Instituto Politécnico de Setúbal

Literalmente, um excelente caso de estudo.

O Instituto Politécnico de Setúbal (IPS) é uma instituição pública de ensino superior inserida no subsistema politécnico, que tem como missão proporcionar formação de alta qualidade em várias áreas do conhecimento, promovendo o desenvolvimento académico e profissional dos seus alunos.

O IPS engloba cinco Escolas Superiores distintas, a Escola Superior de Tecnologia (ESTSetúbal), a Escola Superior de Educação (ESE), a Escola Superior de Ciências Empresariais (ESCE), a Escola Superior de Tecnologia do Barreiro (ESTBarreiro) e a Escola Superior de Saúde (ESS), e as atividades dessas cinco escolas são coordenadas pelos serviços centrais.

A atividade do IPS, abrangendo cinco escolas, dezenas de cursos, centenas de professores e milhares de alunos, implica lidar com um volume de documentação muito considerável, composto por documentos que devem ser sempre protegidos, rapidamente localizáveis e facilmente acessíveis.

Neste contexto, foi necessário estudar, desenvolver e implementar um software de Gestão Documental que, entre muitos outros benefícios, permitisse automatizar a gestão documental e melhorar a eficiência processual do IPS.

Quais eram os objetivos do projeto?

1.  Melhorar a Gestão de Correspondência
   • Automatizar a triagem e o encaminhamento de correspondência.
   • Reduzir o risco de perda e garantir uma gestão mais eficiente.
2.  Otimizar a Gestão de Formulários Internos
   1. Simplificar o preenchimento e a tramitação de formulários internos.
   2. Garantir que os processos administrativos internos sejam mais eficientes e menos sujeitos a erros.
3. Melhorar o Processo de Contratação de Docentes e Não Docentes
   1. Automatizar a gestão de candidaturas e o processo de seleção.
   2. Reduzir o tempo e o esforço associados à contratação de novos docentes.
4. Facilitar a Submissão de Formulários Através do Portal de Aluno
   1. Simplificar a submissão de formulários e solicitações por parte dos alunos.
   2. Aumentar a eficiência e a precisão no tratamento de formulários.
5. Otimizar a Análise e Aprovação de Protocolos e Contratos Institucionais
   1. Centralizar a análise e acompanhamento de projetos para melhorar a visibilidade e o controle.
   2. Implementar workflows para a revisão e aprovação de documentos.
6. Garantir conformidade e transparência nos processos de aprovação.

Libertou tempo e recursos para atividades de maior valor para a escola e para os alunos

Qual foi a solução implementada?

De modo a responder da melhor forma aos diferentes objetivos desta instituição de ensino, foi adoptado no IPS um sistema de gestão documental integrado que inclui as seguintes componentes:

1.  Workflow de Gestão de Correspondência:
   • Digitalização e Catalogação: Implementação de um sistema de digitalização e catalogação de documentos para agilizar o acesso e a rastreabilidade de correspondência.
   • Automatização de Processos: Criação de workflow automatizados para a triagem e distribuição de correspondência.
2. Gestão de Formulários Internos de Funcionários
   • Processos mais eficientes: A automação dos formulários internos reduziu o tempo de processamento e os erros administrativos.
   • Maior Conformidade e Transparência: Melhor controle sobre solicitações e aprovações internas, com processos mais claros e auditáveis.
3. Formulários Internos e Portal de Alunos:
   • Formulários Eletrónicos: Desenvolvimento de formulários eletrónicos que permitem preenchimento e submissão online, integrados ao sistema de gestão.
   • Portal Centralizado: Melhoria do portal de alunos para facilitar a submissão e acompanhamento de formulários e solicitações.
4. Gestão de Recursos Humanos:
   • Automação de Processos de Contratação: Implementação de um módulo de gestão de recursos humanos para automatizar os processos de recrutamento e contratação de docentes e não-docentes.
   • Base de Dados Centralizada: Criação de uma base de dados centralizada para armazenar informações sobre funcionários, facilitando o acesso e a atualização de dados.
5. Aprovações de Protocolos e Contratos:
   • Workflow de Aprovação: Implementação de workflows para a aprovação de protocolos e contratos, com registros de auditoria e notificações automáticas.

Que resultados foram obtidos?

A implementação desta solução teve reflexos imediatos no funcionamento administrativo do IPS a vários níveis, entre os quais se destacam:

1. Eficiência Operacional:
   • Redução do tempo de processamento de correspondência e formulários internos.
   • Melhoria na gestão e transparência dos processos de contratação e aprovação.
2. Satisfação dos Utilizadores:
   • Aumento da adesão ao portal de alunos e maior satisfação com a facilidade de submissão de formulários.
   • Feedback positivo de docentes e não-docentes sobre o novo sistema de gestão de recursos humanos.
3. Transparência e Controlo:
   • Maior visibilidade e controlo sobre a análise de projetos e aprovações, com relatórios detalhados e rastreamento de documentos.
4. Redução de Erros:
   • Menor ocorrência de erros devido à automação e centralização dos processos.

Mudou as vidas de alunos, professores e administrativos para melhor