Dematerializacja faktur dostawców

Z faktury można automatycznie wyodrębnić między innymi dane dostawcy, numer identyfikacji podatkowej (NIP), numer faktury, datę wystawienia, kwoty netto i brutto, wartość VAT, walutę, numer zamówienia, centrum kosztów, pozycje faktury oraz dane płatnicze. Największą wartość automatyczna ekstrakcja danych przynosi wtedy, gdy informacje są weryfikowane zgodnie z regułami biznesowymi lub danymi z systemu ERP, a następnie kierowane do zatwierdzenia, księgowania lub archiwizacji. Dane mające wpływ na rozliczenia finansowe lub podatkowe powinny być zawsze odpowiednio zweryfikowane.

Automatyzacja zatwierdzania faktur polega na zarejestrowaniu dokumentu, automatycznym wyodrębnieniu danych, ich weryfikacji zgodnie z regułami organizacji lub systemem ERP, przekazaniu faktury do odpowiednich osób zatwierdzających oraz zapisaniu wszystkich decyzji w historii procesu. Odpowiednio skonfigurowany workflow ogranicza pracę manualną, zmniejsza ryzyko zagubienia dokumentów, usprawnia terminową realizację płatności oraz zapewnia pełną identyfikowalność działań na potrzeby audytu. Integracja z systemem ERP dodatkowo eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania i uzgadniania danych.

Filedoc wspiera proces zatwierdzania faktur poprzez rejestrowanie faktur papierowych i elektronicznych, automatyczną klasyfikację dokumentów, wyodrębnianie kluczowych danych oraz kierowanie każdej faktury do odpowiedniego procesu weryfikacji i akceptacji. Workflow może uwzględniać reguły oparte na wartości faktury, dostawcy, centrum kosztów, numerze zamówienia lub osobie odpowiedzialnej. Po zatwierdzeniu dane mogą zostać automatycznie przekazane do systemu ERP, ograniczając ręczne wprowadzanie informacji i liczbę błędów. Efektem jest szybsza obsługa zobowiązań, pełna identyfikowalność procesu oraz mniejsze uzależnienie od komunikacji e-mailowej.