Software utilizat pentru organizarea, căutarea, protejarea, controlul și automatizarea documentelor și proceselor. În Filedoc, software-ul de management al documentelor centralizează documente, e-mailuri, metadate, workflow-uri, permisiuni, versiuni, sarcini și integrări, permițând administrarea informațiilor în condiții de securitate și trasabilitate. Este mai mult decât o soluție de stocare a fișierelor, deoarece include reguli, procese și istoricul activităților.

DMS (Document Management System) este termenul internațional utilizat pentru sistemele de management al documentelor, precum Filedoc. Aceste soluții gestionează documente digitale, documente scanate, e-mailuri, metadate, permisiuni și workflow-uri. DMS este echivalentul unui sistem de management al documentelor și nu trebuie confundat cu un simplu serviciu de stocare în cloud.

Managementul documentelor reprezintă ansamblul metodelor, regulilor și tehnologiilor utilizate pentru administrarea documentelor pe întregul lor ciclu de viață. În Filedoc, acesta include capturarea, înregistrarea, clasificarea, căutarea, arhivarea, gestionarea permisiunilor, circulația documentelor, workflow-urile, versionarea și retenția documentelor. Arhivarea digitală este doar o componentă a managementului documentelor.

Managementul informațiilor este procesul de organizare, protejare, utilizare și punere la dispoziție a informațiilor într-un mod controlat și eficient. Filedoc tratează managementul informațiilor ca un obiectiv mai amplu, centralizând documente, e-mailuri, date, procese și cunoștințe într-o platformă accesibilă utilizatorilor autorizați. Acest concept depășește managementul documentelor, deoarece include și date și cunoștințe, nu doar documente.

Un proces documentar reprezintă un ansamblu de documente, sarcini, decizii și responsabili asociate unui obiectiv de business. În Filedoc, un proces poate reuni documente și le poate integra în workflow-uri, permițând urmărirea stadiului, entităților implicate, relațiilor dintre documente, activităților și istoricului acestora. Documentul reprezintă unitatea de informație, iar procesul oferă contextul și succesiunea activităților.

Un depozit de documente este spațiul central în care documentele sunt stocate, organizate, protejate și pot fi căutate rapid. Filedoc funcționează ca un depozit securizat de documente, adăugând metadate, workflow-uri, permisiuni, retenție, istoric și integrări cu alte sisteme. Spre deosebire de un folder partajat, păstrează contextul și regulile de gestionare ale fiecărui document.

Arhivarea digitală reprezintă păstrarea organizată a documentelor în format electronic pentru consultare, conservare și control. În Filedoc, documentele sunt asociate cu metadate, permisiuni, funcții de căutare, reguli de retenție, mecanisme de integritate și trasabilitate, ceea ce facilitează accesul și auditarea informațiilor. Arhivarea digitală este o componentă a managementului documentelor, nu întregul sistem.

Dematerializarea documentelor presupune înlocuirea documentelor pe suport hârtie și a proceselor tradiționale cu documente digitale și fluxuri electronice controlate. În Filedoc, aceasta include scanarea documentelor, înregistrarea lor, workflow-uri, semnătura electronică, formulare electronice, arhivare digitală, căutare și trasabilitate. Scanarea transformă hârtia în fișier digital, în timp ce dematerializarea transformă întregul proces de lucru.

Scanarea documentelor reprezintă conversia documentelor fizice în fișiere digitale, utilizând de regulă un scanner sau un echipament multifuncțional. În Filedoc, documentele scanate pot fi înregistrate, clasificate, indexate prin OCR, distribuite în workflow-uri și arhivate digital. Scanarea nu trebuie confundată cu dematerializarea, care acoperă întregul proces digital.

ECM (Enterprise Content Management) este o abordare pentru administrarea conținutului organizațional, inclusiv documente, înregistrări, e-mailuri, imagini și informații nestructurate, pe întregul lor ciclu de viață. ECM include politici privind securitatea, căutarea informațiilor, retenția documentelor și guvernanța conținutului.

