Foi uma corrida em contra relógio. O hospital necessitava de automatizar dezenas de fluxos de trabalho para atender pacientes doentes, solicitar suprimentos críticos e criar operações totalmente novas necessárias para combater a pandemia.
Não era altura de implementar o sistema típico e pesado, que pode exigir de seis meses a um ano para gerar ganhos de produtividade. O hospital entrou em contato com a Filedoc, que já tinha uma profunda experiência de longo prazo em prototipagem, implementação e manutenção de soluções, com clientes globais de elite. A Filedoc provou que poderia atender rapidamente a diversas necessidades técnicas de bancos, empresas financeiras e uma série de empresas e organizações, desde a CMA, a empresa de transporte internacional global, até a potência industrial TotalEnergies e a gigante da empresa de telecomunicações Unitel.
Com a ajuda da Filedoc, o hospital criou rapidamente mais de 30 fluxos de trabalho, uma eficiência essencial que salvou vidas durante a pandemia.
“O tempo era muito precioso, especialmente durante o Covid, com a quantidade de trabalho extra que exigia”
Catarina de Aguiar Diogo, Membro do Conselho de Administração da Unidade Local de Saúde de Matosinhos, E.P.E.
As aprovações foram simplificadas, pois estão sujeitos ao código de contratação pública, que é muito burocrático, denso e demorado. Agora esse processo de aquisição é muito mais rápido e objetivo. Chega já com toda a informação obrigatória e até facultativa, quando antes chegava tarde e com pouca informação. Ainda para mais com a dispersão geográfica, em diferentes edifícios e o tempo que se perdia a levar informação era demasiado.
Os Recursos Humanos têm muitos processos e muito burocráticos, pois são 3000 profissionais, com características muito diversas. A certeza de que se cumpre as obrigatoriedades e os prazos é muito importante.
Por exemplo:
Um médico vai para um congresso, que tem direito por lei, muitas vezes o tempo que este pedido/informação demorava a chegar às pessoas certas, ele já estava no congresso. O que levava a que não se desmarcasse consultas e outras obrigações, e que os doentes não eram informados atempadamente.
Outro exemplo:
A lei obriga a que horas extra sejam autorizadas pelo conselho de administração. Anteriormente era necessário aprovar um a um, e cuidadosamente pois tinha que se garantir que já tinham sido validados pelas chefias, recursos humanos e outras regras internas. Hoje todos os pedidos são efetuados em Filedoc, e são deliberados, autorizados e assinados numa única ação e todos de uma vez, pois temos a garantia que estes pedidos já estão validados pelas chefias e RH.
As deliberações de concelho de administração , demoravam 4 dias a operacionalizar, e agora no próprio dia, final da reunião já estão coisas a acontecer. No dia em que foi deliberada a terceira dose de covid. A reunião terminou às 11:38, quando anteriormente demoraria o dia todo. Passado 10 minutos vários diretores estavam já a questionar quantas pessoas deveriam ser escaladas. Diretor de logística, diretor de compras e departamento de enfermagem estavam já a articular entre si para vacinar pessoas de 80 anos, pois tinham recebido logo a deliberação automaticamente e instantaneamente.
“Com o Filedoc poupamos imenso tempo, que é um bem muito precioso. Principalmente nesta altura. A utilização do Filedoc retira muitos passos dos processos e garante a qualidade da informação, que aumentou exponencialmente. A consulta de informação também tem um destaque muito positivo. Agora demoramos 1 minuto a encontrar algo, em vez de andar à procura da informação em capas e armários. Quando existem decisões conjuntas, por exemplo de órgãos colegiais, é importantíssima a facilidade, pois não necessitam de estar juntos para o fazer. Quando estamos fora ou de férias, podemos continuar a aprovar ou consultar assuntos importantes, o que por vezes faz toda a diferença.”
Catarina de Aguiar Diogo, Membro do Conselho de Administração da Unidade Local de Saúde de Matosinhos, E.P.E.
“Nesta fase de emergência, o tempo é um bem muito precioso que pode salvar vidas”.