Gestão de informação
O Filedoc ajuda a gestão de informação. As organizações – independentemente da indústria – processam grandes quantidades de documentos em papel e também digitais.
De facto, só o trabalhador de escritório americano médio utiliza anualmente 10.000 folhas de papel. Aplique esta estatística a uma organização de 100 ou mesmo 500 empregados, e rapidamente se chega ao volume de documentos que circulam pelas organizações.
As organizações têm geralmente um melhor desempenho quando capturaram, armazenam, acedem e gerem documentos com rapidez e eficiência. Sem o inconveniente de fluxos de trabalho ineficientes, sem a dificuldade em encontrar a informação pretendida, nem a sensação de que um ficheiro tenha desaparecido.
Provavelmente a sua organização não será diferente e reconhece as ineficiências de gerir todos estes documentos, e o impacto que os processos manuais têm na sua na produtividade.
A gestão de documentos e processos é essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.
Vantagens
A implementação de um sistema de gestão documental e processos é um fator decisivo para o seu negócio, na medida que permite à empresa gerir toda a informação não estruturada, tendo por base os seguintes conceitos:
Digitalização dos documentos em formato papel, originando documentos eletrónicos que são classificados e disponibilizados segundo critérios definidos.
De todos os tipos de documentos da empresa, dos métodos de classificação e de entidades; do tratamento e uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.
Catalogação e classificação dos documentos de forma desmaterializada. Esta fase, equivalente ao processo de arquivo físico, potencia os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e do eletrónico.
Definição das várias ações e estados pelas quais um documento ou processo passam.
Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos ou processos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte.
A redução de custo advém do aumento da eficiência na gestão de processos, na tramitação e decisão, na procura e gestão de documentos, e também na redução do custo com cópias e da necessidade de espaço de arquivo.
