Filedoc Add-Ons
Funcionalidades adicionais para ligar o Filedoc aos canais onde a informação entra, circula e precisa de ser tratada.
Os add-ons Filedoc ligam a gestão documental a serviços e plataformas usados no dia a dia da organização. Assim, a informação pode entrar no processo certo, chegar à equipa responsável e ficar associada ao respetivo contexto, sem depender de tarefas repetitivas ou consultas dispersas.
Menos mudanças de contexto. Mais continuidade operacional.
Uma carta enviada, uma fatura comunicada, um procedimento público ou uma reclamação não deviam criar circuitos paralelos. Quando estes canais funcionam de forma isolada, as equipas perdem tempo a transferir informação, confirmar estados e reconstruir o histórico de cada processo.
Os add-ons permitem a integração com o Filedoc, para que documentos, tarefas e evidências possam ser tratados com maior continuidade.
- Reduzir introdução manual e repetição de tarefas entre sistemas.
- Dar maior visibilidade ao estado dos documentos e processos.
- Manter informação e evidências associadas ao contexto certo.
- Encaminhar cada ocorrência para a equipa ou workflow responsável.
- Simplificar operações recorrentes sem alterar a lógica de trabalho da organização.
Pontos de contacto com processos reais.
E-CARTA
Transforme correspondência digital em correio pronto a seguir.
O Filedoc integra-se com o serviço e-Carta dos CTT, permitindo preparar e enviar correspondência física diretamente a partir dos processos documentais, sem necessidade de impressão, envelopagem ou expedição manual.
A integração permite o envio de correio normal ou registado, de acordo com a configuração definida, mantendo a correspondência associada ao documento e ao processo de origem.
O Filedoc monitoriza os envios e atualiza a informação disponibilizada pelo e-Carta, mantendo o processo documental atualizado.
Vantagens operacionais
- Reduz tarefas manuais de impressão, envelopagem e expedição.
- Centraliza o envio de correspondência no Filedoc.
- Mantém cada envio associado ao respetivo documento e processo.
- Permite integrar aprovações e regras de workflow antes da expedição.
- Facilita o acompanhamento do estado da correspondência.
- Torna mais eficientes os processos com comunicações recorrentes ou de elevado volume.
E-FATURA
Identifique faturas em falta no seu circuito documental.
A integração do Filedoc com o e-Fatura permite consultar faturas comunicadas à Autoridade Tributária e compará-las com os documentos existentes no Filedoc, facilitando a identificação de faturas de fornecedores que ainda não deram entrada ou que não foram registadas internamente.
Vantagens operacionais
- Reduz o esforço manual de consulta e comparação de faturas.
- Ajuda a identificar documentos em falta no Filedoc.
- Apoia a equipa financeira na reconciliação de informação.
- Permite filtrar e exportar divergências para análise.
- Centraliza o controlo documental associado às faturas de fornecedores.
VORTALGOV
Integre a contratação pública no seu processo documental.
A integração entre o Filedoc e a plataforma VortalGov permite articular o processo documental interno com as principais etapas do procedimento de contratação pública. O procedimento pode ser iniciado e tramitado no Filedoc, seguindo para a VortalGov e regressando ao processo documental com a informação e os documentos relevantes das fases seguintes.
Vantagens operacionais
- Reduz a dispersão de documentos e informação entre a plataforma de contratação, emails e pastas.
- Integra no processo Filedoc momentos relevantes como propostas, mapa comparativo, adjudicação e contrato.
- Facilita os circuitos internos de validação, análise e aprovação ao longo do procedimento.
- Mantém centralizado o histórico documental, reforçando a rastreabilidade de cada processo de contratação.
ESPAP
Integre a faturação eletrónica da Administração Pública no circuito documental.
O add-on eSPap integra o Filedoc com a plataforma de faturação eletrónica da Administração Pública, permitindo receber e tratar faturas e documentos retificativos, integrá-los nos circuitos internos de validação e aprovação e acompanhar o respetivo estado de processamento.
Vantagens operacionais
- Integra automaticamente a receção das faturas no circuito documental da organização.
- Reduz tarefas manuais e a necessidade de transferir informação entre plataformas.
- Permite enquadrar os documentos nos workflows internos de conferência, validação e aprovação.
- Mantém faturas, notas de crédito, notas de débito e respetivo histórico associados ao processo financeiro
LIVRO DE RECLAMAÇÕES ONLINE
Transforme cada reclamação recebida num processo acompanhado e estruturado.
A integração com o Livro de Reclamações Online permite enquadrar no Filedoc o tratamento das reclamações recebidas através do canal eletrónico, encaminhando automaticamente a informação para o circuito interno definido pela organização.
Vantagens operacionais
- Centraliza a reclamação e toda a documentação associada.
- Encaminha o tratamento para as equipas responsáveis e facilita o acompanhamento do respetivo estado.
- Apoia o controlo de prazos, respostas e ações realizadas ao longo do processo.
- Mantém um histórico completo e consultável para efeitos de controlo, análise e evidência.
Saiba de que forma pode integrar os add-ons na sua organização
Ajudamos a transformar processos em workflows mais eficientes, conectados e auditáveis.