Records Management reprezintă administrarea documentelor și înregistrărilor organizaționale cu valoare juridică, fiscală, istorică sau operațională. Acesta include clasificarea, retenția, conservarea, controlul accesului, auditarea și eliminarea controlată a documentelor și dovezilor organizaționale.

OCR este tehnologia care transformă textul din imagini sau documente scanate în text editabil și ușor de căutat. În Filedoc, OCR facilitează căutarea după conținut și poate fi utilizat împreună cu IDP pentru extragerea automată a datelor și clasificarea documentelor. OCR citește textul, în timp ce IDP îl interpretează și îl utilizează în procese automate.

IDP (Intelligent Document Processing) este o tehnologie care utilizează OCR, inteligență artificială și reguli de business pentru clasificarea documentelor și extragerea automată a datelor. În Filedoc, procesarea inteligentă a documentelor reduce introducerea manuală a informațiilor, automatizează completarea câmpurilor, clasifică documentele și inițiază workflow-uri pe baza informațiilor structurate. IDP oferă funcționalități mai avansate decât OCR utilizat individual și facilitează identificarea, interpretarea și reutilizarea informațiilor în procesele organizației.

Reprezintă utilizarea inteligenței artificiale pentru analizarea, clasificarea, rezumarea, căutarea și extragerea informațiilor din documente. În Filedoc, această tehnologie este implementată prin funcționalități precum IDP, Cogniffy, clasificarea inteligentă a documentelor, căutarea în limbaj natural, generarea automată de rezumate și validările integrate în workflow-uri. Nu este vorba despre inteligență artificială generică, ci despre AI specializată pentru managementul documentelor și automatizarea proceselor.

Cogniffy este platforma de inteligență artificială asociată Filedoc, utilizată pentru analiza, clasificarea, căutarea și automatizarea proceselor bazate pe documente. Platforma adaugă funcționalități precum căutarea în limbaj natural, rezumate automate, asistent conversațional (chatbot), clasificare inteligentă și pași de workflow bazați pe inteligență artificială. Cogniffy reprezintă componenta AI a ecosistemului Filedoc și nu trebuie considerată un sistem DMS independent.

Machine Learning este o ramură a inteligenței artificiale care permite sistemelor să învețe modele și tipare pe baza datelor. În contextul Cogniffy și IDP, algoritmii de Machine Learning contribuie la clasificarea documentelor, identificarea tiparelor, extragerea informațiilor și analiza documentelor folosind exemple reale. Spre deosebire de regulile fixe, Machine Learning își îmbunătățește performanța pe baza datelor și a procesului de antrenare.

Metadatele sunt informații asociate unui document, precum tipul documentului, data, furnizorul, clientul, subiectul, statusul sau numărul de referință. În Filedoc, metadatele facilitează căutarea, clasificarea, workflow-urile, retenția documentelor, raportarea și integrarea cu sisteme precum ERP sau CRM. Metadatele oferă context documentelor și sunt diferite de conținutul propriu-zis al acestora.

Indexarea documentelor reprezintă procesul de asociere a documentelor cu metadate, categorii, text indexat și termeni de căutare. În Filedoc, indexarea permite găsirea rapidă a documentelor după câmpuri, conținut, entități, procese și filtre și poate fi îmbunătățită prin utilizarea OCR și a inteligenței artificiale. Indexarea înseamnă mai mult decât atribuirea unui nume fișierului — creează contextul necesar pentru căutare și organizare.

Căutarea semantică încearcă să înțeleagă sensul unei întrebări sau al unui conținut, nu doar să identifice cuvinte-cheie exacte. În Cogniffy, această tehnologie apropie căutarea documentelor de modul natural în care utilizatorii formulează întrebări. Este mai avansată decât căutarea bazată exclusiv pe cuvinte-cheie și reprezintă fundamentul căutării inteligente și al inteligenței artificiale generative aplicate documentelor.

Căutarea în limbaj natural permite utilizatorilor să introducă întrebări sau expresii obișnuite pentru a găsi documente, informații sau răspunsuri relevante. În Cogniffy, această funcționalitate facilitează consultarea documentelor și proceselor fără a depinde exclusiv de filtre tehnice, respectând în același timp drepturile de acces și politicile de guvernanță a informațiilor. Este strâns legată de căutarea semantică și de asistenții conversaționali bazați pe AI.

