Gestão de informação
As organizações, independentemente do setor de atividade, processam grandes quantidades de documentos em papel e digitais.
O trabalhador de escritório americano médio utiliza anualmente 10.000 folhas de papel. Aplicando esta estatística a uma organização de 100 ou mesmo 500 empregados, rapidamente se chega ao volume de documentos que circulam pelas organizações.
As organizações têm geralmente um melhor desempenho quando capturam, armazenam, acedem e gerem documentos de forma desmaterializada com rapidez e eficiência.
A gestão de documentos e processos é essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.
Vantagens
A implementação de um sistema de gestão documental e processos é um fator decisivo para qualquer atividade, na medida que permite às organizações gerir toda a informação de forma centralizada, tendo por base os seguintes conceitos:
Digitalização dos documentos em formato papel, originando documentos eletrónicos que são classificados e disponibilizados segundo critérios definidos.
Do tratamento e uniformização de documentos e processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.
Utilização de modelos de IA para classificar e categorizar automaticamente os documentos com base no conteúdo.
Um workflow determina quem executa o quê, como e quando. Os workflows têm um ponto de partida definido e são constituídos por várias etapas que podem ou não exigir decisões ou aprovações de humanos.
Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos ou processos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente os mesmos, quando necessário e em qualquer parte.
Melhoria da eficiência operacional na gestão dos processos através da automação de tarefas de rotina e redução dos custos com papel e outros associados à sua utilização.
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