Principales funcionalidades
Filedoc es una plataforma que le permite capturar, indexar, procesar y utilizar la información de toda su organización.
Los equipos se vuelven más ágiles y eficientes, los flujos de trabajo se desmaterializan y automatizan y sus datos se mantienen protegidos en un archivo seguro y centralizado.
Almacene toda la información de su empresa en un solo lugar, independientemente del formato o el origen del documento.
Gestión de información
La tecnología de Filedoc, basada en la inteligencia artificial, analiza el contenido de los correos electrónicos y propone su indexación automática, lo que permite ganar considerablemente en eficacia operativa.
Como alternativa, es posible definir reglas predefinidas que permitan al sistema indexar automáticamente los correos electrónicos.
Fotografíe, clasifique y archive documentos con la APP Filedoc. Ponga en marcha sus procesos mientras está fuera de la oficina.
Conecte Filedoc con cualquier escáner para escanear los documentos en papel que reciba.
Filedoc permite escanear documentos individualmente o por lotes mediante códigos de barras que actúan como clasificadores de documentos.
Los campos de ordenación a utilizar son totalmente personalizables por tipo de documento o formulario.
Además de los metadatos estructurados, Filedoc crea un índice del texto completo de cada documento para realizar búsquedas. Las búsquedas pueden realizarse combinando los metadatos con las palabras clave existentes en el contenido de un documento.
Es posible utilizar datos de otras aplicaciones para completar los metadatos de un documento y garantizar una taxonomía coherente.
El uso de formularios web personalizables permite agilizar la recogida de datos. Los formularios pueden estar disponibles directamente en Filedoc, en el portal corporativo o en el portal de Filedoc.
Filedoc reconoce una variedad de códigos de barras, extrae la información y la utiliza para la indexación de documentos.
El código QR, ya obligatorio en las facturas, garantizará que la factura se clasifique automáticamente en Filedoc.
Permite arrastrar rápidamente archivos de una carpeta de Windows a Filedoc para compartir y proteger la información o iniciar un flujo de trabajo.
El plugin de Outlook permite registrar el correo electrónico sin salir de Outlook. Los correos electrónicos se guardan en su formato original, incluidos los archivos adjuntos.
Los metadatos de Filedoc pueden ser utilizados por su sistema de contabilidad o ERP, permitiendo la contabilización automática.
Utilice sellos digitales en el documento o realice anotaciones sin modificar los documentos originales. Imprima en el documento en papel el número único que Filedoc asigna a cada documento.
Las plantillas Office suelen estar disponibles en Filedoc para garantizar su estandarización. Filedoc utiliza el concepto de marcador de Word para rellenar automáticamente los campos de la plantilla.
Cree y guarde automáticamente los cambios en los documentos como una nueva versión y mantenga siempre auditable el historial del documento.
Utilice cualquier proveedor de servicios de certificados digitales. Firme cualquier tipo de documento, como contratos o facturas, con una firma electrónica legalmente reconocida.
Combine los metadatos de los documentos indexados con palabras clave y comodines y encuentre la información que necesita en segundos.
Controla cómo los usuarios acceden a los documentos y metadatos y qué pueden editar, exportar, modificar y eliminar.
Controle las acciones pendientes de ejecución, controle los plazos y acceda rápidamente a las tareas atrasadas.
Si quiere gestionar toda la información de varias empresas de un grupo empresarial en un único repositorio y con gestión centralizada o descentralizada, encontrará en la capacidad multiempresa la posibilidad de gestionar documentos y procesos de forma transversal e integrada.
Este módulo permite agilizar todo el proceso inherente a la gestión de diversos tipos de reuniones, de la calendarización a la gestión de las deliberaciones sobre cada tema tratado y la firma electrónica del acta de la reunión.
Una vez concluida la reunión, el acta se somete a aprobación y se distribuye entre los distintos participantes.
La trazabilidad de los documentos tratados en cada reunión está garantizada, así como el registro de las deliberaciones realizadas sobre cada uno de los puntos tratados.
Gestión de Workflows
Automatice las tareas manuales repetitivas y las tareas organizativas, que pueden ir desde simples notificaciones y aprobaciones hasta procesos más complejos y de varios niveles.
Controle y optimice los procesos de su organización creando flujos de trabajo automatizados en una interfaz sencilla e intuitiva.
Defina detalladamente lo que debe ocurrir en cada paso del flujo de trabajo cuando se produzcan determinadas situaciones o excepciones. Estas reglas se basan en campos personalizables que permiten capacidades ilimitadas.
Permite fijar fechas para completar tareas, aprobar documentos o renovar contratos.
Visualice las etapas del proceso en tiempo real, cuáles están concluidas y cuáles faltan, permitiéndole actuar en caso de necesidad.
Acceda siempre a información actualizada sobre el estado de un proceso desde cualquier lugar. Realice tareas desde cualquier dispositivo de forma segura.
Actualice los datos y el estado de un documento o proceso en su ERP para obtener una visión integrada y más ágil del proceso.
