La madurez de las organizaciones en la desmaterialización de procesos
La madurez de las organizaciones en la desmaterialización de procesos se refiere al nivel de adopción e integración de soluciones digitales que eliminan el uso de papel y hacen los procesos más ágiles, eficientes y transparentes. La desmaterialización implica la transformación de procesos tradicionales, basados en papel, a formatos digitales, lo que requiere la implementación de tecnologías como la digitalización de documentos, la automatización de flujos de trabajo y el uso de firmas digitales.
Nivel Inicial
La organización depende en gran medida de procesos manuales y basados en papel.
Hay poca o ninguna estandarización, y las iniciativas de desmaterialización son esporádicas y limitadas a departamentos aislados.
Nivel Básico
La digitalización comienza a implementarse en respuesta a necesidades específicas o requisitos legales.
No existe un repositorio centralizado con toda la información de la organización:
- Documentos que llegan en papel
- Documentos que se producen para uso externo o interno
- Emails
- Archivos
Nivel Intermedio
La organización adopta tecnologías para la gestión de la información.
El uso de documentos en papel se reduce significativamente.
Las soluciones digitales están más integradas y la colaboración entre diferentes departamentos se vuelve más eficaz.
- Registro de todos los contenidos de la empresa
- Repositorio/archivo centralizado con toda la información
- Información catalogada/estructurada
- Posibilidad de acceso a la información desde ubicaciones físicamente distantes
- La información ya circula ad hoc a través del software de gestión documental
- Posibilidad de utilizar firmas digitales
Nivel Avanzado
Dependencia total de los procesos digitales; cultura organizacional que favorece la innovación y la eficiencia.
La organización alcanza una fase de integración total, con procesos completamente desmaterializados y optimizados:
- Automatización de procesos mediante un motor de flujo de trabajo
- Adopción de soluciones de IDP (Intelligent Document Processing) Sistemas como ERPs, portales institucionales y otras plataformas están totalmente integrados, permitiendo flujos de trabajo digitales, análisis en tiempo real y una mejor toma de decisiones
- Gestión de riesgos y cumplimiento normativo
- Evaluación de la eficiencia de los procesos y su optimización
Nivel Innovador
La organización no solo ha eliminado el uso de papel, sino que también utiliza la transformación digital como una ventaja competitiva.
Se utilizan tecnologías como la inteligencia artificial, big data y business intelligence para prever tendencias, automatizar procesos complejos y crear nuevos modelos de negocio.
Beneficios
- Control sobre la información
- Mayor eficiencia operativa
- Más productividad
- Reducción de costos
- Seguridad de la información
- Garantía de cumplimiento y gestión de riesgos
- Evaluación de la eficiencia de los procesos