Firme documentos electrónicamente y haga un seguimiento de cada proceso
Cuando un proceso depende de la impresión, la digitalización y el intercambio de documentos por correo electrónico, se vuelve lento y difícil de supervisar. Filedoc Sign reúne todo el circuito en un único proceso digital.
Filedoc Sign es una solución de firma electrónica que permite preparar, enviar, firmar y realizar el seguimiento de documentos mediante un proceso digital, seguro y trazable. Los contratos, las propuestas, las autorizaciones y otros documentos pueden firmarse de forma remota desde un ordenador, una tableta o un teléfono móvil, sin necesidad de instalar aplicaciones.
La organización define quién interviene, en qué orden, cómo se autentica cada persona y qué sucede después de la firma. El estado del proceso permanece visible y todas las acciones realizadas quedan registradas.
Una solución diseñada para todo el proceso de firma
Filedoc Sign permite gestionar el documento antes, durante y después de la firma. Cada etapa puede configurarse de acuerdo con los participantes, el nivel de autenticación y las reglas de la organización.
Cómo funciona un proceso en Filedoc Sign
- Prepare el documento y los campos que deben completarse o firmarse.
- Defina los participantes, sus respectivas funciones y el orden de intervención.
- Elija los métodos de autenticación y envíe la solicitud de firma.
- Supervise el estado, envíe recordatorios y gestione las excepciones o delegaciones.
- Una vez finalizado el proceso, consulte el documento y su registro de auditoría y, a continuación, diríjalo al archivo o a la siguiente etapa del flujo de trabajo.
Configure procesos sencillos o circuitos de firma más complejos
Filedoc Sign permite:
- Configurar flujos secuenciales, paralelos o combinados y adaptar cada solicitud a las reglas del proceso.
- Enviar documentos a uno o varios firmantes, de forma secuencial, en paralelo o por lotes.
- Utilizar plantillas reutilizables, campos de formulario, confirmaciones de lectura y archivos adjuntos.
- Configurar notificaciones, recordatorios, alertas y reglas de delegación.
- Definir grupos de participantes, funciones y órdenes de intervención.
- Utilizar un panel de control para supervisar estados y tareas pendientes.
- Mantener un registro de auditoría con información sobre los eventos, la autenticación, la fecha y hora y el método de firma utilizado.
Elija el nivel de firma adecuado para cada documento
El Reglamento eIDAS distingue tres niveles de firma electrónica. La elección debe tener en cuenta el tipo de documento, el nivel de riesgo, la necesidad de identificar al firmante y los requisitos legales aplicables.
Nota jurídica: una firma electrónica no puede ser rechazada como prueba por el mero hecho de presentarse en formato electrónico o de no ser cualificada. No obstante, los requisitos y efectos jurídicos aplicables dependen del documento, la jurisdicción y el proceso concreto. La organización debe verificar los casos sujetos a requisitos legales específicos.
Adapte la autenticación al nivel de riesgo del proceso
Los distintos documentos pueden requerir diferentes niveles de verificación de identidad. Filedoc Sign permite configurar los métodos de autenticación y, en los procesos más exigentes, utilizar mecanismos adicionales de identificación.
Conecte la firma con los flujos de trabajo y sistemas de la organización
Los flujos de trabajo de Filedoc pueden obtener aprobaciones previas, aplicar reglas, dirigir documentos para su firma y continuar el circuito una vez finalizado el proceso.
Proteja y mantenga la trazabilidad de cada firma
Filedoc Sign combina mecanismos de autenticación, protección de la integridad documental y registro de eventos para ofrecer a la organización un mayor control sobre el proceso de firma.
El registro detallado de eventos puede incluir notificaciones, información sobre la autenticación, fecha y hora, dirección IP y el método de firma utilizado, cuando corresponda.
La integridad de los documentos se protege mediante firmas digitales, sellos de tiempo electrónicos y evidencias de auditoría.
La solución admite firmas electrónicas simples, avanzadas y cualificadas, así como procesos alineados con el RGPD y eIDAS, según la configuración adoptada.
Elija Filedoc Sign si necesita controlar más que el propio acto de firmar
Necesita enviar documentos a varios participantes y supervisar el estado del proceso y las tareas pendientes.
Desea reducir la impresión, la digitalización y el intercambio por correo electrónico de diferentes versiones de los documentos.
Necesita adaptar la autenticación al nivel de riesgo y conservar evidencias de las acciones realizadas.
Desea conectar procesos presenciales o remotos con aprobaciones, gestión documental y sistemas de negocio.
Prepare un proceso de firma adaptado a su organización
La configuración adecuada depende de los documentos, los participantes, el nivel de firma, las integraciones y los requisitos de seguridad. Muéstrenos un proceso real. Le ayudaremos a definir el circuito, los métodos de autenticación y la integración más adecuados.
Preguntas frecuentes sobre Filedoc Sign
Es una solución de firma electrónica que permite preparar, enviar, firmar y realizar el seguimiento de documentos mediante un proceso digital. Incluye la configuración de participantes, métodos de autenticación, notificaciones, seguimiento de estados y un registro de auditoría.
No. El destinatario puede consultar y firmar el documento a través de un navegador desde un ordenador, una tableta o un teléfono móvil.
Puede admitir firmas electrónicas simples, avanzadas y cualificadas, dependiendo de la configuración y de los servicios contratados. Estos niveles se diferencian por sus requisitos de identificación, control y seguridad. En la Unión Europea, una firma electrónica cualificada tiene el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita.
Sí. Los participantes pueden firmar de forma secuencial, en paralelo o mediante un circuito combinado. El panel de control permite consultar los estados y gestionar notificaciones, recordatorios y excepciones.
Sí. La integración con Filedoc permite iniciar procesos, consultar sus estados, incorporar la firma en otras aplicaciones y dirigir el documento finalizado, junto con las evidencias correspondientes, al archivo y a la siguiente etapa del flujo de trabajo.
La solución admite diferentes niveles de firma y mecanismos asociados al marco eIDAS. La idoneidad jurídica debe evaluarse en función del documento, el método de firma, la jurisdicción y la configuración concreta.