a proteção dessa informação, garantindo privacidade, integridade e planos de recuperação de dados eficazes em caso de desastres.
O sistema permite definir, de forma granular, quem pode visualizar, modificar ou partilhar determinados documentos, atribuindo permissões por utilizador ou grupo.
Se, por exemplo, pretender que apenas um colaborador específico (ou um conjunto restrito) tenha acesso a determinada informação, essa configuração pode ser feita facilmente nos controlos de acesso.
Centros de dados podem falhar e desastres naturais acontecem de forma imprevisível.
Se os documentos estiverem apenas armazenados em armários físicos ou discos rígidos locais, o risco de perda é muito elevado.
Com um software de gestão documental, é possível criar backups múltiplos, seguros e redundantes, garantindo que, no caso de uma catástrofe, a recuperação de toda a informação é rápida e simples.
É tranquilizador saber que os seus dados estão em conformidade com normas como o HIPAA e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).
O não cumprimento destes regulamentos pode resultar em multas significativas e danos reputacionais.
A integração entre aplicações e plataformas assegura um fluxo de informação fluido e seguro entre equipas e departamentos.
O software pode ligar-se aos sistemas existentes para criar uma infraestrutura consistente de gestão de informação, com segurança reforçada e automação de processos, eliminando a necessidade de trabalhar e procurar dados em múltiplos sistemas.
De acordo com um Livro Branco da IDC (International Data Corporation), “… os trabalhadores perdem uma quantidade significativa de tempo todas as semanas a lidar com uma variedade de desafios relacionados com o trabalho com documentos.”
O tempo e a energia das equipas são demasiado valiosos para serem desperdiçados em tarefas manuais e repetitivas, que não acrescentam valor à organização. Um software de gestão documental liberta recursos para que se foquem nas atividades mais estratégicas.
Como começar um projeto de gestão documental?
1 Escolha os processos mais adequados
A gestão da informação de forma desmaterializada é adequada para qualquer fluxo de trabalho mas, dependendo da organização, existem áreas em que as suas vantagens são particularmente mais relevantes.
Para identificar quais são, comece pelas áreas comuns que tipicamente produzem ganhos substanciais de produtividade: Processamento de faturas, gestão de contractos, processos operacionais de clientes, e contratação de colaboradores.
2 Identifique pontos de integração
A obtenção de sinergias através de pontos de integração é um valor acrescentado a ser considerado em qualquer projeto de gestão documental.
Uma vez definidos os seus fluxos de trabalho, encontre pontos de integração, que poderão ser entre processos ou com outros sistemas de informação existentes na sua organização como, por exemplo, com um ERP módulo financeiro, de faturação, gestão de clientes, gestão de processo hospitalar, gestão de incidentes, de reclamações, ou muitos outros.
3 Escolha o software Filedoc
O software Filedoc está entre os melhores do mercado, quer do ponto de vista da sua tecnologia e funcionalidades disponíveis, quer da facilidade de uso e da segurança que oferece, tudo suportado por uma imbatível equipa de apoio e suporte, e de uma rede de Parceiros que o ajudará a desenvolver um projeto de sucesso.
Perguntas frequentes sobre Gestão Documental
Encontre respostas às principais dúvidas sobre gestão documental e a sua aplicação nas organizações.
Gestão documental é o conjunto de processos, regras e tecnologias usados para capturar, classificar, guardar, pesquisar, proteger e controlar documentos ao longo do seu ciclo de vida.
Numa organização, aplica-se a documentos em papel digitalizados, ficheiros digitais, emails, anexos e registos ligados a processos. O objetivo é reduzir dispersão, acelerar o acesso à informação, garantir rastreabilidade e apoiar a conformidade.
Um software de gestão documental é uma plataforma que centraliza documentos, e-mails e processos num repositório seguro e pesquisável.
Além de guardar ficheiros, permite classificar documentos com metadados, controlar acessos, gerir versões, automatizar workflows, manter histórico de ações e integrar a informação com outros sistemas da organização. Deve também suportar políticas, pesquisa e workflows que acompanham o trabalho real da organização.
DMS significa Document Management System, ou sistema de gestão documental.
É a designação internacional para software usado para organizar, armazenar, pesquisar, controlar, proteger e auditar documentos digitais e digitalizados dentro de uma organização, incluindo metadados, permissões e histórico.
Em compras B2B, DMS é frequentemente usado para comparar soluções internacionais de gestão documental. Ajuda ainda a reduzir dispersão e trabalho manual.
Um sistema de gestão documental serve para manter documentos e informação crítica organizados, acessíveis, seguros e controlados.
Na prática, ajuda a encontrar documentos rapidamente, evitar perdas, reduzir tarefas manuais, controlar versões, gerir aprovações e demonstrar quem fez o quê, quando e com que autorização. A vantagem aumenta quando o sistema está integrado com aprovações, prazos e responsabilidades.
Um sistema de gestão documental resolve problemas como documentos dispersos, emails perdidos, duplicação de ficheiros, dificuldade de pesquisa, falta de controlo de versões, aprovações por email e risco de acesso indevido.
Ao centralizar a informação e associá-la a processos, responsabilidades e regras, reduz atrasos operacionais e melhora a segurança da informação. A solução é mais eficaz quando inclui regras de acesso, metadados, pesquisa e workflow.
As principais vantagens da gestão documental são acesso rápido à informação, redução de papel, maior produtividade, normalização de processos, melhor controlo de acessos, rastreabilidade e apoio à conformidade.
Quando combinada com workflows, integrações e automação, a gestão documental também reduz tarefas repetitivas e melhora a qualidade das decisões. O impacto deve ser medido por tempo poupado, menos erros e melhor controlo operacional.
Um sistema de gestão documental pode gerir contratos, faturas, propostas, encomendas, relatórios, correspondência, emails, documentos de recursos humanos, atas, certificados, desenhos técnicos, formulários e outros ficheiros de negócio.
O ponto essencial é que cada documento seja classificado, pesquisável, protegido e associado ao processo ou entidade correta. A abrangência deve incluir documentos operacionais, administrativos, financeiros e evidências críticas para auditoria.
Armazenamento em cloud guarda e partilha ficheiros; gestão documental gere documentos com contexto, regras e controlo operacional.
Um DMS acrescenta metadados, tipos documentais, permissões, versões, workflows, auditoria, prazos, retenção e integração com sistemas como ERP, CRM ou email. Por isso, é mais adequado quando os documentos fazem parte de processos de negócio. A diferença é decisiva para empresas que precisam de controlo, não apenas armazenamento.
O ciclo de vida de um documento abrange criação ou receção, registo, classificação, utilização, circulação, aprovação, arquivo, retenção e eventual eliminação ou preservação.
Gerir este ciclo de forma digital permite saber onde o documento está, quem pode aceder, que ações foram feitas e que regras legais ou internas se aplicam. Cada fase deve ter responsáveis, permissões, estados e regras de retenção claras.
Sim. A gestão documental é útil para PME que precisam de organizar informação e reduzir tarefas manuais, e também para grandes organizações com muitos utilizadores, processos, departamentos e requisitos de controlo.
O nível de complexidade varia, mas os objetivos são semelhantes: encontrar informação, proteger documentos, automatizar processos e cumprir regras. O fator decisivo é a complexidade documental, não apenas o tamanho da empresa.
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