Solución de software utilizada para organizar, buscar, proteger, controlar y automatizar documentos y procesos. En el contexto de Filedoc, el software de gestión documental centraliza documentos, correos electrónicos, metadatos, workflows, permisos, versiones, tareas e integraciones, permitiendo gestionar la información con seguridad y trazabilidad. Es un concepto más amplio que el almacenamiento de archivos, ya que incluye reglas, procesos e historial.

DMS es el acrónimo de Document Management System, o sistema de gestión documental. Es el término utilizado internacionalmente para soluciones como Filedoc, que gestionan documentos digitales, documentos digitalizados, correos electrónicos, metadatos, permisos y workflows. Equivale a un sistema de gestión documental y no debe confundirse con un simple almacenamiento en la nube.

Conjunto de métodos, normas y tecnologías para gestionar los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. En Filedoc, la gestión documental incluye captura, registro, clasificación, búsqueda, archivo, permisos, circulaciones, workflows, versiones y retención. Se diferencia del archivo digital, que constituye solo una parte del ciclo de vida documental.

Práctica de organizar, proteger, poner a disposición y utilizar la información de forma controlada y eficiente. Filedoc concibe la gestión de la información como un objetivo más amplio: documentos, correos electrónicos, datos, procesos y conocimiento permanecen centralizados y accesibles para los usuarios autorizados. Es un concepto más amplio que la gestión documental, ya que abarca datos y conocimiento, no solo documentos.

Conjunto de documentos, tareas, decisiones y responsables relacionados con un objetivo de negocio. En Filedoc, un proceso puede agrupar documentos y circular mediante workflows, permitiendo realizar el seguimiento de estados, entidades, asociaciones, actividades e historial. El documento es la unidad de información; el proceso representa el contexto y la secuencia de su tratamiento.

Espacio central donde los documentos se almacenan, organizan, buscan y protegen. Filedoc actúa como un repositorio documental seguro, incorporando además workflows, metadatos, permisos, historial, retención e integraciones. Se diferencia de una carpeta compartida porque conserva el contexto y las reglas de gestión. Esta organización facilita el ciclo de vida documental y reduce la dispersión de la información.

Conservación organizada de documentos en formato digital para su consulta, preservación y control. En Filedoc, el archivo digital vincula los documentos con metadatos, permisos, búsqueda, retención, integridad y trazabilidad, haciendo que la información sea accesible y auditable. Es una parte de la gestión documental, no el sistema completo. Esta claridad ayuda a organizar el ciclo de vida documental y a reducir la dispersión de la información.

Sustitución de documentos y procesos en papel por documentos digitales y flujos electrónicos controlados. En Filedoc, la desmaterialización incluye digitalización, registro, workflows, firma electrónica, formularios, archivo digital, búsqueda y trazabilidad. La digitalización consiste únicamente en convertir el papel en un archivo; la desmaterialización transforma todo el proceso. Esta claridad ayuda a organizar el ciclo de vida documental y a reducir la dispersión de la información.

Conversión de documentos físicos en archivos digitales, normalmente mediante un escáner o un equipo multifunción. En Filedoc, la digitalización puede alimentar el registro documental, la clasificación, la búsqueda mediante OCR, la circulación y el archivo digital. No debe confundirse con la desmaterialización, que comprende todo el flujo digital.

ECM significa Enterprise Content Management. Es un enfoque para gestionar contenidos empresariales como documentos, registros, correos electrónicos, imágenes e información no estructurada a lo largo de todo su ciclo de vida, aplicando normas de seguridad, búsqueda, retención y gobernanza.

Records management es la gestión de los registros de una organización con valor legal, fiscal, histórico u operativo. Incluye la clasificación, la retención, la preservación, el acceso, la auditoría y la eliminación controlada de documentos y evidencias empresariales.

Tecnología que convierte el texto contenido en imágenes o documentos digitalizados en texto que puede buscarse. En Filedoc, el OCR facilita la búsqueda por contenido y puede combinarse con IDP para la extracción de datos y la clasificación documental. El OCR lee el texto; el IDP lo interpreta y lo utiliza dentro de los procesos.

Intelligent Document Processing: tecnología que utiliza OCR, inteligencia artificial y reglas para clasificar documentos y extraer datos. En Filedoc, el procesamiento inteligente de documentos ayuda a reducir el registro manual, automatizar campos, clasificar documentos e iniciar workflows con información estructurada. Es más avanzado que el OCR por sí solo. Resulta clave para que la información sea más fácil de localizar, interpretar y reutilizar en los procesos.

