Assine documentos eletronicamente e acompanhe cada processo
Quando um processo depende de impressão, digitalização e trocas de documentos por email, torna-se lento e difícil de acompanhar. O Filedoc Sign reúne todo o circuito num único processo digital.
O Filedoc Sign é uma solução de assinatura eletrónica que permite preparar, enviar, assinar e acompanhar documentos num processo digital, seguro e rastreável. Contratos, propostas, autorizações e outros documentos podem ser assinados à distância, no computador, tablet ou telemóvel, sem necessidade de instalar aplicações.
A organização define quem intervém, por que ordem, como cada pessoa se autentica e o que acontece depois da assinatura. O estado do processo permanece visível e as ações realizadas ficam registadas.
Uma solução preparada para todo o processo de assinatura
O Filedoc Sign permite gerir o documento antes, durante e depois da assinatura. Cada etapa pode ser configurada de acordo com os intervenientes, o nível de autenticação e as regras da organização.
Como funciona um processo no Filedoc Sign
1. Prepare o documento e os campos que devem ser preenchidos ou assinados.
2. Defina os participantes, as respetivas funções e a ordem de intervenção.
3. Escolha os métodos de autenticação e envie o pedido de assinatura.
4. Acompanhe o estado, envie lembretes e trate exceções ou delegações.
5. Concluído o processo, consulte o documento e o respetivo registo de auditoria e encaminhe-o para arquivo ou para a etapa seguinte do workflow.
Configure processos simples ou circuitos de assinatura mais exigentes
O Filedoc Sign permite:
- Configurar fluxos sequenciais, paralelos ou combinados e adaptar cada pedido às regras do processo.
- Encaminhamento para um ou vários signatários, em sequência, em paralelo ou em lote.
- Modelos reutilizáveis, campos de formulário, confirmações de leitura e anexos.
- Notificações, lembretes, alertas e regras de delegação.
- Grupos de participantes, funções e ordens de intervenção.
- Painel de controlo para acompanhar estados e tarefas pendentes.
- Registo de auditoria com informação sobre eventos, autenticação, data e hora e método de assinatura utilizado.
Escolha o nível de assinatura adequado a cada documento
O regulamento eIDAS distingue três níveis de assinatura eletrónica. A escolha deve considerar o tipo de documento, o risco, a necessidade de identificar o signatário e os requisitos legais aplicáveis.
Nota jurídica: uma assinatura eletrónica não pode ser recusada como prova apenas por estar em formato eletrónico ou por não ser qualificada. No entanto, os requisitos e efeitos aplicáveis dependem do documento, da jurisdição e do processo concreto. A organização deve validar os casos com requisitos legais específicos.
Adapte a autenticação ao risco do processo
Documentos diferentes podem exigir níveis de confirmação distintos. O Filedoc Sign permite configurar a autenticação e, nos processos mais exigentes, recorrer a mecanismos adicionais de identificação.
Conecte a assinatura aos workflows e sistemas da organização
Os workflows do Filedoc podem obter aprovações prévias, aplicar regras, encaminhar documentos para assinatura e continuar o circuito após a conclusão.
Mantenha cada assinatura protegida e rastreável
O Filedoc Sign combina mecanismos de autenticação, integridade documental e registo de eventos para dar à organização maior controlo sobre o processo de assinatura.
Registo detalhado de eventos, incluindo notificações, autenticação, data e hora, endereço IP e método de assinatura, quando aplicável.
Proteção da integridade através de assinaturas digitais, selos temporais e evidência de auditoria.
Suporte a assinaturas simples, avançadas e qualificadas e a processos alinhados com o RGPD e o eIDAS, de acordo com a configuração adotada.
Escolha o Filedoc Sign se precisa de controlar mais do que o ato de assinar
Envia documentos para vários intervenientes e precisa de acompanhar o estado e as tarefas pendentes.
Pretende reduzir impressões, digitalizações e trocas de versões por email.
Necessita de ajustar a autenticação ao risco e manter evidência das ações realizadas.
Quer ligar processos presenciais ou remotos a aprovações, gestão documental e sistemas de negócio.
Prepare um processo de assinatura adequado à sua organização
A configuração certa depende dos documentos, dos intervenientes, do nível de assinatura, das integrações e dos requisitos de segurança. Mostre-nos um processo real. Ajudamos a definir o circuito, os métodos de autenticação e a integração mais adequados.
Perguntas frequentes sobre o Filedoc Sign
É uma solução de assinatura eletrónica que permite preparar, enviar, assinar e acompanhar documentos num processo digital. Inclui configuração de participantes, métodos de autenticação, notificações, estados e registo de auditoria.
Não. O destinatário pode consultar e assinar através do navegador num computador, tablet ou telemóvel.
Pode suportar assinaturas simples, avançadas e qualificadas, consoante a configuração e os serviços contratados. Os níveis distinguem-se pelos requisitos de identificação, controlo e segurança; na União Europeia, a assinatura qualificada tem efeito jurídico equivalente ao de uma assinatura manuscrita.
Sim. Os participantes podem assinar em sequência, em paralelo ou num circuito combinado. O painel de controlo permite consultar estados e gerir notificações, lembretes e exceções.
Sim. A integração com o Filedoc permite iniciar processos, consultar estados, incorporar a assinatura noutras aplicações e encaminhar o documento concluído e a respetiva evidência para o arquivo e para a etapa seguinte do workflow.
A solução suporta diferentes níveis de assinatura e mecanismos associados ao enquadramento eIDAS. A adequação jurídica deve ser avaliada em função do documento, do método de assinatura, da jurisdição e da configuração concreta.