Integração com email

O Filedoc integra-se diretamente com o Microsoft Outlook, permitindo registar e arquivar de forma segura o correio eletrónico recebido e enviado, enquanto desencadeia automaticamente novos workflows.

Através de um plugin dedicado, disponível dentro do próprio Outlook, é possível registar emails enviados ou recebidos no Filedoc, sem sair da aplicação.

Todos os emails são guardados no seu formato original, incluindo anexos, e indexados automaticamente com base em dados como tipo de documento, destinatário, remetente, assunto e data.

Para envios, o Filedoc pode atribuir automaticamente um número de saída único, inserido no assunto do email, para que o destinatário o use como referência numa resposta.

Funcionalidades no Outlook:

• Armazenar mensagens com um clique.
• Arquivo automático de emails, com opção para guardar apenas anexos ou apenas mensagens importantes.
• Identificação dos emails registados com link direto para o documento arquivado no Filedoc.
• Deteção e eliminação automática de duplicados.
• Classificação automática de emails com todos os dados necessários para futura pesquisa ou início de workflow.
• Criação ou atualização de contactos de pessoas e empresas diretamente a partir do Outlook.
• Pesquisa de documentos ou processos sem sair do Outlook.
• Utilização de templates de email corporativas geridas no Filedoc.
• Início automático de workflows com base em regras pré-definidas.

Compatibilidade com Outlook 365

Todas as funcionalidades estão também disponíveis na versão web do Outlook no Microsoft 365, garantindo a mesma experiência, quer utilize a aplicação local, quer aceda via browser.

Filedoc Mail – Alternativa Integrada

Para quem pretende aceder e gerir contas de email diretamente dentro do Filedoc, existe o Filedoc Mail — uma ferramenta integrada que permite registar emails sem necessidade de usar o Outlook.

Além das funcionalidades já enumeradas, o Filedoc Mail acrescenta:

• Utilização de modelos de Inteligência Artificial para classificação avançada de emails.
• Definição de regras automáticas para tratamento de mensagens, com base no remetente ou em palavras-chave.
• Início automático de workflows a partir de critérios específicos.

Esta integração garante que o email se torna parte ativa dos processos da organização, deixando de ser apenas um canal de comunicação e passando a estar totalmente alinhado com a gestão documental e o workflow do Filedoc.