Aplicación de la inteligencia artificial para analizar, clasificar, resumir, buscar o extraer información de documentos. En Filedoc, la IA documental se materializa mediante capacidades como IDP, Cogniffy, clasificación inteligente, búsqueda en lenguaje natural, resúmenes y validaciones en workflows. No se trata de una IA genérica, sino de una IA aplicada al ciclo de vida documental y a los procesos.

Plataforma de inteligencia artificial asociada a Filedoc para el análisis, la clasificación, la búsqueda y la automatización del conocimiento documental. Cogniffy incorpora capacidades como búsqueda en lenguaje natural, resúmenes automáticos, chatbot de asistencia, clasificación inteligente y pasos de workflow basados en IA. Es la capa de inteligencia artificial de la solución Filedoc y no debe describirse como un DMS independiente.

Subárea de la inteligencia artificial que permite a los sistemas aprender patrones a partir de los datos. En el contexto de Cogniffy e IDP, el machine learning puede apoyar la clasificación, la detección de patrones, la extracción y el análisis de documentos basándose en ejemplos reales. A diferencia de las reglas fijas, aprende mediante datos y entrenamiento.

Datos asociados a un documento, como el tipo, la fecha, el proveedor, el cliente, el asunto, el estado o la referencia. En Filedoc, los metadatos estructuran la búsqueda, la clasificación, los workflows, la retención, los informes y las integraciones con sistemas como ERP o CRM. Se diferencian del contenido del documento, ya que constituyen campos de contexto.

Proceso de asociar documentos con metadatos, categorías, texto indexable y términos de búsqueda. En Filedoc, la indexación permite localizar documentos mediante campos, contenido, entidades, procesos y filtros, pudiendo apoyarse en OCR e inteligencia artificial. No consiste únicamente en asignar un nombre al archivo, sino en crear un contexto de búsqueda.

Búsqueda que intenta comprender el significado de una consulta o del contenido, y no solo las palabras exactas. En el contexto de Cogniffy, la búsqueda semántica acerca la consulta documental a la forma en que los usuarios formulan preguntas reales. Es más avanzada que la búsqueda por palabras clave y está relacionada con el lenguaje natural. Resulta esencial para facilitar la localización, interpretación y reutilización de la información en los procesos.

Búsqueda que permite escribir preguntas o frases habituales para encontrar documentos, datos o respuestas relevantes. En Cogniffy, esta capacidad ayuda a los usuarios a consultar documentos y procesos sin depender únicamente de filtros técnicos, respetando siempre los permisos y la gobernanza de la información. Está relacionada con la búsqueda semántica y los chatbots, aunque se centra en la interfaz de consulta.

Asignación automática de documentos a categorías o tipos documentales en función de su contenido, reglas o inteligencia artificial. En Filedoc, la clasificación automática reduce el trabajo manual de registro y mejora la coherencia de la organización documental. Se diferencia de la indexación porque la clasificación determina el tipo o la categoría del documento. Resulta fundamental para localizar, interpretar y reutilizar mejor la información en los procesos.

Proceso de identificar y extraer información relevante de los documentos, como importes, fechas, proveedores o números. En Filedoc, la extracción de datos puede alimentar campos, validar facturas, iniciar workflows e integrar información con ERP u otros sistemas. Se diferencia del OCR porque el OCR lee el texto, mientras que la extracción identifica los datos útiles.

Información organizada en campos, tablas o formatos predecibles, como fechas, importes, números de factura, clientes o proveedores. Es más fácil de buscar, validar, integrar y automatizar que la información libre o no estructurada.

Una base de datos vectorial es un sistema utilizado para almacenar y buscar representaciones numéricas de datos, como textos o documentos. Resulta relevante para la búsqueda semántica, la IA generativa, los embeddings, la recuperación de información y los sistemas de preguntas y respuestas.

LLM significa Large Language Model o modelo de lenguaje de gran tamaño. Es un tipo de inteligencia artificial capaz de comprender, generar y resumir texto, siendo útil para la búsqueda, la clasificación, la extracción de información y los asistentes documentales.

