Gestión de la información

La información es uno de los activos más importantes de cualquier organización. Cada día circulan documentos, correos electrónicos, archivos adjuntos, informes, fotografías, contratos, actas, formularios, notas internas y comunicaciones externas.

Cuando esta información está dispersa —en papel, en buzones de correo electrónico, en carpetas de red, en dispositivos personales o en aplicaciones aisladas—, la empresa pierde control y capacidad de respuesta.

Filedoc centraliza, organiza, protege y pone a disposición toda la información de la organización, garantizando que cada documento esté en el lugar adecuado, catalogado correctamente, accesible para las personas adecuadas e integrado en los procesos adecuados.

RETOS TÍPICOS DE LAS ORGANIZACIONES

La gestión de la información afecta a todas las áreas de la empresa y está presente en tareas cotidianas como registrar un documento, consultar un contrato, responder a un correo electrónico importante o aprobar una solicitud.

Los principales problemas que resuelve Filedoc son:

• Documentos dispersos en múltiples soportes: papel, PDF, correos electrónicos, archivos adjuntos del ERP, carpetas de red, ordenadores de los empleados.
• Personas e información geográficamente distantes: con equipos distribuidos por varios edificios, ciudades, países o teletrabajando, la información suele acabar fragmentada entre carpetas locales, correos electrónicos individuales, aplicaciones aisladas o servidores remotos.
• Información no catalogada o mal estructurada: sin una catalogación coherente, los documentos son difíciles de localizar, recuperar o relacionar, lo que da lugar a estructuras caóticas e incompatibles. En lugar de un repositorio organizado, la organización pasa a tener un conjunto desordenado de archivos, lo que compromete la eficiencia, la seguridad y la calidad de la información.
• Falta de control de versiones: varias copias del mismo documento, versiones obsoletas o decisiones tomadas basadas en documentos erróneos.
• Riesgo de pérdida y fallos de cumplimiento: documentos confidenciales accesibles a personas no autorizadas, ausencia de registros de auditoría, pérdida de información por incendio, inundación o simple error humano.
• Procesos manuales dependientes del papel: flujos lentos y laboriosos, que requieren la circulación física de documentos.

Un sistema de gestión documental centralizado permite que todos accedan a la misma información, de forma segura y controlada, independientemente de su ubicación, lo que garantiza la continuidad operativa y la alineación total entre los equipos distribuidos.

CÓMO FILEDOC TRANSFORMA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Filedoc ha sido diseñado para ser un repositorio central e inteligente donde toda la información se registra, organiza, busca, aprueba, comparte y archiva de forma segura.

1. Captura y desmaterialización

Filedoc permite capturar cualquier tipo de documento mediante:

• Escaneo integrado
• Importación de PDF y archivos adjuntos
• Registro directo desde Office (Outlook, Word, Excel)
• Envío a través de un portal externo (proveedores, socios, ciudadanos)
• Formularios web
• Aplicación móvil (fotografía de un documento)

Cada documento queda inmediatamente:

• clasificado,
• indexado,
• organizado según las reglas definidas por la organización.

2. Normalización y coherencia

La información se estructura y cataloga de forma uniforme mediante:

• Tipos de documentos predefinidos
• Plantillas de Word centralizadas
• Campos obligatorios
• Validación automática
• Numeración secuencial y normalizada
• Perfiles de acceso y políticas de retención

La normalización evita errores, garantiza el cumplimiento normativo y mejora la calidad de la información producida internamente.

3. Búsqueda potente e inmediata

El motor de búsqueda de Filedoc permite encontrar documentos en segundos:

• Búsqueda por palabras del contenido
• Búsqueda por metadatos (tipo, fecha, entidad, autor…)
• Búsqueda combinada
• Búsqueda por lenguaje natural (con Cogniffy)
• Búsqueda por archivos adjuntos, notas y versiones
• Filtros avanzados

La información ya no está oculta: siempre está accesible cuando se necesita.

4. Flujos de trabajo y circulación

Toda la documentación puede seguir circuitos predefinidos o ad hoc:

• Revisión
• Aprobación
• Firma
• Validación
• Distribución
• Toma de decisiones

Los flujos de trabajo eliminan la circulación de papel y permiten:

• controlar los plazos,
• responsabilizar a los participantes,
• reducir los retrasos,
• registrar cada decisión tomada.

5. Seguridad y control

Filedoc garantiza la total seguridad de la información mediante:

• Autenticación vía AD o SSO
• Permisos por usuario, grupo, cargo o tipo de documento
• Accesos confidenciales y segregación de funciones
• Registros completos de auditoría
• Firma electrónica
• Archivo digital certificado (incluido el DL 28/2019 cuando sea aplicable)

La empresa siempre sabe quién ha visto, editado o compartido cada documento.

6. Integración con el resto de la organización

Filedoc se integra fácilmente con:

• ERP
• CRM
• Sistemas de RR. HH.
• Portales internos y externos
• Otros repositorios o bases de datos

Esto permite eliminar la duplicación de registros y sincronizar la información entre sistemas.

EJEMPLOS REALES DE USO

Área administrativa

• organización de la correspondencia recibida y enviada
• control de documentos internos y externos
• gestión de actas, oficios y memorandos

Finanzas/Contabilidad

• Gestión integral de facturas de proveedores y clientes
• Aprobaciones por centros de coste, importes o responsables
• Archivo digital certificado (incluido DL 28/2019)
• Integración con ERP (asientos, diarios, documentos contables)

Comercial / Ventas

• Gestión de propuestas, presupuestos y contratos comerciales
• Versiones automáticas de documentos enviados al cliente
• Archivo central de documentos de clientes (correos electrónicos, pedidos, archivos adjuntos)
• Alertas para renovaciones, revisiones o seguimiento comercial

Legal

• Contratos, anexos, confidencialidad
• control de plazos y renovaciones
• Versiones y firmas electrónicas

Compras

• solicitudes de presupuesto
• propuestas de proveedores
• documentación contractual

Dirección / Gestión

• informes, actas, notas internas
• documentos estratégicos con acceso confidencial
• apoyo a la toma de decisiones

Operaciones

• documentos técnicos
• órdenes de trabajo
• informes de intervención