Assinatura eletrónica
Assinar documentos através de uma assinatura eletrónica permite assegurar a autenticidade dos mesmos, a sua validade jurídica e o cumprimento de todos os requisitos de segurança. Com a desmaterialização dos processos, as assinaturas eletrónicas tornaram-se fundamentais no dia-a-dia dos negócios .
As assinaturas eletrónicas (também designadas “assinaturas digitais”) reduzem a utilização de papel e simplificam os workflows que envolvem a assinatura de documentos, permitindo que tanto colaboradores como fornecedores ou outras entidades possam utilizar as mesmas.
A assinatura eletrónica pode ser usada em documentos que necessitem de ser assinados e depois processados eletronicamente e é cada vez mais importante na desmaterialização dos processos nas organizações (instituições financeiras, seguradoras, logística, saúde, serviços, indústria).
Atualmente existem três tipos de assinatura eletrónica previstos no regulamento eIDAS, e na diretiva da UE, que podem ser usados para diferentes casos de aplicação:
A assinatura eletrónica simples não tem valor jurídico e pode ser, por exemplo, uma assinatura digitalizada, que é colocada como uma imagem sob os documentos. Este procedimento normalmente só é adequado para processos internos, como é o caso relatórios de despesas, entre outros.
A forma avançada da assinatura eletrónica oferece um valor de evidência significativamente maior do que a simples.
- Vincula e identifica unicamente o signatário;
- É concebida de forma a permitir que o signatário mantenha o seu controlo;
- Vincula o documento de forma a que qualquer alteração subsequente dos dados seja detetável.
A assinatura eletrónica qualificada é baseada em certificados digitais como, por exemplo, o do cartão do cidadão, a chave móvel digital ou um certificado emitido por entidades terceiras, representando o mais alto nível de qualidade da assinatura eletrónica e sendo a única que pode substituir a forma escrita, se exigido por lei.
- Criada através de um dispositivo seguro de criação de assinatura; (smartcards, pen drives, cartões SIM)
- Baseia-se num certificado qualificado para assinatura eletrónica.
Assinatura biométrica
A solução de assinatura eletrónica biométrica Filedoc visa a desmaterialização de processos em papel, e que envolvem em algum momento a presença do assinante.
Este método recolhe através de um tablet informação biométrica da assinatura da pessoa (velocidade, inclinação, pressão, elevação, direção, etc. do movimento da caneta) sendo esta informação codificada de acordo com o standard ISO/IEC 19794-7.
Isto permite um processo de verificação futuro, em caso de eventual repúdio, ou fraude,
independentemente da evolução tecnológica que ocorra.
Os dados biométricos são cifrados e embebidos no documento eletrónico, de forma a garantir a total privacidade dos dados pessoais do seu titular.
O documento eletrónico é também assinado com recurso a um certificado digital, de modo a garantir a integridade de toda a informação.
Adicionalmente, poderá ser utilizado um selo temporal (timestamp) para garantir a data e hora legal em que o documento foi assinado.
Processo de assinatura:
- O cliente/utente dirige-se a qualquer posto de atendimento.
- O cliente/utente /colaborador revê o documento a assinar, o que poderá ser realizado diretamente no dispositivo de recolha de assinatura, adicionando a sua assinatura eletrónica biométrica ao mesmo.
- O pedido é processado, o documento é selado digitalmente com um certificado e ocorre a aposição de um timestamp.
- O sistema arquiva no Filedoc o PDF/A assinado.
- Nenhum documento será impresso, o cliente/utente/colaborador pode receber o documento por email.
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