Acceda a sus indicadores de proceso en tiempo real.
Preguntas frecuentes sobre las funciones de Filedoc
Respuestas a las dudas sobre las principales funciones de Filedoc, incluyendo documentos, correos electrónicos, búsqueda, versiones, informes y gestión multiempresa.
La digitalización en Filedoc transforma documentos en papel en registros electrónicos clasificados y buscables. La solución puede conectarse a escáneres y soportar digitalización individual o por lotes, utilizando códigos de barras para separar e identificar documentos. Después de la captura, los documentos pueden registrarse, asociarse a procesos, encaminarse a workflows o tratarse mediante OCR y procesamiento inteligente. Este enfoque reduce el archivo físico, acelera la gestión documental y mejora la trazabilidad desde la entrada del documento.
Sí. Filedoc ayuda a normalizar modelos y plantillas de documentos, especialmente en documentos internos y de salida. Las plantillas pueden usar marcadores de Microsoft Word para completar automáticamente datos procedentes de Filedoc o de integraciones, como entidad, fecha, referencia, destinatario, cargo o campos del proceso. Esto reduce errores de introducción, acelera la creación de documentos y garantiza consistencia visual y textual. Es útil para contratos, cartas, propuestas, actas, informes y documentos de calidad.
Sí. Filedoc soporta control de versiones, permitiendo guardar el historial de cambios de documentos y adjuntos. Cada vez que se actualiza un archivo, puede crearse una nueva versión asociada a información como fecha, autor y estado del archivo. Esto permite consultar versiones anteriores, recuperar contenidos, evitar confusiones sobre la versión vigente y auditar cambios relevantes. En organizaciones con propuestas, contratos, normas, actas o documentación técnica, el versionado es esencial para la seguridad y la calidad documental.
Filedoc permite registrar varios tipos de contenido de la organización, incluidos documentos en papel digitalizados, PDF, archivos Microsoft Office, imágenes, correos electrónicos, adjuntos, formularios, documentos internos, documentos de entrada, documentos de salida y procesos. Los archivos pueden capturarse mediante digitalización, drag and drop, integración con correo, plugins de Office, formularios electrónicos o integraciones con otros sistemas. Una vez registrados, quedan clasificados con metadatos, protegidos por permisos y disponibles para búsqueda, workflow, asociación a procesos y archivo.
Sí. Filedoc permite informes y métricas sobre documentos, procesos, circulaciones, workflows, tareas, digitalizaciones, calidad, archivo y otros indicadores. Estos informes ayudan a entender volúmenes procesados, tiempos de ejecución, tareas pendientes, retrasos, eficiencia de workflows y cumplimiento de plazos. Para equipos de gestión, esta información es esencial para identificar cuellos de botella, revisar reglas, equilibrar cargas de trabajo y medir mejoras tras la desmaterialización. El valor aumenta cuando los indicadores se vinculan a objetivos operativos concretos.
Sí. Filedoc soporta gestión multiempresa, permitiendo que grupos empresariales centralicen documentos y procesos de varias empresas en un único entorno, manteniendo identificación, reglas y organización por empresa. Esta capacidad es útil para grupos con servicios compartidos, departamentos financieros centralizados o equipos que trabajan para varias entidades legales. Permite reducir duplicación de sistemas, uniformizar procesos y mejorar la visibilidad global, manteniendo separación de accesos, metadatos y clasificación según la estructura de cada organización.
Sí. Filedoc incluye funcionalidades de gestión de reuniones que apoyan programación, agendas, actas, puntos de reunión, deliberaciones, votaciones, adjuntos y circulación de decisiones. Los documentos asociados pueden quedar vinculados a la agenda o acta, garantizando contexto y trazabilidad. El acta puede seguir un workflow de revisión, aprobación y firma, y las deliberaciones pueden divulgarse a los destinatarios definidos. Esta funcionalidad es especialmente relevante para entidades públicas, administración, órganos ejecutivos, consejos y organizaciones con fuerte necesidad de prueba y transparencia.
Filedoc ayuda a gestionar documentos, correos electrónicos y workflows conectando cada información con el proceso correcto. Un correo recibido puede registrarse como documento, los adjuntos pueden quedar asociados al registro correspondiente y el propio documento puede iniciar una circulación, aprobación o tarea. Esto transforma mensajes sueltos en información estructurada y buscable. Para los equipos, el beneficio es tener documentos, decisiones, comentarios, adjuntos, estados e historial en el mismo lugar, sin depender de buzones individuales.
Filedoc reúne gestión documental, gestión de correos electrónicos, workflow, tareas pendientes, digitalización, OCR, procesamiento inteligente de documentos, búsqueda por contenido y metadatos, formularios electrónicos, firma electrónica, control de versiones, permisos, informes, archivo e integraciones. La ventaja está en combinar estas capacidades en un único flujo de información, en lugar de herramientas aisladas. Así, un documento puede capturarse, clasificarse, buscarse, aprobarse, firmarse, integrarse, archivarse y auditarse dentro de un ecosistema completo.
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