Gestão de informação

Digitalização de documentos em papel, criando ficheiros eletrónicos classificados e disponibilizados segundo critérios previamente definidos.

Tratamento e uniformização de documentos e processos, aplicando sempre os mesmos procedimentos.

Utilização de modelos de IA para classificar e categorizar automaticamente documentos com base no conteúdo, incluindo Processamento Inteligente de Documentos (IDP) para extrair dados de documentos estruturados e integrar informação com outros sistemas.

A IA é também utilizada em workflows através de prompts específicos, permitindo analisar documentos e tomar decisões de forma autónoma ou assistida.

Define quem executa o quê, como e quando. Os workflows têm um ponto de partida definido e são constituídos por várias etapas, que podem ou não exigir decisões ou aprovações humanas.

Motor de busca que localiza documentos ou processos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo a sua disponibilização imediata, em qualquer momento e lugar.

Definição de permissões por utilizador, grupo, cargo ou tipo de documento, garantindo que apenas as pessoas autorizadas acedem à informação.

Cumprimento de normas e regulamentos como o RGPD e o DL 28/2019, assegurando auditoria e rastreabilidade, e adoção de boas práticas reconhecidas internacionalmente, como o MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) e outros referenciais aplicáveis.

Acesso à informação e execução de workflows a partir de qualquer dispositivo, em qualquer local.

Comunicação com ERP, CRM, email e outras aplicações, evitando a duplicação de registos e assegurando um fluxo de trabalho contínuo.

Aumento da eficiência operacional através da automação de tarefas de rotina e diminuição dos custos com papel e outros recursos associados.