Gestión de información

Las organizaciones, independientemente de su sector, procesan grandes cantidades de documentos tanto en papel como en formato digital.

De hecho, un oficinista estadounidense medio utiliza 10.000 folios de papel al año. Si se aplica esta estadística a una organización de 100 o incluso 500 empleados, se llega rápidamente al volumen de documentos que circulan por las organizaciones.

En general, las organizaciones obtienen mejores resultados cuando capturan, almacenan, acceden y gestionan los documentos de forma rápida y eficaz. Sin los inconvenientes de los flujos de trabajo ineficientes, sin la dificultad de encontrar la información que desea, ni la sensación de que un archivo se ha perdido.

Su organización probablemente no es diferente y reconoce la ineficacia de la gestión de todos estos documentos y el impacto que los procesos manuales tienen en su productividad.

La gestión de documentos y procesos es esencial para el buen funcionamiento de una empresa y un reflejo de su organización interna. La existencia de grandes volúmenes de información, tanto externa como interna, provoca la pérdida de documentos, aumenta la dificultad para acceder rápidamente a la información y a su localización física y dificulta el control de los flujos de información.

Ventajas

La adopción de un sistema de gestión de documentos y procesos es un factor decisivo para su negocio, ya que permite a la empresa gestionar toda la información no estructurada, basándose en los siguientes conceptos: 

Digitalización de documentos en papel, originando documentos electrónicos que se clasifican y ponen a disposición según criterios definidos.

De todo tipo de documentos de la empresa, de los métodos de clasificación y de entidades; tratamiento y normalización de los procesos, utilizando siempre los mismos procedimientos.

Catalogación y clasificación de documentos de forma desmaterializada. Esta fase, equivalente al proceso de archivo físico, potencia las ventajas de los sistemas de información y puede garantizar la gestión integrada del archivo físico y electrónico.

Definición de las distintas acciones y estados por los que pasa un documento o proceso.

Buscador capaz de encontrar documentos o procesos por su contenido o atributos, permitiendo la localización y disponibilidad inmediata de los mismos, cuando sea necesario y en cualquier lugar.

La reducción de costes proviene de la mayor eficiencia en la gestión de los procesos, en la tramitación y decisión, en la búsqueda y gestión de los documentos, y también en la reducción del coste de las copias y de la necesidad de espacio de archivo.