Com um elevado volume de faturas (mais de 1.000 facturas de fornecedores recebidas por dia), a Europ Assistance Portugal decidiu procurar formas de agilizar e otimizar todo o processo de gestão e tramitação das faturas de fornecedores e clientes.
A Europ Assistance é uma empresa líder em Portugal no mercado de Assistência, estando presente no mercado português desde 1993 e tendo como principais clientes algumas das maiores seguradoras a nível nacional. A contribuir para esta posição de liderança estão, não só a qualidade e eficiência dos serviços prestados, como, também, a inovação permanente.
A Europ Assistance (parte do Grupo Generali) é uma referência importante há mais de 55 anos e a líder mundial no negócio de Assistência e Seguros de Viagens na Europa, América do Sul, Ásia e África do Sul.
A SOLUÇÃO
Para responder a este desafio, a empresa adotou uma solução Filedoc com o objectivo de “desmaterializar e automatizar todo o processo de gestão de faturas”, que contempla uma integração dos seus processos de trabalho/workflows com a digitalização e a captura automática de informação (OCR), efetuando uma total integração com os diferentes ERP’s pré-existentes.
A Europ Assistance foi assim capaz de desmaterializar totalmente o processo de aprovação de faturas, efectuando a digitalização de mais de 1.000 faturas de fornecedores por dia, com automação de OCR, bem como realizando automaticamente a sua classificação e indexação com base em regras e campos pré-definidos.
As Aprovações são efectuadas sem recurso a papel, utilizando a automatização do fluxo de trabalho, com certificados digitais e, naturalmente, com regras e alertas associados.
Usando a API do Filedoc, a aplicação efectua a integração com os vários softwares que a empresa utiliza: Sage, PIE, ERP.
Aos relatórios existentes na aplicação, que permitem controlar toda a informação, a Europ Assistance requereu vários relatórios feitos à sua medida, com a finalidade de ter toda a informação que entendeu facilmente acessível em qualquer altura.
Alguns detalhes do processo implementado:
- Desmaterialização – Esta é conseguida através da recolha e digitalização em massa das faturas, sendo esta última efetuada com recurso a OCR (Optical Character Recognition), o que permite identificar automaticamente os dados chave dos documentos (NIF do Cliente e do Fornecedor, Valores, e outra informação relevante). Nos casos em que a entidade ainda não exista, esta é automaticamente criada, recusando sempre a duplicação de entidades;
- Arquivo – Após o processo de desmaterialização, segue-se a fase de arquivo em pastas e por metadados;
- Automatização de todo o processo de gestão de faturas – A automatização do processo de gestão de faturas engloba a validação dos valores extraídos e do cálculo correto dos mesmos, sendo que, como já foi referido, a identificação de fornecedores e de clientes é efetuada via o campo NIF. Os workflows são ainda responsáveis pela gestão de pareceres e de despachos e pela aprovação das faturas e dos prazos de pagamentos, sendo que possuem regras que dependem, por exemplo, do tipo de fornecedor ou da companhia de seguros em questão;
- Integração – Através de webservices, é feito o carregamento automático dos documentos para os ERP’s e para os diferentes sistemas de pagamento existentes;
- Controlo – Além da automatização dos fluxos de informação, e das vantagens inerentes já referidas, a empresa passou a dispor de ferramentas importantes, que permitem um controlo rigoroso sobre prazos de resposta e de pagamento (nº de dias úteis), desempenho de colaboradores/departamentos e possíveis estrangulamentos nos fluxos de informação relacionados com a gestão das faturas.
O projecto atingiu plenamente os objetivos definidos pela Europ Assistance, e é de salientar a sua satisfação com o software Filedoc e com a Equipa de Implementação.