Clasificarea automată reprezintă atribuirea automată a documentelor unor categorii sau tipuri documentare pe baza conținutului, regulilor de business sau inteligenței artificiale. În Filedoc, această funcționalitate reduce activitățile manuale, accelerează înregistrarea documentelor și îmbunătățește consistența organizării informațiilor. Spre deosebire de indexare, clasificarea stabilește categoria sau tipul documentului.

Extragerea datelor reprezintă procesul de identificare și preluare automată a informațiilor relevante din documente, precum valori, date, furnizori, coduri sau numere de referință. În Filedoc, datele extrase pot completa automat câmpuri, valida facturi, iniția workflow-uri și integra informațiile cu sisteme ERP sau alte aplicații. Spre deosebire de OCR, care doar recunoaște textul, extragerea datelor identifică și structurează informațiile utile pentru procesele de business.

Informațiile structurate sunt informații organizate în câmpuri, tabele sau formate standardizate și previzibile, precum date calendaristice, valori, numere de factură, clienți sau furnizori. Aceste informații sunt mai ușor de căutat, validat, integrat și automatizat decât informațiile nestructurate sau textul liber și reprezintă baza proceselor digitale și a automatizării.

O bază de date vectorială este un sistem utilizat pentru stocarea și căutarea reprezentărilor numerice (vectori) ale datelor, precum texte sau documente. Acest tip de bază de date este esențial pentru căutarea semantică, inteligența artificială generativă, embeddings, recuperarea inteligentă a informațiilor și sistemele de întrebări și răspunsuri (Question Answering). În soluțiile bazate pe AI, bazele de date vectoriale permit identificarea informațiilor relevante pe baza sensului, nu doar a cuvintelor-cheie.

LLM (Large Language Model) este un model lingvistic de mari dimensiuni bazat pe inteligență artificială, capabil să înțeleagă, să genereze și să rezume texte în limbaj natural. În managementul documentelor, modelele LLM sunt utilizate pentru căutare inteligentă, clasificarea documentelor, extragerea informațiilor, generarea de rezumate și dezvoltarea asistenților virtuali capabili să răspundă la întrebări despre documente și procese.

NLP (Natural Language Processing) reprezintă domeniul inteligenței artificiale dedicat înțelegerii, interpretării și generării limbajului uman. În managementul documentelor, tehnologiile NLP sunt utilizate pentru căutarea în limbaj natural, clasificarea documentelor, extragerea automată a informațiilor, analiza conținutului și automatizarea proceselor documentare. NLP constituie una dintre tehnologiile fundamentale utilizate de soluțiile moderne de inteligență artificială, precum Cogniffy.

Un workflow reprezintă o succesiune organizată de activități, responsabili, reguli și decizii care alcătuiesc un proces de business. În Filedoc, workflow-urile direcționează documentele și procesele către validare, aprobare, semnare, procesare, arhivare sau alte acțiuni definite de organizație. Un workflow nu este doar o listă de sarcini, ci include reguli, termene, responsabilități și istoricul complet al execuției procesului.

Un sistem de workflow este o soluție software care permite modelarea, automatizarea, executarea și monitorizarea proceselor prin definirea etapelor, responsabililor, regulilor și termenelor-limită. În Filedoc, sistemul de workflow permite configurarea proceselor documentare fără programare, oferind monitorizare în timp real și trasabilitate completă. Sistemul de workflow reprezintă platforma, iar workflow-ul este procesul propriu-zis.

Un workflow de aprobare este un flux digital care direcționează documentele către persoanele responsabile pentru validare și aprobare. În Filedoc, workflow-urile de aprobare pot include termene-limită, opțiuni de răspuns, comentarii, atașamente, semnături electronice și istoricul complet al deciziilor. Acesta reprezintă un tip specific de workflow dedicat proceselor de aprobare.

