O pessoal tinha muitas vezes de esperar horas ou dias para validar uma aprovação, um problema que se espalhou por todo o país e chegando a que nas ilhas mais remotas os dias podiam passar antes de ser concedida a aprovação.
No espaço de duas semanas, a instalação de um protótipo num departamento de 10 pessoas rapidamente se expandiu operacionalmente por todo o país.
Porque é que a agência nacional e o hospital no Porto, juntamente com tantas outras empresas com processos críticos, tomaram a iniciativa de implementar os sistemas Filedoc? A realidade é que nem todos os sistemas de gestão documental e de automatização de fluxos de trabalho são criados de forma igual.
A força do Filedoc é que é ao mesmo tempo robusto e de fácil utilização. O sistema racionaliza a captura, classificação, armazenamento e gestão de todos os tipos de documentos, num ambiente baseado na web que é facilmente integrado nos sistemas empresariais existentes.
Os utilizadores nas suas organizações e na interacção com outras podem aceder e transmitir em segurança ficheiros para aprovação e assinatura com o rastreio necessário para manter os registos privados e seguros – uma necessidade nas indústrias médica, financeira e de aplicação da lei. Ao contrário de sistemas mais complexos, os clientes Filedoc podem alterar e reconfigurar os seus próprios fluxos de trabalho sem qualquer formação especial.
Como é que o Filedoc ajudou a automatizar e a melhorar a eficiência dos fluxos de trabalho?
- Aprovação instantânea facilitada
- Fácil acesso à informação em qualquer altura
- Gestão do fluxo de trabalho em cada processo de uma forma intuitiva
- Gestão e manutenção fácil de documentos
- Melhoria da eficiência dos processos
- Segurança de acesso à informação
- Gestão intuitiva dos utilizadores
- Interface de fácil utilização