Avançar para a Desmaterialização

Uma gestão moderna fomenta a inovação nas organizações/empresas introduzindo novas tecnologias e processos “state of the art”, procurando elevá-las a um novo patamar de excelência.

A adopção de novas linhas de atuação e criação de novas oportunidades de negócio passa cada vez mais pelo aperfeiçoamento de procedimentos, otimização da eficiência e priorização das necessidades mais prementes.

Atualmente, muitas organizações de todas as dimensões já tiram proveito da desmaterialização dos seus processos, e os seus múltiplos benefícios estão a provocar-lhes alterações profundas, com melhorias muito significativas na agilidade dos seus serviços e nos resultados do seu negócio.

Da manufatura à distribuição, do governo central ao local, da saúde às utilities, as organizações em todo o mundo estão a descobrir os benefícios da transformação digital.

O porquê da desmaterialização

O caminho, as metas e as recompensas da transformação digital variam conforme os líderes das empresas/organizações e as equipas dos projetos.

Muitos começam com um passo mais imediato, que passa pela digitalização, para se livrarem do papel e terem controlo do fluxo de informação na organização.

Para outras organizações mais maduras, o foco está na reestruturação/otimização de processos através da análise e do uso dos dados que a organização vai recolhendo durante a sua atividade – Big Data.

Em todos os casos, os principais objetivos são: foco em soluções digitais para cada nova oportunidade ou problema (digital-first thinking), capacitação dos trabalhadores do conhecimento, automação fiável, novos níveis de agilidade organizacional e/ou novos modelos de negócio.

O custo do papel

As organizações permanecem ainda hoje à mercê de sistemas baseados em papel, apesar das tecnologias disponíveis para reduzir a sua utilização, ou mesmo removê-lo por completo.

Hoje em dia, apenas 18% das empresas podem ser consideradas verdadeiramente sem papel.

O papel está por todo o lado: as áreas que lidam com faturas de fornecedores, compras, contratos, recursos humanos e serviço jurídico assentam em processos baseados em papel, o que significa pouca eficiência na gestão dos processos e um obstáculo à produtividade.

Arquivar e pesquisar documentos em papel não só consome tempo como dinheiro:

• Um estudo recente estima que o tempo desperdiçado com o processamento do papel, custa às organizações cerca de $20.000 por trabalhador do conhecimento, por ano.
• Dinheiro desperdiçado: $700 por cada documento perdido e $125 por cada documento mal arquivado.
• Business continuity: 70% do risco da continuidade do negócio advém da possibilidade de perda de papel derivada de catástrofes.
• Inseguro por defeito: 98% das impressoras empresariais são inseguras e abertas a acessos indevidos.

Numa recente pesquisa sobre o ROI (Return On Investment), estudando os benefícios trazidos pelo investimento na desmaterialização em PMEs, a Nucleus Research obteve retornos na proporção de $8,55 por dólar gasto.

Vantagens da desmaterialização de processos

Muitas organizações que assumem digital-first thinking e enveredam pela adoção de soluções digitais para cada nova oportunidade ou problema, efetuam uma mudança cultural da organização tradicional com processos suportados em papel para uma abordagem baseada em processos suportados em digital.

Este paradigma provoca uma redução substancial de custos e uma Automação fiável, permitindo atingir altos níveis de agilidade organizacional e/ou de modelo de negócio, com uma capacitação dos trabalhadores do conhecimento e uma potenciação do conhecimento existente na organização.

Reduzir Custos Melhorar a Segurança

Reduzir Custos

A consultora Gartner estima que as empresas gastam entre 1% a 3% das suas receitas na impressão de documentos nos escritórios. Isto, sem sequer contabilizar os custos do arquivo, envio e armazenamento dos documentos – nem o custo do papel em si (que é substancial), dos tonners, dos upgrades ao parque de impressão e custos com portes de correio. Mas as maiores poupanças estão relacionadas com a eficiência na gestão dos processos e na redução das necessidades de espaço de arquivo.

A todos estes custos, há que acrescentar o custo indireto: os processos baseados em papel são uma perda de tempo e afastam os trabalhadores do conhecimento, de tarefas mais produtivas e de alto valor. O tempo que os trabalhadores gastam nestas tarefas improdutivas pode estar a representar um custo muito elevado para a sua empresa/organização.

De facto, de acordo com um Livro Branco da IDC (International Data Corporation), de 2012 “… os trabalhadores do conhecimento perdem uma quantidade significativa de tempo todas as semanas a lidar com uma variedade de desafios relacionados com o trabalho com documentos. Este tempo desperdiçado custa à organização 19.732 dólares por trabalhador de informação, por ano”.

Ou seja, numa organização de 1000 empregados, as perdas de produtividade são equivalentes à contratação de 213 empregados.

Melhorar a Segurança

Existem diversas possíveis vulnerabilidades nas empresas e, naturalmente, também na gestão de documentos, que podem passar por violações nos dados, quebras na segurança, partilha indevida de informação sensível, roubo de identidade ou outros tipos de ciber-ataques.

Incidentes deste tipo podem impactar seriamente a operacionalidade dos serviços das organizações e a prejudicar a reputação e a confiança nos seus serviços.

Contudo, um relatório anual apresentado ao Congresso dos EUA pelo Gabinete dos Direitos Civis do HHS (U.S. Department of Health and Human Services) revelou que os registos em papel representam 62% das violações de dados ocorridos em empresas com mais de 500 empregados.

É, pois, essencial a implementação de medidas que melhorem a segurança da sua organização:

• A limitação do acesso a certos documentos e/ou processos a pessoas especificas;
• A garantia de uma boa solução de disaster recovery através da recuperação de ficheiros digitais arquivados (versus documentos em papel, destruídos por inundações, fogo ou outras causas);
• Uma boa infraestrutura informática, eficiente e segura, que sustente software e aplicações reconhecidas, de que o Filedoc é um bom exemplo;
• Colaboradores bem formados e o cumprimento de boas práticas.

Deste modo as organizações/ empresas retirarão com segurança todos os benefícios da digitalização dos seus processos de negócio.