Gestão Documental

O processamento inteligente de documentos (IDP) aplica técnicas de inteligência artificial (IA) e de “machine learning” para processar documentos estruturados e não estruturados que permitem à tecnologia ler e processar o conteúdo dos documentos como um ser humano.

Leitura ótica de caracteres (OCR) fácil e indexação inteligente de documentos provindos de uma variedade de fontes, tais como correio eletrónico, PDFs e documentos de escritório, scanners e impressoras, unidades de rede e outras. Seguidamente, o software armazena estes documentos de forma indexada e utilizável num repositório central e seguro.

Definição de regras de grupo, utilizador ou tipo de documento para controlar os direitos de acesso a determinadas informações. Isto é essencial para documentos confidenciais ou reservados, tais como contratos, registos de colaboradores, e muito outros. Os arquivos de documentos digitais devem dar prioridade à segurança e ao controlo de acesso.

Efetuar uma indexação de forma inteligente, para uma organização automatizada e uma localização simplificada. Os utilizadores poderão aceder imediatamente a documentos a partir de qualquer dispositivo, dentro ou fora de um ambiente de escritório, em apoio ao processo em questão.

Partilha segura de documentos entre utilizadores com plenos direitos de acesso, controlo de versões, e outras medidas de precaução para assegurar a integridade da informação. Fornecer edição, anotações e gestão de tarefas ajudando os utilizadores a tirar o máximo partido da informação quando esta está nas suas mãos.

Aplicar regras de retenção, perfis de segurança e modelos de disposição assegurando que a informação é corretamente armazenada e destruída de acordo com a conformidade regulamentar que for definida.

A implementação de um software de gestão documental é o passo importante para criar um escritório sem papel e remover o custo, a insegurança e a ineficiência do papel.

Os colaboradores passarão menos tempo à procura de ficheiros — uma tarefa pesada e demorada — e mais tempo em trabalho de maior valor, uma vez que a informação/ documentação passa a estar organizada e podem-se facilmente encontrar os conteúdos pretendidos.

A criação de várias cópias do mesmo documento para distribuição torna-se desnecessária e, em vez disso, podemos apenas armazenar uma cópia matriz num local central para fácil acesso.

Ao custo do próprio papel, há ainda que acrescentar o custo originado pela utilização de papel, dado que distribuir, arquivar e armazenar papel também é dispendioso. Com a digitalização de processos internos baseados em papel, é possível reduzir substancialmente os custos associados à utilização de documentos em papel e outros custos operacionais.

Por fim, convém não esquecer que a movimentação do papel é lenta. Um software de gestão documental é sempre uma excelente solução para simplificar e dinamizar os seus processos internos e externos.

Garantir informação crítica para o negócio é crucial para a sua continuidade e garantir que preserva as relações com os seus clientes sem a perda de dados sensíveis.
Um software de gestão documental assegura e protege a informação crítica da sua organização, com total privacidade de dados e com medidas eficazes para a sua recuperação em caso de desastres.

Ter controlo sobre quem pode ver, modificar, e partilhar a informação, definindo acessos por utilizador. Se, por exemplo, pretender que somente um colaborador específico (ou colaboradores) tenha acesso a determinada informação, pode efetuar essa definição nos controles de acesso.

Os centros de dados podem falhar e os desastres naturais acontecem quando e onde tiverem de acontecer. Se os seus documentos estiverem armazenados em armários de arquivo ou em discos rígidos locais, a probabilidade de os perder é muito elevada.
Em vez de assumir este risco, crie backups múltiplos, seguros e redundantes usando um software de gestão documental. Na eventualidade de uma catástrofe, será sempre fácil e rápido recuperar toda a sua informação.

É um descanso saber que os seus dados estão em conformidade com o HIPAA e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD). O não cumprimento de tais regulamentos pode levar a sanções severas.

A integração entre aplicações e plataformas assegura um fluxo suave e seguro de informação entre os colaboradores. O software de gestão documental pode também integrar-se com os seus sistemas atuais para criar uma infraestrutura de gestão de informação consistente, com boas medidas de segurança no arquivo e na automação de processos, ao mesmo tempo que elimina a procura e o trabalho em múltiplos sistemas.

De acordo com um Livro Branco da IDC (International Data Corporation), “… os trabalhadores perdem uma quantidade significativa de tempo todas as semanas a lidar com uma variedade de desafios relacionados com o trabalho com documentos”. O tempo e a energia dos seus colaboradores são demasiado valiosos para serem despendidos em tarefas que não acrescentam valor à sua organização.