Principales funcionalidades

Filedoc es una plataforma que le permite capturar, indexar, procesar y utilizar la información de toda su organización.

Los equipos se vuelven más ágiles y eficientes, los flujos de trabajo se desmaterializan y automatizan y sus datos se mantienen protegidos en un archivo seguro y centralizado.

Almacene toda la información de su empresa en un solo lugar, independientemente del formato o el origen del documento.

Gestión de información

La tecnología de Filedoc, basada en la inteligencia artificial, analiza el contenido de los correos electrónicos y propone su indexación automática, lo que permite ganar considerablemente en eficacia operativa.
Como alternativa, es posible definir reglas predefinidas que permitan al sistema indexar automáticamente los correos electrónicos.

Fotografíe, clasifique y archive documentos con la APP Filedoc. Ponga en marcha sus procesos mientras está fuera de la oficina.

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Conecte Filedoc con cualquier escáner para escanear los documentos en papel que reciba.
Filedoc permite escanear documentos individualmente o por lotes mediante códigos de barras que actúan como clasificadores de documentos.
Los campos de ordenación a utilizar son totalmente personalizables por tipo de documento o formulario.

Además de los metadatos estructurados, Filedoc crea un índice del texto completo de cada documento para realizar búsquedas. Las búsquedas pueden realizarse combinando los metadatos con las palabras clave existentes en el contenido de un documento.

Es posible utilizar datos de otras aplicaciones para completar los metadatos de un documento y garantizar una taxonomía coherente.

El uso de formularios web personalizables permite agilizar la recogida de datos. Los formularios pueden estar disponibles directamente en Filedoc, en el portal corporativo o en el portal de Filedoc.

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Filedoc reconoce una variedad de códigos de barras, extrae la información y la utiliza para la indexación de documentos.
El código QR, ya obligatorio en las facturas, garantizará que la factura se clasifique automáticamente en Filedoc.

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Permite arrastrar rápidamente archivos de una carpeta de Windows a Filedoc para compartir y proteger la información o iniciar un flujo de trabajo.

El plugin de Outlook permite registrar el correo electrónico sin salir de Outlook. Los correos electrónicos se guardan en su formato original, incluidos los archivos adjuntos.

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Los metadatos de Filedoc pueden ser utilizados por su sistema de contabilidad o ERP, permitiendo la contabilización automática.

Utilice sellos digitales en el documento o realice anotaciones sin modificar los documentos originales. Imprima en el documento en papel el número único que Filedoc asigna a cada documento.

Las plantillas Office suelen estar disponibles en Filedoc para garantizar su estandarización. Filedoc utiliza el concepto de marcador de Word para rellenar automáticamente los campos de la plantilla.

Cree y guarde automáticamente los cambios en los documentos como una nueva versión y mantenga siempre auditable el historial del documento.

Utilice cualquier proveedor de servicios de certificados digitales. Firme cualquier tipo de documento, como contratos o facturas, con una firma electrónica legalmente reconocida.

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Combine los metadatos de los documentos indexados con palabras clave y comodines y encuentre la información que necesita en segundos.

Controla cómo los usuarios acceden a los documentos y metadatos y qué pueden editar, exportar, modificar y eliminar.

Gestión del Acceso Seguridad de la Información

Controle las acciones pendientes de ejecución, controle los plazos y acceda rápidamente a las tareas atrasadas.

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Si quiere gestionar toda la información de varias empresas de un grupo empresarial en un único repositorio y con gestión centralizada o descentralizada, encontrará en la capacidad multiempresa la posibilidad de gestionar documentos y procesos de forma transversal e integrada.

Este módulo permite agilizar todo el proceso inherente a la gestión de diversos tipos de reuniones, de la calendarización a la gestión de las deliberaciones sobre cada tema tratado y la firma electrónica del acta de la reunión.

Una vez concluida la reunión, el acta se somete a aprobación y se distribuye entre los distintos participantes.
La trazabilidad de los documentos tratados en cada reunión está garantizada, así como el registro de las deliberaciones realizadas sobre cada uno de los puntos tratados.

Gestión de Workflows

Automatice las tareas manuales repetitivas y las tareas organizativas, que pueden ir desde simples notificaciones y aprobaciones hasta procesos más complejos y de varios niveles.

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Controle y optimice los procesos de su organización creando flujos de trabajo automatizados en una interfaz sencilla e intuitiva.

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Defina detalladamente lo que debe ocurrir en cada paso del flujo de trabajo cuando se produzcan determinadas situaciones o excepciones. Estas reglas se basan en campos personalizables que permiten capacidades ilimitadas.

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Permite fijar fechas para completar tareas, aprobar documentos o renovar contratos.

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Visualice las etapas del proceso en tiempo real, cuáles están concluidas y cuáles faltan, permitiéndole actuar en caso de necesidad.

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Acceda siempre a información actualizada sobre el estado de un proceso desde cualquier lugar. Realice tareas desde cualquier dispositivo de forma segura.

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Actualice los datos y el estado de un documento o proceso en su ERP para obtener una visión integrada y más ágil del proceso.

Acceda a sus indicadores de proceso en tiempo real.