Un workflow ad-hoc este un flux flexibil, creat pentru situații punctuale sau procese care nu pot fi anticipate în totalitate. În Filedoc, workflow-urile ad-hoc permit direcționarea documentelor și proceselor în afara unui flux predefinit, atunci când este necesară o tratare excepțională. Spre deosebire de workflow-urile structurate, acestea nu urmează întotdeauna aceleași etape.

Automatizarea proceselor presupune utilizarea tehnologiei pentru executarea, direcționarea și controlul automat al sarcinilor repetitive și al regulilor de business. În Filedoc, automatizarea combină workflow-uri, sarcini, reguli, notificări, formulare electronice, IDP și integrări cu alte sisteme pentru a reduce activitățile manuale și a crește eficiența operațională. Automatizarea proceselor are un domeniu mai larg decât workflow-ul și poate include inteligență artificială și integrarea aplicațiilor.

Aprobarea digitală reprezintă validarea electronică a documentelor sau solicitărilor, cu responsabili desemnați, termene-limită, decizii înregistrate și istoric complet al acțiunilor. În Filedoc, aprobările digitale pot face parte din procese precum aprobarea facturilor, contractelor, cererilor interne, proceselor-verbale și a altor fluxuri documentare. Aprobarea digitală este diferită de semnătura electronică, deoarece aprobarea nu presupune întotdeauna semnarea documentului.

Un SLA (Service Level Agreement) reprezintă un acord privind nivelul serviciilor sau un indicator utilizat pentru monitorizarea termenelor și performanței proceselor. În workflow-urile documentare, SLA-urile permit măsurarea timpilor de răspuns, identificarea întârzierilor, a blocajelor și verificarea respectării etapelor critice. SLA-urile nu sunt utilizate doar în suport tehnic, ci și în gestionarea proceselor interne.

BPMN (Business Process Model and Notation) este un standard internațional utilizat pentru modelarea proceselor de business prin diagrame grafice. BPMN facilitează analiza, documentarea și comunicarea workflow-urilor între echipele tehnice și cele de business, contribuind la proiectarea și optimizarea proceselor organizaționale.

Gestionarea e-mailurilor reprezintă organizarea, clasificarea și arhivarea mesajelor de e-mail ca parte a patrimoniului informațional al organizației. În Filedoc, e-mailurile pot fi înregistrate direct din Microsoft Outlook sau prin integrarea cu sistemul de e-mail, păstrând mesajele și atașamentele împreună cu metadatele, funcțiile de căutare, asocierile și workflow-urile. Spre deosebire de email marketing, aici e-mailul este tratat ca un document de business.

Un formular electronic este un formular digital utilizat pentru colectarea datelor structurate și inițierea proceselor sau workflow-urilor. În Filedoc, formularele electronice pot fi interne sau externe și permit colectarea solicitărilor, documentelor și informațiilor care alimentează automat workflow-urile, fără a necesita programare. Spre deosebire de documentele nestructurate, acestea organizează informația încă de la sursă și transformă datele dispersate în informații structurate, ușor de căutat și utilizat.

Semnătura electronică este o metodă digitală utilizată pentru validarea documentelor și aprobărilor fără utilizarea hârtiei. În Filedoc, semnătura electronică poate fi integrată în workflow-uri pentru contracte, oferte, procese-verbale, facturi sau alte documente care necesită validare formală. Nu trebuie confundată cu semnătura scanată, care reprezintă doar imaginea unei semnături olografe.

Regulamentul General privind Protecția Datelor. GDPR este regulamentul european privind protecția datelor cu caracter personal. În Filedoc, respectarea GDPR este importantă deoarece documentele pot conține date personale. Din acest motiv, controlul accesului, trasabilitatea, retenția documentelor, căutarea informațiilor și gestionarea drepturilor utilizatorilor sunt elemente esențiale. Tehnologia sprijină conformitatea, însă nu înlocuiește obligațiile legale și guvernanța datelor.

DPO (Responsabil cu Protecția Datelor) este persoana responsabilă de supravegherea respectării legislației privind protecția datelor personale. În managementul documentelor, DPO-ul poate avea nevoie să localizeze documente care conțin date personale, să verifice accesul la informații, să gestioneze solicitările persoanelor vizate și să demonstreze măsurile de protecție implementate. Este un rol organizațional, nu o funcționalitate software.

Controlul accesului reprezintă ansamblul regulilor care stabilesc cine poate vizualiza, modifica, aproba, distribui sau șterge documente și procese. În Filedoc, drepturile de acces pot fi definite în funcție de utilizatori, grupuri, profiluri, funcții, departamente, tipuri de documente și niveluri de confidențialitate. Controlul accesului este diferit de autentificare, deoarece stabilește ce acțiuni poate efectua fiecare utilizator.

Trasabilitatea documentelor reprezintă capacitatea de a urmări acțiunile, stările, persoanele responsabile și istoricul complet al unui document sau proces. În Filedoc, trasabilitatea este asigurată prin jurnale de activitate, workflow-uri, versiuni, răspunsuri, aprobări, semnături, modificări și stări consultabile. Trasabilitatea descrie capacitatea de urmărire, în timp ce auditul reprezintă analiza informațiilor înregistrate.

Conformitatea documentelor reprezintă ansamblul practicilor prin care documentele sunt administrate în conformitate cu legislația aplicabilă, standardele, politicile interne și cerințele de audit. În Filedoc, conformitatea este susținută prin controlul accesului, retenția documentelor, audit, trasabilitate, integritate, clasificare și funcții de căutare. Conformitatea nu este garantată automat, ci depinde de configurarea soluției și de politicile organizației.

Retenția documentelor stabilește perioada în care fiecare categorie de document trebuie păstrată. În Filedoc, perioadele de retenție pot defini etapele arhivării, responsabilitățile, eliminarea controlată sau păstrarea permanentă a documentelor, toate fiind însoțite de un istoric auditabil. Retenția face parte din ciclul de viață al documentelor și contribuie la reducerea riscurilor și eliminarea informațiilor depășite.

Controlul versiunilor reprezintă administrarea istoricului modificărilor unui document pentru consultare, comparare sau restaurare. În Filedoc, controlul versiunilor păstrează versiunile anterioare ale documentelor și atașamentelor, facilitând colaborarea în siguranță și asigurând trasabilitatea modificărilor. Spre deosebire de backup, controlul versiunilor gestionează evoluția funcțională a documentului.

NIS2 este directiva europeană care consolidează cerințele de securitate cibernetică pentru entitățile esențiale și importante. În managementul documentelor, aceasta este relevantă pentru securitatea informațiilor, controlul accesului, trasabilitate, managementul riscurilor și continuitatea operațională.

DORA (Digital Operational Resilience Act) este regulamentul european privind reziliența operațională digitală aplicabil sectorului financiar. Acesta este relevant pentru managementul riscurilor IT, securitatea informațiilor, continuitatea operațională, gestionarea furnizorilor critici, păstrarea dovezilor și controlul proceselor digitale.

Integrarea ERP reprezintă conexiunea dintre o soluție de management al documentelor și un sistem ERP pentru schimbul de date, documente și stări ale proceselor. În Filedoc, integrarea cu ERP permite asocierea documentelor cu facturi, furnizori, achiziții, clienți, comenzi sau înregistrări contabile. ERP-ul este sistemul de gestiune, iar integrarea ERP reprezintă legătura dintre acesta și platforma de management documentar, reducând dublarea informațiilor și îmbunătățind calitatea datelor.

ERP este un sistem informatic utilizat pentru administrarea proceselor de afaceri precum finanțe, achiziții, vânzări, stocuri și contabilitate. În Filedoc, sistemul ERP poate furniza date și poate primi documente sau actualizări privind starea proceselor, evitând duplicarea informațiilor. Spre deosebire de CRM, ERP este orientat către administrarea resurselor și proceselor operaționale ale organizației.

CRM este un sistem utilizat pentru gestionarea relațiilor cu clienții, oportunităților comerciale, contactelor și activităților de vânzări. În Filedoc, integrarea cu CRM permite asocierea contractelor, ofertelor, e-mailurilor și documentelor cu clienți sau oportunități comerciale. Spre deosebire de ERP, CRM este orientat către relațiile comerciale și activitățile de vânzare.

Un API (Application Programming Interface) reprezintă o interfață care permite comunicarea între aplicații și sisteme informatice. În Filedoc, API-urile facilitează integrarea cu ERP, CRM, portaluri, baze de date, aplicații interne și servicii externe. Deși multe API-uri sunt accesibile prin web, acestea nu trebuie confundate cu serviciile web (Web Services).

Un Web Service este un mecanism de integrare care permite schimbul de date sau executarea funcțiilor între sisteme informatice prin intermediul web-ului. În Filedoc, serviciile web sunt utilizate pentru comunicarea cu aplicații externe și pentru automatizarea proceselor între sisteme. Web Services și API-urile pot coexista în aceeași arhitectură de integrare.

Sincronizarea metadatelor reprezintă actualizarea automată și consecventă a câmpurilor documentelor folosind informații provenite din alte sisteme. În Filedoc, sincronizarea poate utiliza ERP, CRM sau baze de date pentru completarea automată a metadatelor, evitarea duplicării informațiilor și menținerea unei taxonomii unitare. Spre deosebire de importul unic de date, sincronizarea presupune actualizare continuă sau periodică.

Managementul documentelor în cloud reprezintă furnizarea unei soluții de gestionare documentară prin infrastructură cloud, cu acces securizat prin internet. În Filedoc, acest model permite accesul la documente și procese din diferite locații și de pe diverse dispozitive, în funcție de drepturile de acces și arhitectura implementată. Utilizarea cloud-ului nu înseamnă lipsa controlului, deoarece soluția poate fi implementată și într-un cloud privat.

Managementul documentelor on-premises reprezintă modelul în care soluția este instalată și administrată pe infrastructura proprie sau controlată de organizație. În Filedoc, această opțiune este recomandată atunci când există cerințe specifice privind securitatea, integrarea, controlul infrastructurii sau guvernanța datelor. Spre deosebire de cloud, infrastructura rămâne sub controlul organizației sau al partenerului său IT.

SaaS (Software as a Service) este modelul prin care software-ul este furnizat ca serviciu, de regulă prin intermediul infrastructurii cloud. În managementul documentelor, SaaS simplifică accesul, actualizările și scalabilitatea soluției, însă trebuie evaluat în funcție de cerințele privind securitatea și integrarea cu celelalte sisteme ale organizației. Spre deosebire de implementările on-premises, SaaS este bazat pe furnizarea software-ului ca serviciu.

Mobilitatea documentară reprezintă posibilitatea de a accesa documente și de a executa activități documentare de pe dispozitive mobile sau din afara biroului. În Filedoc, utilizatorii pot consulta documente, gestiona sarcini în așteptare, aproba procese, înregistra informații și iniția workflow-uri de pe computer, tabletă sau smartphone. Mobilitatea documentară oferă mai mult decât acces la distanță, deoarece permite desfășurarea efectivă a activităților din cadrul proceselor.

Gestionarea ședințelor reprezintă ansamblul funcționalităților utilizate pentru pregătirea, documentarea, aprobarea și arhivarea ședințelor, agendelor, proceselor-verbale și hotărârilor. În Filedoc, acest modul poate include programarea ședințelor, gestionarea punctelor de pe ordinea de zi, redactarea proceselor-verbale, votarea, hotărârile adoptate, atașamente, workflow-uri și semnături electronice. Spre deosebire de platformele de videoconferință, acest modul este orientat către documentație și gestionarea deciziilor.

SGC (Sistem de Management al Calității) este utilizat pentru administrarea documentelor, reviziilor și procedurilor din cadrul sistemelor de management al calității. În Filedoc, modulul SGC poate susține crearea, revizuirea, aprobarea, distribuirea și eliminarea controlată a documentelor de calitate prin intermediul workflow-urilor. Spre deosebire de managementul general al documentelor, acest modul este dedicat controlului documentației specifice sistemelor de calitate și proceselor de revizuire.