NLP significa Natural Language Processing o procesamiento del lenguaje natural. Es el área de la inteligencia artificial que permite a los sistemas comprender, interpretar y generar lenguaje humano, facilitando la búsqueda, la clasificación, la extracción de información y la automatización documental.

Secuencia organizada de tareas, responsables, reglas y decisiones dentro de un proceso. En Filedoc, los workflows dirigen documentos y procesos hacia su validación, aprobación, firma, tramitación, archivo u otras acciones definidas por la organización. No es simplemente una lista de tareas; incluye reglas, plazos e historial. Este concepto es fundamental para definir responsabilidades, plazos, estados y evidencias de ejecución.

Herramienta que permite modelar, ejecutar y supervisar procesos con etapas, responsables, reglas y plazos. En Filedoc, el gestor de workflows permite configurar procesos documentales sin necesidad de programación, con monitorización y trazabilidad. El sistema de workflow es la herramienta; el workflow es el flujo en sí. Este concepto es fundamental para definir responsabilidades, plazos, estados y evidencias de ejecución.

Flujo digital que dirige los documentos hacia la validación, la toma de decisiones y el registro por parte de los responsables definidos. En Filedoc, los workflows de aprobación pueden incluir plazos, opciones de respuesta, comentarios, anexos, firma e historial consultable. Es un tipo específico de workflow y no abarca todos los tipos de procesos. Este concepto es fundamental para definir responsabilidades, plazos, estados y evidencias de ejecución.

Workflow flexible creado para situaciones puntuales o no completamente previsibles. En Filedoc, los flujos ad hoc permiten dirigir documentos o procesos cuando es necesario tratarlos fuera de un flujo totalmente estructurado. Se diferencia del workflow estructurado, que sigue etapas fijas. Este concepto es fundamental para definir responsabilidades, plazos, estados y evidencias de ejecución.

Uso de la tecnología para ejecutar, dirigir o controlar tareas repetitivas y reglas de negocio. En Filedoc, la automatización de procesos combina workflows, tareas, reglas, notificaciones, formularios, IDP e integraciones para reducir el trabajo manual. Es un concepto más amplio que un workflow, ya que puede incluir inteligencia artificial e integraciones. Este concepto es fundamental para definir responsabilidades, plazos, estados y evidencias de ejecución.

Validación electrónica de documentos o solicitudes, con responsables, plazos, decisiones registradas e historial consultable. En Filedoc, las aprobaciones digitales pueden realizarse en workflows de facturas, contratos, solicitudes internas, actas y otros procesos documentales. Se diferencia de la firma electrónica, ya que aprobar no siempre implica firmar. Este concepto es fundamental para definir responsabilidades, plazos, estados y evidencias de ejecución.

Objetivo o acuerdo de nivel de servicio utilizado para controlar los plazos y el rendimiento de los procesos. En el contexto de los workflows documentales, los SLA ayudan a medir los tiempos de respuesta, los retrasos, los cuellos de botella y el cumplimiento de las etapas críticas. No se limita al soporte técnico; también se aplica a los procesos internos. Este concepto es fundamental para definir responsabilidades, plazos, estados y evidencias de ejecución.

BPMN significa Business Process Model and Notation. Es una notación utilizada para representar procesos de negocio mediante diagramas, facilitando el análisis, la documentación y la comunicación de los workflows entre los equipos técnicos y de negocio.

Organización, clasificación y archivo de correos electrónicos como parte de la información documental de la empresa. En Filedoc, los correos electrónicos pueden registrarse desde Outlook o desde un sistema de correo integrado, almacenando mensajes y archivos adjuntos con metadatos, funciones de búsqueda, asociaciones y workflows. Se diferencia del email marketing, ya que trata el correo electrónico como un documento de negocio.

Formulario digital utilizado para recopilar datos estructurados e iniciar procesos o workflows. En Filedoc, los formularios electrónicos pueden ser internos o externos, permitiendo recopilar solicitudes, documentos y datos que alimentan workflows sin necesidad de programación. Se diferencia de un documento libre, ya que estructura los datos desde el origen. Ayuda a transformar entradas dispersas en datos estructurados, fáciles de buscar y preparados para su procesamiento.

Método de firma en formato digital utilizado para validar documentos o aprobaciones sin necesidad de papel. En Filedoc, la firma electrónica puede integrarse en workflows para contratos, propuestas, actas, facturas u otros documentos que requieren una validación formal. No debe confundirse con la firma digitalizada, que es simplemente una imagen de la firma.

Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea. En Filedoc, el RGPD es relevante porque los documentos pueden contener datos personales; por ello son fundamentales el control de accesos, la trazabilidad, la retención, la búsqueda y la gestión de derechos. Se trata de una normativa legal; la tecnología facilita su cumplimiento, pero no sustituye la gobernanza jurídica. Es esencial para proteger la información, demostrar el cumplimiento normativo y mantener evidencias auditables.

Data Protection Officer o Delegado de Protección de Datos. En el contexto de la gestión documental, el DPO puede necesitar localizar documentos con datos personales, verificar accesos, atender solicitudes de los interesados y demostrar las medidas de protección adoptadas. Es una función organizativa, no una funcionalidad del software. Resulta fundamental para proteger la información, demostrar el cumplimiento normativo y mantener evidencias auditables.

Conjunto de reglas que define quién puede ver, editar, aprobar, compartir o eliminar documentos y procesos. En Filedoc, el control de accesos puede configurarse según usuarios, grupos, perfiles, cargos, departamentos, tipos documentales y niveles de confidencialidad. Se diferencia de la autenticación, ya que el control de accesos determina lo que cada usuario puede hacer. Es esencial para proteger la información, demostrar el cumplimiento normativo y mantener evidencias auditables.

Capacidad para realizar el seguimiento de las acciones, estados, responsables e historial de un documento o proceso. En Filedoc, la trazabilidad se obtiene mediante registros de actividad, circulaciones, versiones, respuestas, aprobaciones, firmas, modificaciones y estados consultables. Se diferencia de la auditoría, ya que la trazabilidad es la capacidad de seguimiento y la auditoría es el proceso de análisis. Resulta esencial para proteger la información, demostrar el cumplimiento normativo y mantener evidencias auditables.

Conjunto de prácticas que ayudan a gestionar los documentos conforme a normas, políticas internas y requisitos legales. En Filedoc, el cumplimiento documental se apoya en el control de accesos, la retención, la auditoría, la trazabilidad, la integridad, la clasificación y la búsqueda. No constituye una garantía automática, ya que depende de la configuración y de las políticas aplicadas. Es fundamental para proteger la información, demostrar el cumplimiento normativo y mantener evidencias auditables.

Conjunto de reglas que define durante cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de documento. En Filedoc, los períodos de retención pueden determinar las fases de archivo, los responsables, la eliminación o la conservación permanente, manteniendo un historial auditable. Forma parte del ciclo de vida documental. Es esencial para proteger la información, demostrar el cumplimiento normativo y mantener evidencias auditables.

Gestión del historial de cambios de un documento para su consulta, comparación o recuperación. En Filedoc, el control de versiones permite conservar versiones anteriores de documentos y archivos adjuntos, favoreciendo la trazabilidad y una colaboración segura. Se diferencia de una copia de seguridad, ya que representa el historial funcional del documento. Es fundamental para proteger la información, demostrar el cumplimiento normativo y mantener evidencias auditables.

NIS2 es la directiva europea que refuerza los requisitos de ciberseguridad para las entidades esenciales e importantes. En el contexto documental, es relevante para la seguridad de la información, el control de accesos, la trazabilidad, la gestión de riesgos y la continuidad operativa.

DORA es el Reglamento europeo sobre resiliencia operativa digital para el sector financiero. Es relevante para la gestión del riesgo tecnológico, la seguridad, la continuidad del negocio, la gestión de proveedores críticos, las evidencias y el control de los procesos digitales.

Conexión entre una solución de gestión documental y un sistema ERP para compartir datos, estados y documentos. En Filedoc, las integraciones con ERP permiten asociar documentos a facturas, proveedores, compras, clientes, pedidos o movimientos contables. El ERP es el sistema; la integración con ERP es el vínculo con la gestión documental. Garantiza la continuidad entre sistemas, reduce la duplicación de datos y mejora la calidad operativa de la información.

Sistema de planificación de recursos empresariales utilizado para gestionar procesos como finanzas, compras, ventas, inventario o contabilidad. En Filedoc, el ERP puede proporcionar datos y recibir estados o documentos, evitando la duplicación de registros en los procesos documentales. Se diferencia del CRM, que está orientado a la gestión de la relación con los clientes. Garantiza la continuidad entre sistemas, reduce la duplicación de datos y mejora la calidad operativa de la información.

