Avanzar hacia la desmaterialización
La gestión empresarial hace que la innovación sea una realidad en las organizaciones/empresas, introduciendo nuevas tecnologías y procesos de vanguardia, así como llevándolas a un nuevo nivel de excelencia.
Así, se crean nuevas oportunidades y líneas de actuación/negocio, mejorando los procedimientos, optimizando la eficiencia y priorizando las necesidades urgentes.
La cantidad de organizaciones de todas las dimensiones que están aprovechando la digitalización es enorme, y sus múltiples beneficios están provocando cambios profundos, con mejoras muy significativas en la agilidad de sus negocios y servicios.
Desde la fabricación a la distribución, desde la administración central a la local, desde la sanidad a los servicios públicos, organizaciones de todo el mundo están descubriendo los beneficios de la transformación digital.
Aprovechar la desmaterialización
El camino, los objetivos y las recompensas de la transformación digital varían según los líderes de las empresas/organizaciones y de los equipos de los proyectos.
Muchos comienzan con un paso más inmediato hacia la digitalización: deshacerse del papel y tener el control de su flujo en la organización.
Para algunos, el motor es la descentralización de la toma de decisiones con el apoyo de las aplicaciones móviles.
Para otros, es la reestructuración de los procesos a través del análisis y el uso de los datos que la organización recoge en su actividad: el Big Data.
En todos los casos, los resultados netos son: centrarse en las soluciones digitales para cada nueva oportunidad o problema (digital-first thinking), empoderamiento de los trabajadores del conocimiento, automatización fiable y nuevos niveles de agilidad organizativa o del modelo de negocio.
El coste del papel
En la actualidad, las organizaciones siguen a merced de los sistemas basados en el papel, a pesar de las tecnologías disponibles para reducir su uso, o incluso eliminarlo por completo.
Hoy en día, puede considerarse que sólo el 18% de las empresas están verdaderamente del papel.
El papel está en todas partes: áreas como las facturas de los proveedores, las compras, los contratos, los recursos humanos y los servicios jurídicos dependen de procesos basados en el papel, lo que supone una escasa eficacia en la gestión de los procesos y un obstáculo a la productividad.
Archivar y buscar documentos en papel no sólo lleva tiempo, sino también cuesta dinero:
- Un estudio reciente estima que el tiempo perdido en el procesamiento del papel cuesta a las organizaciones unos 20.000 dólares por trabajador del conocimiento al año.
- Dinero desperdiciado: 700 dólares por cada documento perdido y 125 dólares por cada documento mal archivado.
- Business continuity: el 70% del riesgo de la continuidad del negocio proviene de la posibilidad de pérdida de papel relacionada con un siniestro.
- Insegura por defecto: el 98% de las impresoras de las empresas son inseguras y están abiertas al acceso no autorizado.
En una reciente investigación sobre el retorno de la inversión (ROI), que estudiaba los beneficios de invertir en la gestión de contenidos para las PYME, Nucleus Research encontró retornos de 8,55 dólares por cada dólar gastado. Este informe revela las principales ventajas y las mejores prácticas para que las PYMES empiecen a reducir costes en la gestión de contenidos/documentos, simultáneamente optimizando el tiempo de sus plantillas.
Las ventajas de la desmaterialización
Muchas organizaciones ya han empezado a centrarse en las soluciones digitales para cada nueva oportunidad o problema (digital-first thinking), realizando un cambio cultural de la organización tradicional, con procesos basados en el papel, a un enfoque basado en los procesos digitales.
Este paradigma provoca una reducción sustancial de los costes y una automatización fiable, permitiendo altos niveles de agilidad organizativa y/o del modelo de negocio, capacitando a los trabajadores del conocimiento y aprovechando el conocimiento existente en la organización.
Reduzca costes
Mejore la seguridad
Reduzca costes
La consultora Gartner calcula que las empresas gastan entre el 1% y el 3% de sus ingresos en la impresión de documentos en la oficina. Todo ello sin contar con los costes de archivo, envío y almacenamiento de los documentos, ni con el coste del propio papel (que es considerable), la sustitución del tóner, las actualizaciones de las impresoras y los gastos de envío.
Sin embargo, el mayor ahorro está relacionado con la eficacia de la gestión de los procesos y la reducción de las necesidades de espacio de archivo.
Y no olvidemos el coste indirecto. Los procesos basados en el papel son una pérdida de tiempo y alejan a los trabajadores del conocimiento de tareas más productivas y de mayor valor. El tiempo que los trabajadores dedican a estas tareas improductivas podría estar costando miles de dólares a su empresa/organización.
De hecho, según un Libro Blanco de IDC (International Data Corporation) de 2012,
«… los trabajadores del conocimiento pierden una cantidad significativa de tiempo cada semana, al tener que lidiar con una variedad de desafíos relacionados con el trabajo con documentos. Esta pérdida de tiempo le cuesta a la organización 19.732 dólares por trabajador de la información, al año».
En otras palabras, en una organización de 1000 empleados, las pérdidas de productividad equivalen a la contratación de 213 empleados.
Mejore la seguridad
Hay varias vulnerabilidades posibles en las empresas y, naturalmente, también en la gestión de documentos, que pueden incluir violaciones de datos, de seguridad, intercambio indebido de información sensible, robo de identidad u otros tipos de ciberataques.
Los incidentes de este tipo pueden afectar gravemente a la operatividad de los servicios de las organizaciones y dañar su reputación y la confianza en los servicios.
Sin embargo, un informe anual presentado al Congreso de Estados Unidos por la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) reveló que los registros en papel representan el 62% de las violaciones de datos que se producen en empresas con más de 500 empleados.
Esta estadística no debería sorprender. Al fin y al cabo, el papel es, por su propia naturaleza, de corta duración y, a menos que tenga un respaldo digital, sigue siendo vulnerable a tales infracciones. También está sujeta a robos y daños debidos a catástrofes naturales, como las inundaciones, que pueden afectar a la continuidad de la empresa.
Como sabemos, las impresoras, que siguen siendo habituales en muchas organizaciones, son inseguras por defecto y también están abiertas a la piratería informática, otro riesgo de seguridad para su organización.
Por lo tanto, es fundamental aplicar medidas que mejoren la seguridad de su organización:
- Limitar el acceso a determinados documentos y/o procesos a personas concretas
- Garantizar una buena solución de recuperación de siniestros mediante la restitución de los archivos digitales almacenados ( a diferencia de los documentos en papel destruidos por inundaciones, incendios u otras causas)
- Una buena infraestructura informática, eficiente y segura, que soporte programas y aplicaciones reconocidos, de los cuales Filedoc es un buen ejemplo
- Empleados bien formados y el cumplimiento de las buenas prácticas.
De este modo, las organizaciones/empresas aprovecharán sin riesgos todos los beneficios de la digitalización de sus procesos empresariales.