Integracja z pocztą e-mail

Filedoc integruje się bezpośrednio z Microsoft Outlook, umożliwiając bezpieczne rejestrowanie i archiwizowanie wiadomości e-mail przychodzących i wychodzących, jednocześnie automatycznie uruchamiając nowe workflowy.

Dzięki dedykowanemu wtykowi, dostępnym bezpośrednio w Outlooku, można rejestrować wysyłane i odbierane wiadomości w Filedoc bez konieczności opuszczania aplikacji.

Wszystkie e-maile są zapisywane w oryginalnym formacie, łącznie z załącznikami, i automatycznie indeksowane na podstawie danych takich jak typ dokumentu, odbiorca, nadawca, temat i data.

Przy wysyłkach Filedoc może automatycznie przypisać unikalny numer wyjściowy, umieszczony w temacie wiadomości, aby odbiorca mógł go wykorzystać jako odniesienie w odpowiedzi.

Funkcjonalności w Outlooku:

• Przechowywanie wiadomości jednym kliknięciem.
• Automatyczne archiwizowanie e-maili, z opcją zapisu tylko załączników lub tylko ważnych wiadomości.
• Identyfikacja zarejestrowanych wiadomości z bezpośrednim linkiem do dokumentu zarchiwizowanego w Filedoc.
• Automatyczne wykrywanie i usuwanie duplikatów.
• Automatyczna klasyfikacja e-maili z pełnymi danymi potrzebnymi do przyszłego wyszukiwania lub uruchamiania workflow.
• Tworzenie lub aktualizacja kontaktów osób i firm bezpośrednio z poziomu Outlooka.
• Wyszukiwanie dokumentów lub procesów bez wychodzenia z Outlooka.
• Korzystanie z firmowych szablonów wiadomości e-mail zarządzanych w Filedoc.
• Automatyczne uruchamianie workflowów na podstawie zdefiniowanych reguł.

Kompatybilność z Outlook 365

Wszystkie funkcje są również dostępne w wersji internetowej Outlooka w Microsoft 365, zapewniając taką samą wygodę pracy, niezależnie od tego, czy korzystasz z aplikacji lokalnej, czy przeglądarkowej.

Filedoc Mail – Zintegrowana alternatywa

Dla użytkowników, którzy chcą uzyskać dostęp do kont e-mail i zarządzać nimi bezpośrednio w Filedoc, dostępne jest rozwiązanie Filedoc Mail — zintegrowane narzędzie, które umożliwia rejestrowanie wiadomości bez potrzeby korzystania z Outlooka.

Oprócz wcześniej wymienionych funkcji Filedoc Mail oferuje również:

• Wykorzystanie modeli sztucznej inteligencji do zaawansowanej klasyfikacji wiadomości e-mail.
• Definiowanie automatycznych reguł przetwarzania wiadomości w oparciu o nadawcę lub słowa kluczowe.
• Automatyczne uruchamianie workflowów na podstawie określonych kryteriów.

Dzięki tej integracji poczta e-mail staje się aktywną częścią procesów organizacji — przestaje być jedynie kanałem komunikacji, a staje się w pełni zintegrowanym elementem zarządzania dokumentacją i workflow w Filedoc.