Oprogramowanie służące do organizowania, wyszukiwania, zabezpieczania, kontrolowania i automatyzacji dokumentów oraz procesów biznesowych. W Filedoc system zarządzania dokumentami centralizuje dokumenty, wiadomości e-mail, metadane, workflow, uprawnienia, wersje dokumentów, zadania i integracje, umożliwiając bezpieczne zarządzanie informacją oraz pełną identyfikowalność działań. To znacznie więcej niż zwykłe przechowywanie plików – obejmuje również reguły biznesowe, procesy i historię dokumentów.

DMS (Document Management System) to międzynarodowy termin oznaczający system zarządzania dokumentami. Rozwiązania takie jak Filedoc umożliwiają zarządzanie dokumentami elektronicznymi, zeskanowanymi dokumentami papierowymi, wiadomościami e-mail, metadanymi, uprawnieniami oraz workflow. DMS to znacznie więcej niż usługa przechowywania plików w chmurze – wspiera pełny cykl życia dokumentów oraz procesów biznesowych.

Zarządzanie dokumentami obejmuje metody, reguły i technologie służące do zarządzania dokumentami na każdym etapie ich cyklu życia. W Filedoc obejmuje przechwytywanie, rejestrację, klasyfikację, wyszukiwanie, archiwizację, kontrolę dostępu, workflow, wersjonowanie dokumentów oraz zarządzanie retencją. Archiwizacja cyfrowa stanowi jedynie jeden z elementów zarządzania dokumentami.

Zarządzanie informacją to praktyka organizowania, ochrony, udostępniania i wykorzystywania informacji w sposób bezpieczny i uporządkowany. W Filedoc obejmuje dokumenty, wiadomości e-mail, dane, procesy oraz wiedzę organizacji, zapewniając dostęp wyłącznie uprawnionym użytkownikom. Jest pojęciem szerszym niż zarządzanie dokumentami, ponieważ obejmuje również dane i wiedzę biznesową.

Proces dokumentowy to zbiór dokumentów, zadań, decyzji i osób odpowiedzialnych, które wspólnie realizują określony cel biznesowy. W Filedoc proces może łączyć wiele dokumentów oraz być obsługiwany przez workflow, umożliwiając monitorowanie statusu, uczestników, powiązań, działań i pełnej historii procesu. Dokument jest pojedynczą jednostką informacji, natomiast proces określa sposób jej wykorzystania.

Repozytorium dokumentów to centralne miejsce przechowywania, organizowania, wyszukiwania i ochrony dokumentów. Filedoc pełni rolę bezpiecznego repozytorium dokumentów, oferując dodatkowo workflow, metadane, kontrolę dostępu, historię zmian, retencję dokumentów oraz integracje z innymi systemami. W przeciwieństwie do współdzielonych folderów repozytorium przechowuje również kontekst biznesowy oraz reguły zarządzania dokumentami.

Archiwizacja cyfrowa polega na uporządkowanym przechowywaniu dokumentów elektronicznych w celu ich długoterminowej ochrony, łatwego wyszukiwania i kontroli. W Filedoc dokumenty są powiązane z metadanymi, uprawnieniami, mechanizmami wyszukiwania, retencją, kontrolą integralności i pełną identyfikowalnością. Archiwizacja cyfrowa stanowi element zarządzania dokumentami, ale nie zastępuje całego procesu zarządzania cyklem życia informacji.

Cyfryzacja dokumentów polega na zastąpieniu dokumentów papierowych oraz tradycyjnych procesów ich elektronicznymi odpowiednikami i kontrolowanym obiegiem cyfrowym. W Filedoc obejmuje digitalizację, rejestrację dokumentów, workflow, podpis elektroniczny, formularze elektroniczne, archiwizację cyfrową, wyszukiwanie oraz pełną identyfikowalność procesów. Sama digitalizacja dokumentów jest tylko jednym z elementów cyfryzacji procesów.

Digitalizacja dokumentów polega na przekształceniu dokumentów papierowych w pliki elektroniczne przy użyciu skanerów lub urządzeń wielofunkcyjnych. W Filedoc zeskanowane dokumenty mogą być automatycznie rejestrowane, klasyfikowane, przeszukiwane z wykorzystaniem OCR oraz kierowane do workflow lub archiwizacji cyfrowej. Nie należy mylić digitalizacji z pełną cyfryzacją procesów.

ECM (Enterprise Content Management) to kompleksowe podejście do zarządzania treściami przedsiębiorstwa, obejmujące dokumenty, rekordy, wiadomości e-mail, obrazy oraz inne informacje nieustrukturyzowane przez cały ich cykl życia. Obejmuje zarządzanie bezpieczeństwem, wyszukiwaniem informacji, retencją, zgodnością z przepisami oraz nadzorem nad informacją w organizacji.

Records Management to zarządzanie dokumentacją o wartości prawnej, podatkowej, historycznej lub operacyjnej. Obejmuje klasyfikację dokumentów, retencję, długoterminową archiwizację, kontrolę dostępu, audyt oraz kontrolowane usuwanie dokumentów i innych dowodów działalności organizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz politykami zarządzania informacją.

OCR (Optical Character Recognition) to technologia umożliwiająca przekształcenie tekstu znajdującego się na obrazach i zeskanowanych dokumentach w tekst możliwy do wyszukiwania. W Filedoc OCR wspiera wyszukiwanie pełnotekstowe i może współpracować z technologią IDP w celu automatycznej ekstrakcji danych oraz klasyfikacji dokumentów. OCR odczytuje tekst, natomiast IDP interpretuje jego znaczenie i wykorzystuje go w procesach biznesowych.

IDP (Intelligent Document Processing), czyli inteligentne przetwarzanie dokumentów, to technologia wykorzystująca OCR, sztuczną inteligencję oraz reguły biznesowe do klasyfikowania dokumentów i automatycznej ekstrakcji danych. W Filedoc inteligentne przetwarzanie dokumentów pomaga ograniczyć ręczne wprowadzanie danych, automatycznie uzupełniać pola, klasyfikować dokumenty oraz uruchamiać workflow na podstawie uporządkowanych informacji. IDP oferuje znacznie większe możliwości niż samo OCR, ponieważ nie tylko odczytuje tekst, ale również interpretuje jego znaczenie i wykorzystuje go w procesach biznesowych.

Sztuczna inteligencja w zarządzaniu dokumentami polega na wykorzystaniu AI do analizowania, klasyfikowania, podsumowywania, wyszukiwania oraz ekstrakcji informacji z dokumentów. W Filedoc funkcje te realizowane są między innymi przez IDP, Cogniffy, inteligentną klasyfikację dokumentów, wyszukiwanie w języku naturalnym, automatyczne podsumowania oraz walidację danych w workflow. Jest to sztuczna inteligencja wyspecjalizowana w zarządzaniu dokumentami i procesami biznesowymi, a nie ogólne zastosowanie AI.

Cogniffy to platforma sztucznej inteligencji zintegrowana z Filedoc, przeznaczona do analizy, klasyfikacji, wyszukiwania informacji oraz automatyzacji procesów związanych z dokumentami. Rozszerza możliwości Filedoc o funkcje takie jak wyszukiwanie w języku naturalnym, automatyczne podsumowania, asystent AI, inteligentna klasyfikacja dokumentów oraz workflow wspierane przez sztuczną inteligencję. Cogniffy stanowi warstwę AI rozwiązania Filedoc i nie jest samodzielnym systemem DMS.

Machine Learning (uczenie maszynowe) to dziedzina sztucznej inteligencji umożliwiająca systemom rozpoznawanie wzorców oraz uczenie się na podstawie danych. W Cogniffy i IDP uczenie maszynowe wspiera klasyfikację dokumentów, wykrywanie zależności, ekstrakcję danych oraz analizę dokumentów na podstawie rzeczywistych przykładów. W przeciwieństwie do sztywnych reguł biznesowych modele uczą się na danych i mogą zwiększać swoją skuteczność wraz z kolejnymi przykładami.

Metadane to informacje opisujące dokument, takie jak jego typ, data, dostawca, klient, temat, status lub numer referencyjny. W Filedoc metadane umożliwiają klasyfikację dokumentów, szybkie wyszukiwanie, obsługę workflow, zarządzanie retencją, raportowanie oraz integrację z systemami ERP, CRM i innymi aplikacjami biznesowymi. Metadane opisują dokument, ale nie stanowią jego właściwej treści.

Indeksowanie dokumentów polega na przypisywaniu dokumentom metadanych, kategorii, tekstu możliwego do przeszukiwania oraz słów kluczowych. W Filedoc proces ten umożliwia odnajdywanie dokumentów na podstawie pól, treści, procesów, kontrahentów i innych kryteriów wyszukiwania. Indeksowanie może być wspierane przez OCR oraz sztuczną inteligencję. Jest to znacznie więcej niż nadanie nazwy plikowi – tworzy pełny kontekst informacji.

Wyszukiwanie semantyczne analizuje znaczenie pytania oraz kontekst informacji, a nie jedynie zgodność słów kluczowych. W Cogniffy umożliwia odnajdywanie dokumentów w sposób zbliżony do tego, w jaki użytkownicy formułują naturalne pytania. Jest bardziej zaawansowane niż tradycyjne wyszukiwanie słów kluczowych i stanowi podstawę nowoczesnych systemów wyszukiwania opartych na AI.

Wyszukiwanie w języku naturalnym umożliwia użytkownikom zadawanie pytań lub wpisywanie zwykłych zdań w celu odnalezienia dokumentów, informacji lub odpowiedzi. W Cogniffy funkcja ta ułatwia wyszukiwanie dokumentów i procesów bez konieczności korzystania wyłącznie z filtrów i metadanych, przy jednoczesnym zachowaniu obowiązujących uprawnień oraz zasad zarządzania informacją.

Automatyczna klasyfikacja dokumentów polega na przypisywaniu dokumentów do odpowiednich kategorii lub typów na podstawie ich treści, reguł biznesowych lub modeli sztucznej inteligencji. W Filedoc funkcja ta ogranicza ręczną pracę, zwiększa spójność klasyfikacji oraz usprawnia organizację dokumentów. Klasyfikacja określa typ dokumentu, natomiast indeksowanie opisuje go dodatkowymi informacjami.

Ekstrakcja danych polega na automatycznym identyfikowaniu i pobieraniu istotnych informacji z dokumentów, takich jak kwoty, daty, dane kontrahentów, numery faktur lub inne pola biznesowe. W Filedoc wyodrębnione dane mogą automatycznie uzupełniać formularze, wspierać walidację dokumentów, uruchamiać workflow oraz integrować informacje z systemami ERP i innymi aplikacjami. W przeciwieństwie do OCR ekstrakcja danych identyfikuje konkretne informacje biznesowe, a nie tylko odczytuje tekst.

Dane ustrukturyzowane to informacje zapisane w przewidywalnej strukturze, na przykład w polach formularzy, tabelach lub bazach danych. Przykładami są daty, kwoty, numery faktur, dane klientów czy dostawców. Dane ustrukturyzowane są łatwiejsze do wyszukiwania, walidacji, integracji z innymi systemami oraz automatycznego przetwarzania niż informacje nieustrukturyzowane.

Wektorowa baza danych to specjalistyczny system przeznaczony do przechowywania i wyszukiwania numerycznych reprezentacji danych, takich jak tekst, dokumenty czy obrazy. Stanowi podstawę wyszukiwania semantycznego, generatywnej sztucznej inteligencji, embeddingów oraz systemów wyszukiwania informacji i odpowiedzi na pytania opartych na dużych modelach językowych.

LLM (Large Language Model), czyli duży model językowy, to rodzaj sztucznej inteligencji zdolny do rozumienia, generowania i podsumowywania tekstu. W zarządzaniu dokumentami modele LLM wspierają wyszukiwanie informacji, klasyfikację dokumentów, ekstrakcję danych, tworzenie podsumowań oraz inteligentnych asystentów dokumentowych.

NLP (Natural Language Processing), czyli przetwarzanie języka naturalnego, to dziedzina sztucznej inteligencji umożliwiająca komputerom rozumienie, analizowanie oraz generowanie języka ludzkiego. W zarządzaniu dokumentami NLP wspiera wyszukiwanie w języku naturalnym, klasyfikację dokumentów, ekstrakcję informacji oraz automatyzację procesów biznesowych.

Workflow to uporządkowany przebieg zadań, odpowiedzialności, reguł i decyzji w ramach procesu biznesowego. W Filedoc workflow kieruje dokumenty i procesy do weryfikacji, zatwierdzenia, podpisu, realizacji, archiwizacji lub innych działań zdefiniowanych przez organizację. Workflow to nie tylko lista zadań – obejmuje również reguły biznesowe, terminy realizacji oraz pełną historię działań. Pomaga jasno określić odpowiedzialność, kontrolować terminy, monitorować status procesów oraz zapewniać pełną identyfikowalność wykonanych działań.

System workflow to rozwiązanie umożliwiające modelowanie, wykonywanie i monitorowanie procesów biznesowych z wykorzystaniem etapów, osób odpowiedzialnych, reguł oraz terminów. W Filedoc moduł workflow pozwala konfigurować procesy dokumentowe bez programowania, zapewniając monitorowanie postępów i pełną identyfikowalność działań. System workflow jest narzędziem do zarządzania procesami, natomiast workflow oznacza sam przebieg procesu.

Workflow zatwierdzania to cyfrowy proces przekazywania dokumentów do weryfikacji, akceptacji i rejestrowania decyzji przez wyznaczone osoby. W Filedoc może obejmować terminy realizacji, możliwe decyzje, komentarze, załączniki, podpis elektroniczny oraz pełną historię procesu. Jest to szczególny rodzaj workflow przeznaczony do obsługi procesów wymagających formalnej akceptacji.

Workflow ad hoc to elastyczny proces tworzony dla sytuacji jednorazowych lub trudnych do przewidzenia. W Filedoc umożliwia przekazywanie dokumentów i procesów poza wcześniej zdefiniowanym schematem, gdy wymagają tego wyjątkowe okoliczności. W przeciwieństwie do workflow strukturalnego nie posiada sztywno określonych etapów, zachowując jednocześnie kontrolę nad odpowiedzialnością oraz historią działań.

Automatyzacja procesów polega na wykorzystaniu technologii do wykonywania, kierowania i kontrolowania powtarzalnych zadań oraz reguł biznesowych. W Filedoc obejmuje workflow, zadania, reguły, powiadomienia, formularze elektroniczne, IDP oraz integracje z innymi systemami, ograniczając pracę wykonywaną ręcznie. Automatyzacja procesów ma szerszy zakres niż workflow, ponieważ może obejmować również sztuczną inteligencję i integracje systemowe.

Zatwierdzanie elektroniczne to cyfrowa akceptacja dokumentów lub wniosków z określeniem osób odpowiedzialnych, terminów realizacji oraz rejestracją podjętych decyzji. W Filedoc funkcja ta może być wykorzystywana w procesach obsługi faktur, umów, wniosków wewnętrznych, protokołów oraz innych procesów dokumentowych. Zatwierdzenie elektroniczne nie jest tym samym co podpis elektroniczny — dokument może zostać zatwierdzony bez konieczności jego podpisania.

SLA (Service Level Agreement), czyli umowa o poziomie świadczenia usług, określa wymagane czasy realizacji i wskaźniki efektywności procesów. W workflow dokumentowym SLA pomaga monitorować czas realizacji zadań, wykrywać opóźnienia, identyfikować wąskie gardła oraz kontrolować terminowość kluczowych etapów procesu. SLA znajduje zastosowanie nie tylko w obsłudze klienta, ale również w procesach wewnętrznych organizacji.

BPMN (Business Process Model and Notation) to międzynarodowy standard modelowania procesów biznesowych za pomocą diagramów. Ułatwia analizowanie, dokumentowanie, projektowanie oraz komunikację procesów pomiędzy zespołami biznesowymi i technicznymi, wspierając projektowanie i optymalizację workflow.

Zarządzanie wiadomościami e-mail polega na organizowaniu, klasyfikowaniu i archiwizowaniu korespondencji elektronicznej jako integralnej części dokumentacji przedsiębiorstwa. W Filedoc wiadomości e-mail mogą być rejestrowane bezpośrednio z Microsoft Outlook lub zintegrowanych systemów pocztowych, wraz z załącznikami, metadanymi, możliwością wyszukiwania, powiązaniami z dokumentami oraz workflow. W przeciwieństwie do narzędzi do e-mail marketingu Filedoc traktuje wiadomości e-mail jako dokumenty biznesowe.

Formularz elektroniczny to cyfrowy formularz służący do zbierania uporządkowanych danych oraz uruchamiania procesów i workflow. W Filedoc formularze mogą być wykorzystywane zarówno wewnętrznie, jak i przez użytkowników zewnętrznych do składania wniosków, przesyłania dokumentów oraz przekazywania informacji bez konieczności programowania. W przeciwieństwie do zwykłych dokumentów formularze od początku zapisują dane w uporządkowanej strukturze, dzięki czemu są łatwiejsze do wyszukiwania, przetwarzania i automatyzacji procesów biznesowych.

Podpis elektroniczny to cyfrowa metoda potwierdzania autentyczności dokumentów oraz decyzji bez konieczności korzystania z papieru. W Filedoc może być zintegrowany z workflow dotyczącym umów, ofert, protokołów, faktur oraz innych dokumentów wymagających formalnej akceptacji. Nie należy go mylić z podpisem zeskanowanym, który jest jedynie obrazem odręcznego podpisu i nie zapewnia takich samych właściwości prawnych.

RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to europejskie rozporządzenie regulujące zasady przetwarzania danych osobowych. W Filedoc ma szczególne znaczenie, ponieważ dokumenty mogą zawierać dane osobowe wymagające odpowiedniej kontroli dostępu, identyfikowalności działań, retencji, wyszukiwania oraz zarządzania prawami osób, których dane dotyczą. Technologia wspiera zgodność z RODO, ale nie zastępuje odpowiednich procedur organizacyjnych i prawnych.

Inspektor Ochrony Danych (IOD, ang. Data Protection Officer – DPO) odpowiada za nadzorowanie zgodności organizacji z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. W środowisku zarządzania dokumentami może odpowiadać za lokalizowanie dokumentów zawierających dane osobowe, kontrolę dostępu, obsługę wniosków osób, których dane dotyczą, oraz dokumentowanie działań związanych z ochroną danych. Jest to rola organizacyjna, a nie funkcja systemu informatycznego.

Kontrola dostępu to zestaw reguł określających, kto może przeglądać, edytować, zatwierdzać, udostępniać lub usuwać dokumenty i procesy. W Filedoc uprawnienia mogą być definiowane na podstawie użytkowników, grup, profili, stanowisk, działów, typów dokumentów lub poziomu poufności. Kontrola dostępu określa zakres uprawnień użytkownika i nie powinna być mylona z procesem uwierzytelniania.

Identyfikowalność dokumentów oznacza możliwość śledzenia wszystkich działań związanych z dokumentem lub procesem, w tym zmian, statusów, odpowiedzialnych osób oraz pełnej historii operacji. W Filedoc identyfikowalność zapewniają dzienniki zdarzeń, workflow, wersjonowanie dokumentów, odpowiedzi, zatwierdzenia, podpisy elektroniczne oraz historia zmian. Należy odróżnić identyfikowalność od audytu — identyfikowalność umożliwia odtworzenie historii, natomiast audyt polega na jej analizie.

Compliance dokumentów oznacza zarządzanie dokumentacją zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, normami, politykami wewnętrznymi oraz wymaganiami audytowymi. W Filedoc zgodność wspierają między innymi kontrola dostępu, retencja dokumentów, audyt, identyfikowalność, integralność danych, klasyfikacja oraz zaawansowane mechanizmy wyszukiwania. Sam system nie gwarantuje zgodności — zależy ona również od właściwej konfiguracji oraz procedur organizacyjnych.

Retencja dokumentów określa okres przechowywania poszczególnych typów dokumentów zgodnie z wymaganiami prawnymi oraz politykami organizacji. W Filedoc reguły retencji mogą automatycznie zarządzać etapami archiwizacji, odpowiedzialnością za dokumenty, ich usuwaniem lub trwałym przechowywaniem, zapewniając jednocześnie pełną historię działań. Retencja stanowi jeden z podstawowych elementów zarządzania cyklem życia dokumentów.

Wersjonowanie dokumentów polega na przechowywaniu historii zmian dokumentu, umożliwiając porównywanie kolejnych wersji oraz przywracanie wcześniejszych edycji. W Filedoc funkcja ta wspiera współpracę, identyfikowalność oraz bezpieczne zarządzanie dokumentacją. Wersjonowanie nie jest kopią zapasową — służy do śledzenia zmian zachodzących w trakcie pracy nad dokumentem.

eDIAS odnosi się do systemów i usług elektronicznej archiwizacji przeznaczonych do długoterminowego przechowywania, udostępniania oraz zarządzania dokumentami cyfrowymi z zachowaniem wymagań dotyczących integralności, bezpieczeństwa, identyfikowalności i zgodności z przepisami. Rozwiązania eDIAS wspierają organizacje w bezpiecznym przechowywaniu dokumentacji elektronicznej zgodnie z obowiązującymi regulacjami oraz dobrymi praktykami zarządzania dokumentami.

NIS2 to dyrektywa Unii Europejskiej wzmacniająca wymagania w zakresie cyberbezpieczeństwa dla podmiotów kluczowych i ważnych. W obszarze zarządzania dokumentami ma znaczenie dla bezpieczeństwa informacji, kontroli dostępu, identyfikowalności działań, zarządzania ryzykiem oraz zapewnienia ciągłości działania organizacji.

DORA (Digital Operational Resilience Act) to rozporządzenie Unii Europejskiej dotyczące odporności operacyjnej sektora finansowego w obszarze technologii cyfrowych. Obejmuje wymagania związane z zarządzaniem ryzykiem ICT, bezpieczeństwem informacji, ciągłością działania, nadzorem nad dostawcami usług ICT, dokumentowaniem działań oraz kontrolą procesów cyfrowych.

Integracja z ERP to połączenie systemu zarządzania dokumentami z systemem ERP w celu wymiany danych, dokumentów oraz informacji o statusach procesów. W Filedoc integracja z ERP umożliwia powiązanie dokumentów z fakturami, dostawcami, klientami, zamówieniami, zakupami oraz zapisami księgowymi. ERP jest systemem zarządzania przedsiębiorstwem, natomiast integracja z ERP zapewnia płynną wymianę informacji pomiędzy systemami, ogranicza duplikowanie danych i zwiększa spójność procesów biznesowych.

ERP (Enterprise Resource Planning) to system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem w obszarach takich jak finanse, księgowość, zakupy, sprzedaż, magazyn czy logistyka. W Filedoc system ERP może dostarczać dane biznesowe oraz odbierać dokumenty, statusy i informacje o procesach, eliminując konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. W przeciwieństwie do CRM system ERP koncentruje się na zarządzaniu zasobami i procesami przedsiębiorstwa.

CRM (Customer Relationship Management) to system służący do zarządzania relacjami z klientami, kontaktami handlowymi, szansami sprzedaży oraz aktywnościami biznesowymi. Integracja Filedoc z CRM umożliwia powiązanie umów, ofert, wiadomości e-mail i dokumentów z klientami oraz prowadzonymi projektami sprzedażowymi. W przeciwieństwie do ERP system CRM koncentruje się na procesach sprzedaży i obsługi klienta.

API (Application Programming Interface) to interfejs umożliwiający komunikację i wymianę danych pomiędzy systemami oraz aplikacjami. W Filedoc interfejsy API pozwalają integrować platformę z systemami ERP, CRM, portalami, bazami danych, aplikacjami wewnętrznymi oraz usługami zewnętrznymi. API jest podstawowym mechanizmem integracji nowoczesnych systemów informatycznych.

Usługa sieciowa (Web Service) to mechanizm integracji umożliwiający wymianę danych lub wywoływanie funkcji pomiędzy różnymi systemami za pośrednictwem sieci. W Filedoc usługi sieciowe mogą być wykorzystywane do komunikacji z aplikacjami zewnętrznymi oraz automatyzacji procesów między systemami. Web Service stanowi jeden ze sposobów integracji i może współistnieć z interfejsami API.

Synchronizacja metadanych polega na automatycznym utrzymywaniu spójności informacji opisujących dokumenty pomiędzy Filedoc a innymi systemami, takimi jak ERP, CRM lub bazy danych. Pozwala automatycznie uzupełniać pola dokumentów, eliminować duplikaty oraz zapewniać jednolitą strukturę danych. W przeciwieństwie do jednorazowego importu synchronizacja odbywa się w sposób ciągły lub cykliczny.

Zarządzanie dokumentami w chmurze oznacza udostępnianie systemu DMS za pośrednictwem infrastruktury chmurowej z bezpiecznym dostępem przez Internet. Filedoc umożliwia korzystanie z dokumentów i procesów z różnych lokalizacji oraz urządzeń zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami i wymaganiami projektu. Korzystanie z chmury nie oznacza utraty kontroli nad danymi — rozwiązanie może działać również w chmurze prywatnej.

Model on-premises oznacza wdrożenie i eksploatację systemu zarządzania dokumentami w infrastrukturze należącej do organizacji lub pozostającej pod jej pełną kontrolą. Filedoc może być wdrażany lokalnie wszędzie tam, gdzie wymagane są szczególne standardy bezpieczeństwa, integracji, zgodności lub zarządzania danymi. W odróżnieniu od rozwiązań chmurowych infrastruktura pozostaje pod kontrolą organizacji lub jej partnera technologicznego.

SaaS (Software as a Service) to model dostarczania oprogramowania jako usługi, najczęściej za pośrednictwem infrastruktury chmurowej. W zarządzaniu dokumentami model SaaS ułatwia wdrożenie, aktualizacje, skalowanie systemu oraz dostęp do aplikacji z różnych lokalizacji. Wybór tego modelu powinien uwzględniać wymagania dotyczące bezpieczeństwa, integracji oraz zgodności z przepisami.

Środowisko wielofirmowe (Multi-company) umożliwia zarządzanie dokumentami i procesami wielu spółek lub jednostek organizacyjnych w ramach jednego systemu przy zachowaniu centralnego zarządzania. W Filedoc każda firma może posiadać własne uprawnienia, strukturę organizacyjną, dokumenty oraz procesy, przy jednoczesnym zachowaniu logicznej separacji danych. Nie należy mylić tego rozwiązania z architekturą wieloinstancyjną (multi-instance), w której każda organizacja korzysta z odrębnej instancji systemu.

Mobilny dostęp do dokumentów umożliwia przeglądanie dokumentów oraz wykonywanie zadań związanych z procesami biznesowymi z dowolnego miejsca za pomocą komputera, tabletu lub smartfona. W Filedoc użytkownicy mogą przeglądać dokumenty, realizować zadania oczekujące, zatwierdzać procesy, rejestrować informacje oraz uruchamiać workflow również poza biurem. Mobilność oznacza nie tylko zdalny dostęp do dokumentów, ale także możliwość aktywnego uczestnictwa w procesach biznesowych.

Moduł zarządzania spotkaniami wspiera planowanie, dokumentowanie, zatwierdzanie oraz archiwizowanie spotkań, porządków obrad, protokołów i podjętych uchwał. W Filedoc może obejmować harmonogramy spotkań, punkty agendy, protokoły, głosowania, uchwały, załączniki, workflow oraz podpis elektroniczny. Funkcja ta koncentruje się na zarządzaniu dokumentacją i decyzjami podejmowanymi podczas spotkań, a nie na prowadzeniu wideokonferencji. Ułatwia codzienną pracę użytkowników i wspiera wykorzystanie zarządzania dokumentami w bieżących procesach organizacji.

SZJ (System Zarządzania Jakością) to zestaw procesów i procedur służących do zarządzania dokumentacją jakościową zgodnie z obowiązującymi normami. W Filedoc moduł SZJ wspiera tworzenie, przegląd, zatwierdzanie, publikowanie, dystrybucję oraz wycofywanie dokumentów jakościowych z wykorzystaniem workflow. W przeciwieństwie do ogólnego systemu zarządzania dokumentami moduł SZJ koncentruje się na kontrolowanym obiegu dokumentów jakościowych oraz zarządzaniu ich wersjami i przeglądami.