Sistema de gestión de las relaciones con clientes, oportunidades, contactos y actividades comerciales. En Filedoc, una integración con CRM permite asociar contratos, propuestas, correos electrónicos y documentos a clientes u oportunidades de negocio. Se diferencia del ERP porque está centrado en las ventas y la gestión de clientes. Garantiza la continuidad entre sistemas, reduce la duplicación de datos y mejora la calidad operativa de la información.

Interfaz que permite la comunicación entre sistemas y aplicaciones. En Filedoc, las API pueden utilizarse para integrar ERP, CRM, portales, bases de datos, aplicaciones internas y servicios externos. Se diferencia de un servicio web, aunque muchas API se exponen a través de la web. Garantiza la continuidad entre sistemas, reduce la duplicación de datos y mejora la calidad operativa de la información.

Mecanismo de integración que permite a distintos sistemas intercambiar datos o ejecutar funciones a través de la web. En Filedoc, los servicios web pueden utilizarse para comunicarse con aplicaciones externas y automatizar procesos entre sistemas. Es una forma de integración que puede coexistir con las API. Garantiza la continuidad entre sistemas, reduce la duplicación de datos y mejora la calidad operativa de la información.

Actualización coherente de los campos documentales con datos procedentes de otros sistemas. En Filedoc, la sincronización de metadatos puede utilizar ERP, CRM o bases de datos para completar campos, evitar duplicidades y mantener taxonomías consistentes. Se diferencia de una importación puntual porque implica una sincronización continua o recurrente. Garantiza la continuidad entre sistemas, reduce la duplicación de datos y mejora la calidad operativa de la información.

Solución de gestión documental proporcionada a través de infraestructura cloud, con acceso seguro en línea. En Filedoc, la nube permite acceder a los documentos desde diferentes ubicaciones y dispositivos, según los permisos, la arquitectura y los requisitos definidos en el proyecto. No implica una pérdida de control; también puede implementarse en una nube privada. Garantiza la continuidad entre sistemas, reduce la duplicación de datos y mejora la calidad operativa de la información.

Modelo en el que la solución de gestión documental se instala y opera en una infraestructura propia o controlada por la organización. En Filedoc, la implementación on-premises puede elegirse cuando existen requisitos específicos de control, integración, seguridad o gobernanza de los datos. Se diferencia del modelo cloud porque la infraestructura permanece bajo el control de la organización o de su socio tecnológico.

SaaS (Software as a Service) es un modelo en el que el software se ofrece como un servicio, normalmente a través de la nube. En la gestión documental, SaaS puede simplificar el acceso, las actualizaciones y la escalabilidad, aunque debe evaluarse en función de los requisitos de seguridad e integración. Se diferencia del modelo on-premises porque está basado en la prestación del servicio desde la nube.

Capacidad para gestionar la información de varias empresas o entidades desde un único sistema con organización y control centralizados. En Filedoc, la funcionalidad multiempresa permite trabajar con grupos empresariales manteniendo el contexto, las siglas, los permisos y la separación lógica por entidad cuando corresponde. Se diferencia de la multiinstancia, ya que el modo multiempresa puede funcionar dentro de un mismo repositorio lógico.

Acceso y ejecución de tareas documentales desde dispositivos móviles o fuera de la oficina. En Filedoc, la movilidad permite consultar documentos, responder a tareas pendientes, aprobar procesos, registrar información e iniciar workflows desde un ordenador, una tableta o un smartphone. Se diferencia del simple acceso remoto porque también permite actuar sobre los procesos.

Conjunto de funcionalidades para preparar, documentar, aprobar y archivar reuniones, órdenes del día, actas y acuerdos. En Filedoc, la gestión de reuniones puede incluir programación de reuniones, puntos del orden del día, actas, votaciones, acuerdos, anexos, workflows y firma electrónica. Se diferencia de la videoconferencia porque está orientada a la documentación y a la toma de decisiones. Facilita la adopción del sistema y acerca la gestión documental al trabajo diario de los usuarios.

Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), utilizado para controlar documentos, revisiones y procedimientos de calidad. En Filedoc, el módulo SGC permite apoyar la creación, revisión, aprobación, eliminación y distribución de documentos de calidad mediante workflows. Se diferencia de la gestión documental general porque está centrado en la calidad y en el control de las revisiones. Facilita la adopción del sistema y acerca la gestión documental al trabajo diario de los usuarios.