MOREQ/ASIA

O Filedoc obedece às normas do modelo internacional que especifica os requisitos para um sistema de gestão de documentos eletrónicos (MoReq – Model requirements for the management of electronic records).

MOREQ

O MOREQ surgiu com a utilização crescente das tecnologias de informação e de comunicação, que levantam problemas novos na produção e gestão dos documentos de arquivo, nomeadamente no que respeita às garantias de fidedignidade, autenticidade e acesso continuado, propósitos só conseguidos mediante a implementação de programas adequados de gestão documental, integrados em sistemas de arquivo e informação, especificamente concebidos ou reformulados para o efeito.

O MOREQ tem como objetivo principal disponibilizar um instrumento capaz de apoiar, com orientações práticas, a conceção e implementação de sistemas de arquivo eletrónico, em especial junto dos organismos, Administração Pública, e, simultaneamente, orientar a avaliação dos sistemas já existentes, sendo um modelo composto por um conjunto de requisitos e recomendações para a gestão de documentos de arquivo eletrónico.

Este decorre de recomendações europeias consubstanciadas pela Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de novembro, e teve como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da administração eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas, independentemente da sua natureza.

A progressão dos trabalhos, conduzidos pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, o órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, deu origem à criação de um esquema de metainformação (MIP) e de uma linguagem comum, partilhada e normalizada para representar as funções da administração, denominada Macroestrutura Funcional (MEF).

Tendo por fim o aprofundamento dos níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF, o órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, desenvolveu uma “lista consolidada” para a gestão das decisões sobre a classificação e avaliação da informação pública.

A “lista consolidada” é um referencial assente numa estrutura hierárquica de classes que representam as funções e subfunções, de acordo com a MEF, e os processos de negócio executados por entidades que exerçam funções públicas, numa perspetiva suprainstitucional, transversal e funcional. Integra as decisões de avaliação, designadamente a determinação de prazos de conservação administrativa, formas de contagem de prazos e destinos finais, aplicados em função da natureza da intervenção das entidades.

ASIA

As decisões resultam dos projetos de “Harmonização de classes de 3.º nível em planos de classificação conformes à MEF” e de “Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA)”, assegurados através das sinergias estabelecidas entre entidades que exercem funções públicas ao nível da Administração Local e da Administração Central do Estado, dando posteriormente origem a diferentes portarias de gestão de documentos em função da natureza das entidades aderentes.

As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio.